- Що каже Інструкція №58
- Чи можна «розривати» найменування підприємства
- Чи можна залишити порожній рядок
- Чи прокреслювати порожній рядок
- Назва підприємства – у трудовій книжці, а запис – у вкладиші
- Чи можна «розривати» запис
Що каже Інструкція №58
Маємо ситуацію: на розвороті залишився 1 рядок, а треба внести запис про початок роботи у нового роботодавця. Цілком логічне питання:
вносити запис (а точніше – назву підприємства) в цей рядок чи «перейти» вже на інший розворот, а цей рядок залишити порожнім?
На жаль, нормативно така ситуація не врегульована. Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 № 58 (далі – Інструкція № 58), не містить прямих вимог, як вносити наступний запис до трудової книжки. Тому розберемо всі можливі варіанти, які зустрічаються на практиці.
Чи можна «розривати» найменування підприємства
Формально – немає припису в такій ситуації «переходити» на інший розворот, а отже, можна продовжити вносити наступний запис ще в цей рядок.
Нагадаємо що відповідно до п. 2.14 Інструкції №58:
- у графі 3 розділу «Відомості про роботу» як заголовок пишеться повне найменування підприємства;
- під цим заголовком у графі 1 ставиться порядковий номер запису, що вноситься.
В ідеалі – якщо назва роботодавця вмістилася в 1 рядок. Тоді запис про прийняття робимо вже з наступної сторінки. І хоч виглядає це дивно і незвично, але не заборонено і нічого не порушує.
А тепер «неідеальна» ситуація, коли ми розуміємо, що всю назву роботодавця в 1 рядок не впишемо. Що обрати:
почати писати назву з наступного розвороту (і залишити на поточному розвороті порожній рядок) чи «розірвати» назву підприємства?
Оскільки і ця ситуація не регламентована, то і тут можливі обидва варіанти.
Так, не зазначено, що назву не можна розривати. Крім того, нумерація сторінок трудової книжки дозволяє «прочитати», що це продовження назви, зазначеної на попередньому розвороті. Але, на нашу думку, краще обрати інший варіант.
Чи можна залишити порожній рядок
Не бачимо страшної помилки, якщо 1 рядок буде залишено порожнім, а назву роботодавця буде вписано з наступного розвороту. Часто тут починають дорікати, що порожній рядок – це потенційна можливість вписати «зайве». Вважаємо, що ризиків немає.
По-перше, навряд чи хтось зможе «вклинитися» в 1 рядок і дописати зайві роки стажу.
По-друге, щось «дописати» не дозволить нумерація записів. Якщо останній запис був під номером 3, далі є порожній рядок, далі з нового розвороту внесено назву нового роботодавця і під наступним порядковим номером (4) внесено запис про прийняття, то порушення немає.
Чи прокреслювати порожній рядок
Не рекомендуємо цього робити. Такі позначки не передбачені Інструкцією №58. Тому радимо залишити порожній рядок.
Назва підприємства – у трудовій книжці, а запис – у вкладиші
Нагадаємо, якщо у трудовій книжці заповнені усі сторінки відповідних розділів, вона доповнюється вкладишем (п. 3.1 Інструкції №58). Причому вкладиш вшивається у трудову книжку, заповнюється і ведеться власником або уповноваженим ним органом за місцем роботи працівника у такому ж порядку, що і трудова книжка. Крім того, вкладиш без трудової книжки недійсний.
Отже, напрошується висновок, що можна внести назву підприємства ще у вільні рядки трудової книжки, а безпосередньо запис – вже у вкладиш.
Хоча, знову ж таки, якщо залишити вільний рядок і перейти вже до вкладиша, то і порушення як такого, не буде. На захист цієї позиції додамо. Трудова книжка доповнюється вкладишем, якщо заповнені усі її сторінки. Якщо залишився один рядок, то повноцінно внести запис немає можливості, тому вважаємо, що «заповнено усі сторінки трудової книжки», а отже, переходимо у вкладиш і вносимо запис туди. Редакція – саме за цей підхід.
Чи можна «розривати» запис
На нашу думку, при заповненні трудової книжки слід дотримуватися принципу повноти й правильності внесення записів, а не «краси сприйняття». Якщо, наприклад, запис про прийняття/звільнення/переведення розпочато на одному розвороті, а завершено на іншому, то це не помилка. Знову ж таки:
- нумерація сторінок дозволить «прочитати» запис комплексно;
- нумерація записів не дозволить «вписати» щось не те.
А от починати запис ще в трудовій, а продовжувати у вкладиші – не рекомендуємо. Краще почати запис вже з вкладиша (аргументи навели вище).
Яна ЯРОШЕНКО, експерт з трудового права, кадрового та військового обліку
Брошури та чеклісти:
Навігатор кадровика «Електронна та паперова трудова книжка: ТОП 10 кейсів + зразки записів»
Статті та консультації на тему:
Сканування трудової книжки: новий дедлайн, зміни, дві трудові та процедура
ПФУ довго опрацьовує сканкопії трудової книжки: чи подавати їх заново
Паперові трудові книжки: навігатор від оформлення до видачі
Алгоритм внесення запису в паперову трудову книжку: допомога кадровикам
