Сканування трудових книжок після 10.06: чи можна подати скани, чи згорає стаж у разі неоцифрування

1. Сканування трудових книжок триває до 10 червня 2026 року
2. Чому для ПФУ важливий стаж до 2004 року
3. Чи згорить стаж якщо не оцифрувати трудову книжку до 10.06
4. Чи дозволять подавати скани трудових книжок після 10.06
5. Як уникнути затримок із призначенням пенсії через неоцифровану трудову книжку
6. Висновки

Сканування трудових книжок триває до 10 червня 2026 року

Найголовніше – процедура із передачі сканів трудових книжок до Пенсійного фонду має завершитися до 10 червня 2026 року. Саме ця дата є офіційною з погляду чинної нормативної бази. Дійсно, існує законопроєкт №14 257, яким передбачено продовження оцифрування протягом усього воєнного стану та ще три роки після його скасування або припинення. Проте підкреслимо, що мова йде саме про законопроєкт. Тому у питанні оцифрування трудових книжок орієнтуємося саме на встановлений на сьогодні термін ---10 червня 2026 року.

Чому для ПФУ важливий стаж до 2004 року

Нормативна база у пріоритет при скануванні ставить ті трудові книжки, що містять стаж до 2000 року. Проте за повідомленнями, Пенсійний фонд у паперових трудових книжках найбільше цікавить період до 2004 року. Дати пов’язані із введенням персоніфікованої зарплатної звітності. Річ у тім, що здебільшого підтвердження стажу до 2004 року міститься саме у паперовій трудовій книжці. Тому, щоб ця інформація потрапила до реєстру, потрібно направити до Пенсійного фонду скани трудової.

Чи згорить стаж якщо не оцифрувати трудову книжку до 10.06

Чим ближче до 10 червня, тим більше виникає занепокоєння. А якщо не оцифрувати трудову книжку до цієї дати, то чи згорить стаж.

У цьому питанні на практиці слід розрізнювати дві ситуації.

Ситуація перша. Скани трудової книжки завантажені на портал Пенсійного фонду, але й досі містять статус або «У роботі», або «В опрацюванні». При чому такий статус може зберігатися й понад два чи навіть три місяці. Це пов’язано із навантаженням на фахівців ПФУ. Вплинути на ситуацію ми не можемо. Тож є ймовірність, що вказані статуси будуть висіти й станом на 10 червня.

У такому разі стаж не втрачається й фахівці Пенсійного фонду зобов’язані розглянути подані скани трудової книжки, адже вони були подані з дотриманням граничного строку.

Увага, якщо помітили статус «Відхилено», уважно прочитайте причину й подайте скани трудової книжки повторно. При цьому обов’язково подивіться чому саме відхилено прийняття сканкопії.

Ситуація друга. Трудова книжка містить стаж до 2004 року, але її скани взагалі не передані до порталі ПФУ до 10 червня. Це можуть бути як технічні причини (наприклад, працівник не підсвічується у роботодавця на пенсійному порталі) або чисто людський фактор – не знав, забув або чекав продовження дедлайну з оцифрування.

Для такої ситуації актуальним є роз’яснення ПФУ про те, що неоцифрування трудової книжки до 10 червня 2026 не призведе до втрати набутого страхового стажу. Адже основним документом, який підтверджує стаж роботи до 1 січня 2004 року, є трудова книжка. Такі роз’яснення від пенсійників лунали не одноразово.

Проте зараз маємо й законодавче підкріплення. З 2 серпня 2026 запрацює Закон України від 09.04.2026 № 4851-IX «Про внесення змін до Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» щодо підтвердження страхового стажу», яким передбачено, що у разі відсутності в реєстрі застрахованих осіб відомостей про трудову діяльність особи в електронній формі основним документом, що підтверджує стаж роботи за період до впровадження системи персоніфікованого обліку, є трудова книжка.

Чи дозволять подавати скани трудових книжок після 10.06

Одразу відзначимо, що у чинній нормативній базі з цього приводу нічого не вказано. Процедура оцифрування триває до 10 червня й крапка.

Хоча у Комітеті Верховної ради з питань соцполітики заспокоюють:

З цього роз’яснення випливає, що сканувати трудові книжки ми зможемо й після 10 червня 2026. Проте ще раз повторимося: зараз нормативних підстав так вважати немає.

Тому, якщо у вас значний трудовий стаж у паперовій трудовій книжці, не нехтуйте правилом й подайте скани до 10 червня. Тим паче, що й в одному із роз’яснень Пенсійного фонду наголошується, що процес оцифрування здійснюється для швидкого розрахунку пенсійних виплати у майбутньому.

Як уникнути затримок із призначенням пенсії через неоцифровану трудову книжку

Швидко зробити скани трудових книжок та передати їх на портал ПФУ допоможе наш відеокурс на Кадроленд, там є наочні приклади роботи на порталі та розбираються кейси.

Висновки

1. Якщо скани трудової книжки не будуть передані на портал ПФУ до 10 червня 2026, то це не призведе до втрати наявного у ній стажу до 2004 року. У такому разі підтвердженням стажу виступає саме паперова трудова книжка. Але все ж краще не нехтувати таким правилом й подати трудову книжку на оцифрування до 10 червня. Зробити це не складно, та й час ще є.
2. Неоцифрування трудової надалі може призвести до затримок у разі призначення пенсії за віком.
3. Якщо трудова книжка станом на 10 червня передана до ПФУ, але матиме статус «У роботі», «В опрацюванні», то це також не призведе до втрати стажу, адже фахівці ПФУ зобов’язані опрацювати звернення та оцифрувати подану трудову книжку.

Джерело: kadroland

Брошури та чеклісти:

Золота колекція «Сканування трудової книжки, списки військового обліку та відомість – 2026, комплекс дій до 25.01 & Бронювання у січні: чекліст документів, алгоритми та поради»

Енциклопедія кадровика «Трудові книжки: сканування/оцифрування, зберігання, записи, аудит та ведення е-трудової»

Помічник кадровика «Кадрові документи для травня та внесення записів до трудової книжки: готові зразки»

Мінікурси на тему:

Оцифрували трудову книжку: що означають статуси та як перевірити результат

Сканування трудових книжок до 10.06.2026: готові рішення для проблемних питань

Сканування трудової книжки – 2026: дедлайн та його продовження, гід для роботодавця – ФОП, юрособи

Внесення змін до трудової книжки перед скануванням: як не втратити стаж через помилки

Записи до трудової книжки – 2026: правила, актуальні зразки

Статті та консультації на тему:

Який запис не робити у трудовій книжці

Як заповнити трудову книжку, якщо залишився один рядок

Сканування трудової книжки: новий дедлайн, зміни, дві трудові та процедура

Скануємо трудові книжки: розбір гарячих питань

ПФУ довго опрацьовує сканкопії трудової книжки: чи подавати їх заново

Оцифрування трудової книжки: що робити в нестандартних ситуаціях