Військовий облік: подання повідомлення та уточнення контактних даних працівників

Повідомлення про прийняття за 2022 рік слід подати зараз із фактичною датою прийняття у 2022 році, а щодо e‑mail працівників — їх бажано зібрати і зафіксувати, але це обов’язково лише «за наявності адреси».

Обґрунтування

1. Повідомлення за 2022 рік все одно треба подати. Якщо роботодавець забув подати повідомлення про прийняття, найкращий варіант — подати його із запізненням, а не залишати ситуацію без реагування. Це прямо випливає з підходу, коли неподання кваліфікують як порушення трудового законодавства, аж до фактичного допуску до роботи без оформлення трудових відносин, за що передбачені фінансові санкції за ст. 265 КЗпП. У самому повідомленні вказуєте реальну дату початку роботи у 2022 році, а документ формуєте та відправляєте поточною датою.

2. Як технічно подати зараз повідомлення. Повідомлення подається у порядку, затвердженому постановою КМУ №413, за формою F3001005 / J3001005 через Е‑кабінет платника податків. Алгоритм на практиці такий:
   • у Е‑кабінеті обираєте форму J3001005 (для юрособи) або F3001005 (для ФОП);
   • тип документа — «звітний» (це перше і єдине повідомлення по цій особі);
   • у полі «дата початку роботи» ставите фактичну дату прийняття у 2022 році;
   • підписуєте КЕП і відправляєте.
   Несвоєчасне подання може бути підставою для штрафу як за «інші порушення трудового законодавства» (штраф у межах, визначених ст. 265 КЗпП), але з урахуванням воєнного стану та виконання припису Держпраці фінансова санкція часто не застосовується.

3. E‑mail працівників: чи потрібно уточнювати. Кожна сторона трудового договору зобов’язана забезпечувати можливість комунікації та протягом не більше 10 календарних днів інформувати іншу сторону про зміну своїх контактних даних, зокрема адреси місця проживання, e‑mail (за наявності) та номерів телефонів, як це встановлено ст. 7 Закону № 2136-ІХ. Працівник може повідомити про зміну контактів поштовим листом або електронною поштою на адресу роботодавця з ЄДР, а роботодавець — оновлювати свої дані в ЄДР. Тому:
   • якщо e‑mail у працівника є — доцільно зібрати (через заяву за підготовленим шаблоном) та внести до облікових документів;
   • якщо e‑mail у працівника фактично відсутній — вимагати його штучного створення немає підстав, бо закон говорить саме «за наявності».

Подайте прострочене повідомлення з реальною датою прийняття та паралельно налагодьте збір і фіксацію актуальних контактних даних працівників.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?