- Записи, які вносимо до трудової книжки
- Про що не пишемо в трудовій книжці
- Що не уточнюємо в трудовій книжці
Записи, які вносимо до трудової книжки
Відповідно до ч. 3 ст. 48 Кодексу законів про працю України:
Роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.
Серед експертів є думка, що в зазначеній нормі наведено виключний перелік обставин, про які може вноситися запис до трудової книжки.
Водночас нагадаємо, що і наразі залишається чинною Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту України від 29.07.1993 №58 (далі — Інструкція №58). Отже, записи до трудових книжок і досі вносять відповідно до вимог Інструкції №58. Тому, на нашу думку, до трудової книжки слід вносити всі записи, передбачені Інструкцією №58.
Зауважимо, що в особливому порядку до трудової книжки вносять записи про:
- роботу за сумісництвом (п. 2.14; деталі – тут);
- період навчання (п.п. 2.16, 2.17, 2.18, 2.19; деталі – тут);
- період військової служби (п.п. 2.19; деталі – тут);
- тощо.
Про що не пишемо в трудовій книжці
Натомість є випадки, коли записи до трудової книжки не вносяться, або ж відомості, які не зазначаються.
Увага! До трудової книжки не вносимо записи про:
- період декретної відпустки чи відпустки по догляду за дитиною до 3 (6) років. Не зазначаємо ні окремим рядком, ні період початку і закінчення;
- період призупинення дії трудового договору;
- період тривалої відпустки без збереження зарплати (навіть, якщо вона «тягнеться» вже кілька років»;
- вихід на пенсію за віком. Але вносимо запис про звільнення у зв’язку з виходом на пенсію (деталі – тут). Також зауважте, що п. 2.30 Інструкції №58 передбачена можливість проставити штамп «Пенсію призначено», але його проставляє НЕ роботодавець;
- тимчасове переведення на іншу роботу/посаду;
- переміщення підприємства (релокацію);
- зміну робочого місця в рамках одного підприємства (коли «пересадили» до іншого кабінету);
- переведення на повну чи неповну зайнятість. Зауважте, що повну чи неповну зайнятість встановлюють (це не переведення!). Тому до трудової книжки не вносять записи про зміну умов праці;
- суміщення посад чи про виконання обов’язків за тимчасово відсутнього працівника;
- проходження курсів, тренінгів та отримання сертифікатів. Так, навіть про сертифікат Держзразка у відповідального за ведення військового обліку запис до трудової книжки не вносимо;
- виплату премій і матеріальної допомоги;
- звільнення з іншого підприємства (тобто за іншого роботодавця);
- передання сканкопій на портал ПФУ чи оцифрування трудової книжки;
- видачу трудової книжки на руки працівнику;
- здійснення працівником ще й підприємницької діяльності.
Що не уточнюємо в трудовій книжці
При оформленні записів також не зазначаємо:
- про встановлення випробування. Робимо стандартний запис про прийняття працівника на роботу. Якщо випробування не буде пройдене, внесено запис про звільнення з посиланням на п. 11 ч. 1 ст. 40 КЗпП;
- що прийнято за строковим трудовим договором. Про «строковість» буде зазначено в наказі про прийняття на роботу. В трудовій книжці зазначаємо тільки прийняття і звільнення в оговорений строк;
- умови праці – повний чи неповний робочий час. Якщо приймаєте працівника «на 0,5 ставки», то уточнювати частину ставки не треба;
- що прийнято за основним місцем роботи. Якщо внесено запис про прийняття – це вже означає, що прийнято за основним місцем роботи, оскільки про сумісництвом запис вносимо окремим рядком (говорили вище);
- про (не)виплату компенсації при звільненні.
Яна ЯРОШЕНКО, експерт з трудового права, кадрового та військового обліку
Шаблони та зразки документів:
Заява про внесення запису до трудової книжки
Мінікурси на тему:
Внесення змін до трудової книжки перед скануванням: як не втратити стаж через помилки
Записи до трудової книжки – 2026: правила, актуальні зразки
Статті та консультації на тему:
Як заповнити трудову книжку, якщо залишився один рядок
Паперові трудові книжки: навігатор від оформлення до видачі
ТОП-7 актуальних кейсів про трудові книжки
Виправлення записів у електронній і паперовій трудовій книжці
Алгоритм внесення запису в паперову трудову книжку: допомога кадровикам
Трудові книжки: коли (не)потрібні заяви від працівників
Чи завіряти печаткою запис про роботу за сумісництвом
Чи можна поставити печатку на титулі трудової книжки через 20 років
Хронологія записів в трудовій книжці: що робити, якщо пропустили запис
Запис про звільнення з основного місця роботи та внутрішнього сумісництва
Коли період навчання зараховується до стажу для пенсії
Печатка в трудовій книжці на кілька рядків: як вносити наступний запис
