Оцифрували трудову книжку: що означають статуси та як перевірити результат

1. Перевіряємо статус звернення – перевірка оцифрування поточним роботодавцем
2. «Дані ЕТК» у електронному кабінеті – спосіб перевірки для працівника
3. Дозвіл працівника роботодавцю на формування витягу з ЕТК – працюємо в тандемі
4. Отримуємо Відомості про трудову діяльність – спосіб і для роботодавця, і для працівника
5. Висновки

Як перевірити, чи оцифровано трудову книжку працівника?

Це одне з поширених запитань в сервісі «Особистий консультант».

Зауважимо, що роботодавець не зобов’язаний перевіряти цю інформацію. Але може це зробити. При чому існує 4 способи такої перевірки.

Перевіряємо статус звернення – перевірка оцифрування поточним роботодавцем

Перший спосіб – доступний поточному роботодавцю. Коли ми оцифровуємо трудову книжку чи передаємо сканкопії, то на порталі Пенсійного фонду формується звернення. Далі в розділі «Відомості про трудові відносини» відстежуємо статуси такого звернення. Наприклад, статус «Виконано» свідчить, що трудову книжку оцифровано.

Ось так це показано на інфографіці ПФУ.

Щоб дізнатися статус звернення, у спеціальному віконечку слід заповнити необхідні параметри. Всі поля підписані і ви інтуїтивно зрозумієте, що куди вписувати.

До речі, про статуси. Варіантів небагато.

Зокрема, статуси «Відхилено» чи «Скасовано виконання» означають, що ці звернення містять певні помилки, не опрацьовані та потребують повторного подання. Зауважте, що опис причини відхилення вказано в реквізиті «Повідомлення».

А от статуси «В опрацюванні», «В роботі» чи «На контролі ЕТК» означають, що звернення знаходиться в опрацюванні фахівцями Пенсійного фонду. Тут просто треба чекати. Скільки? У Порядку №11-1 не встановлено строку, протягом якого ПФУ має опрацювати подані сканкопії трудових книжок. З огляду на те, що до дедлайну фактично залишився лише місяць, навантаження на фахівців фонду суттєво зростає, що й спричиняє затримки в обробці.

Тому, якщо на порталі ПФУ, статус ваших сканів тривалий час (два місяці та більше) залишається «В роботі», підстав для їх повторного подання немає.

Навіть, якщо скани не будуть опрацьовані до 10 червня, страховий стаж не втрачається — це підтверджено новим Законом про страховий стаж (деталі – тут).

Своєю чергою, статус «Виконано» свідчить, що сканкопії опрацьовані та дані про трудові відносини працівника актуалізовано. Але радимо все одно перевірити наявність зауважень в реквізиті «Повідомлення». Подекуди фахівці додатково зазначають, сканкопії яких документів слід додати для врахування стажу.

«Дані ЕТК» у електронному кабінеті – спосіб перевірки для працівника

Чи оцифровано трудову книжку, працівник може перевірити й самостійно. Треба авторизуватися на порталі Пенсійного фонду, зайти в розділ «Електронна трудова книжка», вибрати вкладку «Дані ЕТК».

Якщо сканкопії трудової книжки опрацьовані ПФУ, то заповненими будуть вкладки «Відцифрована ЕТК» та «Скан-копії трудової книжки».

Дозвіл працівника роботодавцю на формування витягу з ЕТК – працюємо в тандемі

Є спосіб, який можна використовувати при прийнятті працівника на роботу, коли зв’язок «Роботодавець – працівник» з конкретною особою ще не встановлено. Щоправда, для цього працівник повинен мати доступ на портал Пенсійного фонду.

Логіка така: працівник дає дозвіл роботодавцю сформувати витяг з електронної трудової книжки і подивитися чи оцифровано трудову книжку.

Роботодавець може сформувати запит на витяг з ЕТК тільки у випадку, коли застрахована особа самостійно створила запис щодо надання згоди на отримання ЕТК роботодавцем.

Для формування переліку роботодавців, яким користувач надає згоду на отримання ЕТК, необхідно зайти в розділ «Електронна трудова книжка», вибрати вкладку «Доступ до ЕТК».

Щоб сформувати перелік роботодавців, яким користувач надає дозвіл на отримання «Витягу з ЕТК», необхідно скористатися в пункті меню «Доступ до ЕТК» функцією «Додати», за якою відкривається екранна форма:

1. код за ЄДРПОУ – його потрібно вводити вручну;
2. назва страхувальника – автоматично заповнюється за даними Єдиного реєстру страхувальників.

Важливо! Запис повинен знаходитись у статусі «актуальний»

Більше корисних порад від ПФУ – тут.

Отримуємо Відомості про трудову діяльність – спосіб і для роботодавця, і для працівника

Ну і четвертий спосіб перевірки доступний і працівнику, і роботодавцю. Перевірте інформацію у Відомостях про трудову діяльність. Таку форму працівники можуть надавати при працевлаштуванні або ж сформувати за потреби у будь-який момент. Якщо в графі 4 є якість дані, тобто, дати, то трудова книжка оцифрована. Якщо ж колонка порожня, то трудова книжка не оцифрована або ж перебуває в обробці.

Не лякайтеся: деякі записи в графі 3 і в графі 4 будуть продубльовані. Це не помилка! Так відображається надходження даних про трудові відносини з різних джерел.

Висновки

1. Роботодавець не зобов’язаний перевіряти, чи оцифровано трудову книжку при прийнятті працівника.
2. Існує 4 способи перевірити, чи оцифровано трудову книжку.
3. Якщо сканкопію подавав роботодавець, то слід перевірити статус звернення: «Відхилено» – треба подати сканкопію ще раз, «В роботі» – сканкопію опрацьовує ПФУ, «Виконано» – сканкопії прийняті.
4. Працівник може перевірити вкладку «Дані ЕТК» або надати дозвіл роботодавцю сформувати витяг ЕТК.
5. Наочний спосіб – це перевірити Відомості про трудову діяльність. Якщо заповнено графу 4 – трудова книжка оцифрована.
6. Якщо сканкопії перебувають в обробці понад 2 місяці, не треба подавати сканкопії повторно.

Ще більше корисної інформації щодо сканування трудових книжок у нашому відеокурсі «Сканування трудової книжки – встигнути до 10.06.2026: дії роботодавця і працівників, статуси та робота на ПФУ». Доступно для перегляду за передплатою.

Джерело: kadroland

Мінікурси на тему:

Сканування трудових книжок до 10.06.2026: готові рішення для проблемних питань

Сканування трудової книжки – 2026: дедлайн та його продовження, гід для роботодавця – ФОП, юрособи

Внесення змін до трудової книжки перед скануванням: як не втратити стаж через помилки

Подання сканкопій трудової до ПФУ: працівник чи роботодавець, алгоритм їх дій

Статті та консультації на тему:

Як зробити сканкопію трудової книжки, щоб її прийняв ПФУ

Скануємо трудові книжки: розбір гарячих питань

Трудові книжки: бліцвідповіді про оцифрування, заповнення та видачу

Електронна та паперова трудова книжка: сканування, записи, зберігання та подання відомостей до ПФУ

ПФУ нагадує про сканування трудових книжок: обов’язки роботодавця та варіанти дій

ПФУ не оцифровує записи з трудової книжки без сканкопії наказів

Чи може роботодавець передати сканкопії трудової книжки через кабінет працівника

ПФУ не прийме сканкопії трудової книжки до 10.06.2026: що робити