- Хто сканує трудові книжки
- Як передати скани трудової книжки через портал ПФУ
- Чиї трудові книжки сканувати
- Чи сканувати трудові книжки пенсіонерів
- Чи сканувати трудові книжки тих, хто за кордоном
- Нюанси сканування трудових книжок мобілізованих
- Як підготувати сканкопії трудової книжки
- Як оцифрувати трудову книжку
- Скануємо додаткові документи
- Статуси звернення
- Штраф та втрата стажу, якщо не відсканувати трудові книжку
- Чи прийматимуть скани після 10.06.2026
Хто сканує трудові книжки
Передати скани трудових книжок до ПФУ може сам працівник або роботодавець. Нагадуємо, що роботодавець може, але не зобов’язаний це робити.
Роботодавець передає скани трудових книжок виключно своїх працівників через кабінет страхувальника на порталі ПФУ. Внесення роботодавцем сканкопій «під ключем» працівника не передбачено.
ФОП-роботодавець також може передати скани трудових своїх працівників. Але зробити це слід саме через кабінет страхувальника.
Як передати скани трудової книжки через портал ПФУ
Процедура подання сканів виглядає так. Заходимо на портал ПФУ, авторизуємося у кабінеті страхувальника або застрахованої особи. Далі зліва, у розділі «Комунікації з ПФУ» треба обрати сервіс «Відомості про трудову діяльність робітника» або «Відомості про трудові відносини». Обираємо «Додати запис», далі – «Трудова книжка або страховий стаж», додаємо власне скани трудової та за необхідності скани додаткових документів. Підписуємо КЕП, процедура завершена.
Якщо вам потрібно подивитися процедуру наочно, запрошуємо на курс про сканування трудових книжок на Кадроленд.
Детально, як відсканувати трудову книжку працівнику самостійно, розповідали тут.
Чиї трудові книжки сканувати
Однозначно слід передати скани трудових книжок до ПФУ працівникам зі стажем до 2004 року. Саме цю дату пенсійники називають як ключову. Річ у тім, що з 2004 року стався перехід на персоніфіковану звітність й з цього року дані у ПФУ вже є. А всього, що до цього року, немає. І як раз сканування трудових книжок дозволяє підтягнути дані до 2004 року до ПФУ.
А от по тих, в кого стаж виключно після 2004 року, ситуація неоднозначна. Є письмові роз’яснення, не потрібно сканувати трудові книжки таких працівників. Проте в усних роз’ясненнях у ПФУ є й інша думка. Деталі – тут.
Чи сканувати трудові книжки пенсіонерів
Одне з останніх роз’яснень ПФУ зводиться до наступного: якщо пенсію призначено до 2021 року і пенсіонер зараз працює, то рекомендовано подати трудову книжку для оцифрування. Якщо після 2021 року, то відповідно оцифровувати трудову книжку не потрібно.
Слід зважати, що при призначенні пенсії за віком трудова книжка вивчалася під лупою. Тож, якщо ви працюючий пенсіонер й маєте сумніви, чи оцифровувати трудову книжку, зверніться до відділення ПФУ, де вам призначали пенсію за віком.
Саме так роз’яснюють це питання фахівці ПФУ.
Чи сканувати трудові книжки тих, хто за кордоном
Оцифрувати можна і трудові книжки працівників, що перебувають за кордоном. Зробити це може і роботодавець, якщо така трудова книжка ще зберігається в нього, і сам працівник з-за кордону.
Нюанси сканування трудових книжок мобілізованих
За офіційними роз’ясненнями ПФУ: не можна передати сканкопії трудових книжок за працівників, по яких не подається звіт з ЄСВ.
Однак останнім часом нам повідомляють, що декому вдалося передати сканкопії трудових книжок і за працівниць, які перебувають у відпустці для догляду за дитиною, і за мобілізованих. При чому уточнюють, що мобілізація відбулася давно, виплати не здійснювалися останнім часом. Деталі – тут.
До речі, саме через це готується проєкт змін до Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою правління ПФУ від 12.03.2021 №11-1 (далі – Порядок № 11-1). Ним передбачено, що подати трудову книжку на оцифрування зможе представник працівника, звернувшись до територіального органу ПФУ.
Як підготувати сканкопії трудової книжки
Перш за все, проведіть аудит трудової книжки та внесіть виправлення. Як це зробити та що можна виправляти, пояснювали тут.
Далі – зручно на кожного працівника завести окрему теку і туди додавати сканкопії трудової книжки та інших документів за потреби. Зауважте, що сканкопію трудової книжки можна подати одним файлом або ж кожен розворот окремо. Але стежте, щоб файл відповідав технічним вимогам.
