Це питання роботодавець повинен врегулювати самостійно в інструкції з діловодства. КЗпП визначає лише вимогу до роботодавця в день звільнення, зокрема, надати копію наказу про звільнення та письмове повідомлення про нараховані та виплачені кошти (ст. 47 КЗпП).
Окрім того, в період дії воєнного стану порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових книжок та архівного зберігання відповідних документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці.
У період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником (ст. 7 ЗУ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»). Тобто поки триває воєнний стан, окрім Інструкції з діловодства, роботодавець може врегулювати ці питання наказом при узгодженні з працівником. Раді допомогти, звертайтесь ще!