Ситуація: маємо проблему з відновленням документів, знищених у результаті обстрілу підприємства. Директор наказав визначити й відновити усі втрачені документи. Питання в тому, як підписувати відновлені документи за минулі роки, якщо змінилося керівництво, деякі працівники померли, деякі – звільнилися та виїхали закордон?
По можливості потрібно максимально відновити всі втрачені після обстрілу документи, в першу чергу – управлінські, зокрема кадрові та первинні документи бухгалтерського обліку.
На законодавчому рівні, на жаль, досі не визначено чіткої процедури щодо процесу відновлення та засвідчення, зокрема підписання, службових документів, утрачених у результаті воєнних дій.
Надамо рекомендації, які підійдуть для засвідчення переважної більшості службових документів.
Порядок дій під час відновлення документів такий.
Спочатку директор створює комісію для засвідчення факту знищення документів у результаті обстрілу та визначення переліку знищених документів. Надалі документи будуть відновлюватися згідно з цим переліком. При цьому документи, відновлені за минулі роки, вже не вважатимуться оригіналами.
Навчайся без зусиль: в транспорті, вдома, в обідню перерву. Розділ Відео – завжди під рукою!
В усіх реквізитах, де передбачено підпис посадових осіб, які померли, виїхали за кордон чи звільнилися, і місце їх перебування невідомо, все ж таки будуть зазначені назви їх посад, власні імена та прізвища, як це було в оригіналах. Натомість місце для особистого підпису буде порожнім. Це такі реквізити, як: «Підпис», «Гриф затвердження», «Віза документа», «Відмітка про ознайомлення з документом».
Засвідчити ці документи потрібно буде самому директору або іншій посадовій особі за дорученням директора певним чином, а саме – на кожному відновленому документі:
- у правому верхньому куті зазначається слово «Відновлено» з посиланням на дату та номер акта комісії або наказу директора.
Наприклад:
ВІДНОВЛЕНО на підставі акту № 1 від 23.06.2025
- у лівому нижньому куті документа проставляється реквізит «Відмітка про засвідчення копії», що складається з таких елементів: слів «Згідно з оригіналом», назви посади, підпису, власного імені та прізвища особи, яка засвідчує відновлений документ, дати засвідчення, відбитку основної круглої печатки (за її наявності) юрособи.
Наприклад:
Згідно з оригіналом
Заступник директора із загальних питань Коваленко Сергій КОВАЛЕНКО
01 вересня 2025 р.
Відбиток печатки
Відновлені документи потрібно уважно перевірити на відповідність оригіналам, зокрема на точність зазначених дат та реєстраційних індексів. Звичайно це можливо лише якщо зберіглися форми, в яких були зареєстровані втрачені документи.
Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства
Шаблони та зразки документів:
Наказ про створення комісії для проведення розслідування, щодо знищеної кадрової документації
Акт про знищені та відсутні первинні документи
Статті та консультації на тему:
Передавання кадрових документів в архів підприємства
Скільки зберігати накази на відпустки не включені до Переліку № 578/5
Як правильно знищувати кадрові та інші заяви
Чи можна знищити особові справи працівників, на яких написано зберігати 40 років