Так, сканкопії повинні бути виготовлені в кольоровому форматі з оригіналів документів. Сканувати ксерокопії або робити чорно-білі скани не можна.
Скануємо тільки заповнені сторінки. Передаємо їх на вебпортал в хронологічному порядку.
Зручно кожен файл називати прізвищем працівника чи його ідентифікаційним кодом і зазначати номера сторінок, що містяться на сканкопії.
Зображення мають бути у форматах JPG або PDF. Розмір кожного файлу не має перевищувати 1 МБ. Рекомендована якість сканування — 300 dpi.
Стежте, щоб зображення були чіткі та повні. Дуже часто сканкопії не приймаються, бо при скануванні обрізали реквізити наказу в останній графі трудової книжки.
Більше інформації про виготовлення сканкопій – тут.
Як оцифрувати трудову книжку
Трудову книжку можна оцифрувати або передати сканкопії.
Якщо хочете з’ясувати різницю між «скануванням» та «оцифруванням», то Людмила Смердова пояснює це на уроці 2 курсу «Сканування трудової книжки – встигнути до 10.06.2026: дії роботодавця і працівників, статуси та робота на ПФУ».
Як оцифрувати нестандартні ситуації, пояснювали тут.
Скануємо додаткові документи
Скануйте і передавайте до ПФУ дипломи працівників про освіту, які стосуються періодів навчання до 2004 року. А ось дипломи, які підтверджують періоди навчання з 01.01.2004, можна не долучати. Детально пояснювали це тут.
Рекомендується завантажувати диплом разом із додатком (вкладишем). Детально про це говорили тут.
Є випадки, коли потрібно передавати ще й сканкопії наказів на вебпортал ПФУ. Детально про це говорили тут.
Статуси звернення
Коли ми оцифровуємо трудову книжку чи передаємо сканкопії, то на порталі ПФУ формується звернення. Далі в розділі «Відомості про трудові відносини» відстежуємо статуси такого звернення.
Статуси «Відхилено» чи «Скасовано виконання» означають, що ці звернення містять певні помилки, не опрацьовані та потребують повторного подання. Зауважте, що опис причини відхилення вказано в реквізиті «Повідомлення».
А от статуси «В опрацюванні», «В роботі» чи «На контролі ЕТК» означають, що звернення знаходиться в опрацюванні фахівцями ПФУ.
Як перевірити статуси та що вони означають, пояснювали на мінікурсі.
До речі, з’ясувати, чи відскановано трудову книжку, можна в 4 способи. Детально їх розглядали тут.
Штраф та втрата стажу, якщо не відсканувати трудові книжку
Оскільки у роботодавця немає безумовного обов’язку з оцифрування чи передачі сканкопій паперових трудових книжок працівників до ПФУ, то і штрафувати його немає за що. Підтвердження від ПФУ – тут.
Також нагадуємо: якщо не оцифрувати трудову книжку до 10.06.2026, стаж не втратиться (деталі – тут).
Чи прийматимуть скани після 10.06.2026
За роз’ясненнями скани трудової книжки можна буде подати й після 10 червня у зручний час або при призначенні пенсії. Чи так це буде на практиці, зможемо дізнатися вже після 10 червня.
Яна ЯРОШЕНКО, експерт з трудового права, кадрового та військового обліку
Шаблони та зразки документів:
Мінікурси на тему:
Як вести електронну трудову, що робити кадровику після 10.06.2026
Що робити з паперовою трудовою книжкою після 10 червня 2026 року
Сканування трудових книжок після 10.06: чи можна подати скани, чи згорає стаж у разі неоцифрування
Оцифрували трудову книжку: що означають статуси та як перевірити результат
Сканування трудових книжок до 10.06.2026: готові рішення для проблемних питань
Статті та консультації на тему:
Сканування трудової книжки: кому встигнути до 10 червня, втрата стажу та штрафи
Сканування трудової книжки: новий дедлайн, зміни, дві трудові та процедура
Скануємо трудові книжки: розбір гарячих питань
ПФУ довго опрацьовує сканкопії трудової книжки: чи подавати їх заново
Оцифрування трудової книжки: що робити в нестандартних ситуаціях
Не чекайте 10 червня! Кому терміново сканувати трудові книжки у березні
Як і коли передавати сканкопію наказу на вебпортал ПФУ
ПФУ не приймає сканкопію диплома: що робити
Чи можна оцифрувати трудову книжку мобілізованого: що змінилося
Як передати сканкопії трудової книжки: загальний файл чи кожен розворот окремо
ПФУ не прийме сканкопії трудової книжки до 10.06.2026: що робити
