Kadroland | Як перевірити, чи все зі сканів трудової книжки потрапило до ПФУ

Слухати чи завантажити аудіозапис

Як опрацьовуються сканкопії

Вже після 10.06.2026 електронна трудова книжка стане обов’язковою. Водночас оцифрування трудової книжки до дедлайну ще не означає, що всі записи з неї успішно враховані Пенсійним фондом.

Річ у тім, що завантаження сканкопій є лише першим етапом оцифрування. Після подання документів фахівці ПФУ перевіряють відомості та в ручному режимі вносять їх до Реєстру застрахованих осіб. Оскільки напередодні дедлайну кількість звернень суттєво збільшується, опрацювання документів може тривати до кількох місяців.

Що означають статуси оцифрування ЕТК

Після передачі сканкопій на вебпортал ПФУ звернення отримує проміжні статуси, такі як «В роботі», «В опрацюванні» або «На контролі ЕТК». Тільки статус «Відхилено» є тригерним й означає, що трудова не оцифрована й потрібно подавати її скани ще раз.

Важливо розуміти: поки статус не зміниться на «Виконано», дані в реєстрі не з’являться.

Якщо звернення тривалий час залишається в роботі, повторно подавати ті самі документи не потрібно – це лише створить додаткову чергу.

Роботодавець може відстежувати долю поданих ним документів у кабінеті страхувальника через розділ «Звернення», де відображається статус обробки по кожному працівнику. Сама застрахована особа бачить цю ж інформацію у своєму особистому кабінеті в розділі «Мої звернення» або «Відомості про трудові відносини».

Звіряємо записи ЕТК з паперовою трудовою

Коли звернення нарешті отримує статус «Виконано», настає час для найвідповідальнішого кроку – верифікації даних.

Для цього необхідно перейти у вкладку «Відцифрована ЕТК», що знаходиться в меню «Електронна трудова книжка». Саме тут відображаються записи, які ПФУ офіційно вніс до Реєстру застрахованих осіб на підставі поданих сканів.

Процес перевірки має бути ретельним: потрібно буквально порівняти кожен рядок у паперовій трудовій книжці з електронним записом.

За відсутності помилок усі періоди трудової діяльності відображатимуться у вкладці «Відцифрована ЕТК», а файл з копіями відсканованих документів будуть доступні у вкладці «Скан-копія трудової книжки».

Водночас, часто трапляються ситуації, коли дати прийняття чи звільнення внесені з помилками або пропущено цілі періоди роботи. Наприклад, працівник мав п’ять років стажу на одному підприємстві, але в ЕТК відобразилося лише три через те, що скан-копія однієї зі сторінок була нечіткою або обрізаною.

Причини відмови в оцифруванні – у «Повідомленні» ЕТК

Особливу увагу слід приділяти реквізиту «Повідомлення», у якому можуть міститися важливі коментарі фахівця Фонду.

Наприклад, може бути зазначено, що певний період не враховано через нечитабельний штамп або відсутність уточнювальної довідки. Якщо ж статус зафіксовано як «Відхилено» або «Скасовано виконання», це прямий сигнал про наявність помилок, які завадили оцифруванню.

На практиці більшість відмов ПФУ пов’язані саме з технічними помилками: поданням чорно-білих сканів замість кольорових, завантаженням файлів розміром понад 1 МБ або обрізаними сторінками, на яких не проглядаються дати, номери наказів та інші реквізити.

Також критичною є відсутність титульної сторінки трудової книжки, адже без неї неможливо ідентифікувати власника документа.

Стаж до 2004 року підтверджується виключно паперовими документами

Періоди роботи до 1 січня 2004 року потребують особливої уваги, адже вони зараховуються виключно на підставі паперових документів. Після цієї дати в Україні запроваджено персоніфікований облік, і стаж підтягується автоматично через сплачені внески, а от «старий» стаж потрібно підтверджувати вручну.

