
Діловодство
11.09.2025
Документи згоріли, а робота триває: як відновити папери після обстрілу
Сьогодні розглядаємо нажаль досить поширену ситуацію: після чергового обстрілу знищено майно юрособи та зокрема знищена документація. Підприємство береться за відновлення, але виникають запитання щодо оформлення та засвідчення (підписання) відновлених документів. Їх і розберемо

Ситуація: маємо проблему з відновленням документів, знищених у результаті обстрілу підприємства. Директор наказав визначити й відновити усі втрачені документи. Питання в тому, як підписувати відновлені документи за минулі роки, якщо змінилося керівництво, деякі працівники померли, деякі – звільнилися та виїхали закордон?
По можливості потрібно максимально відновити всі втрачені після обстрілу документи, в першу чергу – управлінські, зокрема кадрові та первинні документи бухгалтерського обліку.
На законодавчому рівні, на жаль, досі не визначено чіткої процедури щодо процесу відновлення та засвідчення, зокрема підписання, службових документів, утрачених у результаті воєнних дій.
Надамо рекомендації, які підійдуть для засвідчення переважної більшості службових документів.
Порядок дій під час відновлення документів такий.
Спочатку директор створює комісію для засвідчення факту знищення документів у результаті обстрілу та визначення переліку знищених документів. Надалі документи будуть відновлюватися згідно з цим переліком. При цьому документи, відновлені за минулі роки, вже не вважатимуться оригіналами.
Навчайся без зусиль: в транспорті, вдома, в обідню перерву. Розділ Відео – завжди під рукою!
В усіх реквізитах, де передбачено підпис посадових осіб, які померли, виїхали за кордон чи звільнилися, і місце їх перебування невідомо, все ж таки будуть зазначені назви їх посад, власні імена та прізвища, як це було в оригіналах. Натомість місце для особистого підпису буде порожнім. Це такі реквізити, як: «Підпис», «Гриф затвердження», «Віза документа», «Відмітка про ознайомлення з документом».
Засвідчити ці документи потрібно буде самому директору або іншій посадовій особі за дорученням директора певним чином, а саме – на кожному відновленому документі:
- у правому верхньому куті зазначається слово «Відновлено» з посиланням на дату та номер акта комісії або наказу директора.
Наприклад:
ВІДНОВЛЕНО на підставі акту № 1 від 23.06.2025
- у лівому нижньому куті документа проставляється реквізит «Відмітка про засвідчення копії», що складається з таких елементів: слів «Згідно з оригіналом», назви посади, підпису, власного імені та прізвища особи, яка засвідчує відновлений документ, дати засвідчення, відбитку основної круглої печатки (за її наявності) юрособи.
Наприклад:
Згідно з оригіналом
Заступник директора із загальних питань Коваленко Сергій КОВАЛЕНКО
01 вересня 2025 р.
Відбиток печатки
Відновлені документи потрібно уважно перевірити на відповідність оригіналам, зокрема на точність зазначених дат та реєстраційних індексів. Звичайно це можливо лише якщо зберіглися форми, в яких були зареєстровані втрачені документи.
Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства
Шаблони та зразки документів:
Наказ про створення комісії для проведення розслідування, щодо знищеної кадрової документації
Акт про знищені та відсутні первинні документи
Статті та консультації на тему:
Передавання кадрових документів в архів підприємства
Скільки зберігати накази на відпустки не включені до Переліку № 578/5
Як правильно знищувати кадрові та інші заяви
Чи можна знищити особові справи працівників, на яких написано зберігати 40 років
Матеріали на сайті https://kadroland.com можуть містити роз’яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
Лікарняні / Страховий стаж
05.08.2026
Кому скасовано оплату лікарняного у 100% розмірі
Не всі працівники отримують лікарняні залежно від страхового стажу. В окремих випадках допомога по тимчасовій непрацездатності виплачується у розмірі 100% середньої зарплати незалежно від кількості відпрацьованих років. Зауважте, що деякі працівники втратили право на 100% оплати лікарняного у 2026 році. Деталі – у роз’ясненні ПФУ

Військовий облік
05.08.2026
Роздруківка з «Резерв+»: кому обов’язково оновлювати кожні 3 місяці
Зараз у багатьох військовозобов’язаних термін дії відстрочки «до завершення мобілізації», але по факту вони оновлюються кожні 3 місяці (орієнтовно). Чи потрібно в такому випадку роботодавцю оновлювати та просити у працівників оновлені витяги кожні 3 місяці? Чи в такому випадку, витяг дійсний 1 рік?

