Відновлення кадрових документів після знищення офісу внаслідок дрону

За загальним правилом, документи з кадрових питань (накази про прийняття, переведення, звільнення, особові справи, картки П-2) мають строк зберігання 75 років.

(Перелік, затверджений Наказом Міністерства юстиції України № 578/5 від 12.04.2012 року. https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#Text )

Відповідно, відновленню підлягають документи за весь період з 2005 року, але виключно щодо тих працівників, які працюють у вас зараз (або звільнилися нещодавно і виплати по них ще фігурують у поточній звітності).

Для поточного штату необхідно відновити базовий пакет документів (накази про прийняття, особові картки П-2, трудові договори), навіть якщо працівник прийшов у компанію у 2005 році. Без цього ви не зможете легально підтвердити його стаж, поточну посаду чи нарахувати виплати.
Для звільнених працівників (архів з 2005 по минулі роки), оскільки оригінали наказів та особових справ за минулі роки знищено безповоротно, ви фізично не зможете їх відновити (адже колишні працівники не зможуть надати свої документи). Головне — зафіксувати їхню втрату в офіційному Акті про знищення. Цей акт разом із документами від ДСНС захистить підприємство від штрафів Держпраці та податкової за відсутність архіву.

Дії кадровика:

1. Крім акта ДСНС, керівник підприємства повинен подати заяву до правоохоронних органів за фактом знищення майна внаслідок збройної агресії та отримати Витяг з Єдиного реєстру досудових розслідувань (ЄРДР)

2. Створення внутрішньої комісії та складання Акту. Директор видає Наказ про створення комісії з розслідування причин та фіксації втрати документів (до складу входять керівник, кадровик, головний бухгалтер). Комісія складає Акт про втрату (знищення) кадрової документації внаслідок воєнних дій (у довільній формі). В Акті детально, за номенклатурою справ, пропишіть, що саме знищено: "Накази з кадрових питань за 2005–2026 рр., особові картки П-2, особові справи, книги обліку наказів тощо". Окремо зазначте, які саме трудові книжки працівників (якщо вони зберігалися в офісі) згоріли.

3. Збір інформації з електронних джерел (ДПС та ПФУ). Щоб дізнатися точні дані працівників для нових документів, скористайтеся :

- Електронний кабінет страхувальника в ПФУ: тут містяться дані про трудовий стаж та Електронні трудові книжки (ЕТК) ваших людей.
- Податкова звітність (додатки Д1 та Д5 Об'єднаного звіту): допоможуть тотожно з'ясувати точні дати прийняття на роботу з минулих років, номери попередніх наказів, посади та оклади.
- Перевірте резервні копії баз (1С/BAS, кадровий софт), корпоративну пошту, хмарні сховища або скан-копії, які надсилалися працівникам раніше.

4. Складання нових (відновлених) документів. Керівник видає Наказ про відновлення кадрової документації.

Зберіть документи від працівників.Попросіть усіх діючих співробітників заново надати копії паспортів, РНОКПП (кодів), документів про освіту, військово-облікових документів.

На основі даних ПФУ та ДПС наберіть заново накази про прийняття/переведення та заповніть особові картки П-2. Оскільки це відновлені копії, у правому верхньому куті кожного документа зазначається: «Відновлено га підставі акту від ___ № ___».
Якщо на оригіналі наказу (наприклад, за 2010 рік) стояв підпис директора, який уже звільнився, або працівника, якого немає, — їхні прізвища вказуються, але підписи залишаються порожніми.

У лівому нижньому куті поточний кадровик або директор ставить відмітку про засвідчення:«Згідно з оригіналом (базою даних)», посада, особистий підпис, Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ, дата засвідчення.

Буде корисним перегляд нашої статті "Документи згоріли, а робота триває: як відновити папери після обстрілу" за посиланням https://kadroland.com/news/6573-pidpisannya-vidnovlenix-dokumentiv-pislya-obstrilu

Раді допомогти, звертайтесь ще!