Якщо в трудовій книжці відсутні записи про навчання, військову службу чи догляд за дитиною до 2004 року, їх потрібно оцифровувати окремо. Наприклад, для підтвердження років навчання у виші недостатньо лише диплома – ПФУ часто вимагає додаток до нього, щоб переконатися в денній формі навчання та точних датах. Всі ці документи завантажуються через функціонал «Додати запис» або разом із основною трудовою книжкою.

Як виправити помилки в ЕТК

Якщо під час перевірки виявлено помилки або звернення було відхилено, відомості необхідно подати повторно. При цьому, якщо помилка міститься у паперовій трудовій книжці, її спочатку потрібно виправити відповідно до вимог Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України та Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 №58. Наприклад, визнати попередній запис недійсним і внести правильний запис, а вже після цього повторно сканувати та подавати документи до ПФУ.

Для цього роботодавець або працівник має авторизуватися на вебпорталі ПФУ та перейти до розділу «Комунікації з ПФУ». Працівник обирає сервіс «Відомості про трудові відносини», а роботодавець – «Відомості про трудові відносини працівника». Далі потрібно повторно завантажити скан-копії документів про трудову діяльність, заповнити електронну форму та надіслати звернення. При повторному поданні достатньо додати титульну сторінку трудової книжки та сторінки, до яких внесено зміни або в яких було виявлено помилки, або додати скани інших документів, що підтверджують стаж.

Як перевірити дані ЕТК

Після того, як відомості про трудову діяльність успішно потрапили до електронного реєстру, а оцифровані дані співпадають з паперовими, спробуйте в онлайн-режимі сформувати витяг з ЕТК. Після авторизації на вебпорталі ПФУ у розділі «Комунікації з ПФУ» необхідно обрати сервіс «Запит на отримання електронних документів». У переліку типів звернень вказати «Витяг з ЕТК» та надіслати запит. Через кілька хвилин готовий результат можна переглянути у розділі «Мої звернення», завантаживши сформований документ у форматі PDF. Детальні інструкції описували тут.

Що буде, якщо не оцифрувати трудову книжку до 10.06.2026

Навіть якщо трудова книжка не буде оцифрована до 10.06.2026, стаж не «згорить».

Основним документом для підтвердження роботи до 2004 року залишається паперова книжка. Її можна буде пред’явити безпосередньо під час звернення за пенсією. Крім того, за роз’ясненнями ПФУ, можливість оцифрування трудової книжки зберігатиметься і після 10.06.2026. Записи про трудову діяльність за минулі періоди залишаються чинними та надалі враховуватимуться при призначенні пенсії.

Висновки

Оцифрування трудової книжки – це повний цикл перевірки, обробки та внесення даних до реєстру ПФУ.
Важливо відстежити статус «Виконано» та звірити електронні записи з паперовою трудовою.
Якщо частину даних не враховано, стаж не втрачається – його можна підтвердити паперовими документами або виправити повторним поданням.
За повідомленнями ПФУ, оцифрувати трудову книжку можна буде і після 10.06.2026.

Шаблони та зразки документів:

Помічник кадровика «Сканування трудових книжок до 10.06: зрозумілий алгоритм, статуси, ризики неоцифрування»

Мінікурси на тему:

Що робити, якщо ПФУ не приймає скани трудової та інших документів

Як вести електронну трудову, що робити кадровику після 10.06.2026

Що робити з паперовою трудовою книжкою після 10 червня 2026 року

Сканування трудових книжок після 10.06: чи можна подати скани, чи згорає стаж у разі неоцифрування

Оцифрували трудову книжку: що означають статуси та як перевірити результат

Сканування трудових книжок до 10.06.2026: готові рішення для проблемних питань

Статті та консультації на тему:

Скануємо трудову книжку: як встигнути до 10.06.2026

Виправляємо особисті дані на вебпорталі ПФУ