Охорона праці
05.08.2026
Електронна охорона праці: які зміни пропонує Уряд
Кабінет Міністрів пропонує перевести ключові процедури у сфері охорони праці в електронний формат. Проєкт постанови передбачає цифровізацію атестації робочих місць, навчання та інструктажів, медичних оглядів, розслідування нещасних випадків і низки інших процесів

Відповідальність / Перевірки
05.08.2026
Як оскаржити незаконну постанову ТЦК про накладення штрафу: практичні поради
Територіальні центри комплектування та соціальної підтримки (ТЦК) мають право накладати штрафи як на військовозобов'язаних, які порушують правила військового обліку, так і на посадових осіб, винних у порушеннях законодавства про оборону, мобілізаційну підготовку та мобілізацію. Часто йдеться про неналежне ведення військового обліку на підприємствах. Сьогодні пропонуємо вам розглянути практичну ситуацію, пов’язану з таким штрафом, та дієвий алгоритм його оскарження

Відпустки
05.08.2026
Компенсація за невикористану відпустку: розбір типових помилок
Компенсація невикористаної відпустки – завжди «болюча» тема. Які відпустки не можна замінити грошима? Чи можна не виплачувати компенсацію під час воєнного стану? Чи можна зменшити розмір компенсації? Сьогодні пропонуємо розібрати типові помилки

Трудова книжка
05.08.2026
Як подавати сканкопії трудової книжки в серпні 2026: працюючі пенсіонери, штраф за подання після 10.06.2026
Дедлайн подання сканкопій трудових книжок на портал ПФУ давно минув. Водночас ПФУ продовжує приймати сканкопії і зараз. Коли можна подати звернення повторно, чи передбачено штраф за прострочку подання сканів? Актуальна інформація – в роз’ясненні ПФУ

Військовий облік
05.08.2026
Актуальні контакти та адреси ТЦК та СП: перевірте, куди звертатися
Територіальні центри комплектування та соціальної підтримки – ключові установи, які відповідають за мобілізацію, військовий облік і соціальну підтримку військовослужбовців. Останнім часом бачимо що ви постійно запитуєте та шукаєте адреси різних ТЦК, що й не дивно, адже потрібно провести звіряння. Підказуємо де ви можете перевірити актуальні адреси та контакти ТЦК

Військовий облік
05.08.2026
Багатодітні батьки можуть втратити право на відстрочку: суть змін
Право на відстрочку від мобілізації для батьків трьох і більше дітей може зазнати змін. Ініціатори пропозиції вважають, що чинний механізм потребує перегляду, адже в окремих випадках не враховує фактичну участь батька в утриманні та вихованні дітей

Військовий облік
05.08.2026
Відстрочка зберігається під час її переоформлення: нові правила
Військовозобов'язаним більше не доведеться хвилюватися, що під час переоформлення відстрочки вони втратять право на неї. Уряд змінив порядок, гарантувавши збереження чинної відстрочки до ухвалення рішення за новою підставою

Звільнення
05.08.2026
Як порахувати середньоденну зарплату працівниці з погодинною оплатою праці
Працівниця працює з 04.06.2026, звільняється 30.06.2026. Працює з погодинною оплатою праці 59 грн/год. В червні відпрацьовано 19 годин. Чи вірно розрахована середньоденна: 59 грн/год *19(год за місяць)*12 місяців : 365 днів = 36,85 грн

Ранковий кадровик
05.08.2026
Про нові дані в «Оберіг». Критичність до 10.08. Шрифт в Списках ВО. Скани роздруківок е-ВОД. Відпустку по вихідних 🙋♀️ Ранковий кадровик від 05.08.2026
Коротко, структурно, зрозуміло розповідаємо про головні новини. Радимо кращі статті дня та даємо зразки документів. І трохи професійного гумору

Військовий облік
04.08.2026
ДПС передасть до Реєстру «Оберіг» дані про чоловіків віком від 18 до 60 років
Кабінет Міністрів України постановою від 29.07.2026 № 981 затвердив новий Порядок ведення Єдиного державного реєстру призовників, військовозобов'язаних та резервістів. Однією з найбільш помітних новел постанови є обов'язок Державної податкової служби провести масштабну актуалізацію даних Реєстру.










