Сканування трудової книжки – 2026: дедлайн та його продовження, гід для роботодавця – ФОП, юрособи

1. Законодавча база
2. Хто і як може оцифровувати трудові книжки
3. Обов’язковість для роботодавців
4. Алгоритм процесу сканування
5. Перевірка статусу сканування трудової книжки
6. Хто має пріоритет у поданні сканів
7. Що буде, якщо не встигнути до 10 червня 2026 року
8. Працівники після 2004 року: чи потрібне сканування
9. Висновок

Законодавча база

Перехід на електронні трудові книжки регулюється:

1. Законом України від 05.02.2021 №1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі»;
2. Порядку №11-1 – постановою правління Пенсійного фонду України від 12.03.2021

Встановлений базовий термін – до 10 червня 2026 року.

Проте законопроєкт №14257, оприлюднений на сайті Верховної Ради, пропонує продовжити строк на час воєнного стану та ще на три роки після його скасування.

Однак 1 квітня за результатами його розгляду Комітет соціальної політики та захисту прав ветеранів прийняв рішення напрацювати нову редакцію (станом на 03 квітня 2026 року не оприлюднено).

Ще раз підкреслимо, йдеться про законопроєкт й зараз сканування трудових книжок має відбутися до 10 червня 2026 року

Хто і як може оцифровувати трудові книжки

Згідно з Порядку №11-1, дані про трудову діяльність може подавати:

1. Працівник особисто – через відвідування ПФУ.
2. Працівник онлайн – через кабінет застрахованої особи на порталі електронних послуг Пенсійного фонду (з КЕП).
3. Роботодавець або його представник – через кабінет страхувальника.

Таким чином, роботодавець, у тому числі ФОП, може, але не зобов’язаний завантажувати сканкопії трудових книжок своїх працівників.

Оскільки у роботодавця немає обов’язку передати скани трудових до ПФУ, то й відповідальність за їх непередачу для роботодавців не передбачена.

Увага! На сайті СПО профспілок оприлюднено проєкт постанови ПФУ про внесення змін до Порядку №11-1. Ним, зокрема, передбачено, що представники працівників зможуть подавати скани трудових книжок до територіальних органів ПФУ. Можливо, цей нюанс допоможе унормувати питання щодо сканування трудових книжок мобілізованих працівників. Детальніше про це писали тут

Обов’язковість для роботодавців

ФОП-роботодавці

ФОП не зберігає трудові книжки працівників (п. 2.21-1. глави 2 Інструкції №58), тому й оцифрувати/відсканувати та залити їх на портал ПФУ може тільки на прохання працівника.

Для завантаження потрібно авторизуватися на порталі ПФУ як роботодавець, а не як фізична особа, і увійти до вкладки «Кабінет страхувальника».

Юридичні особи

Юридичні роботодавці часто зберігають трудові книжки своїх працівників, тому мають змогу виконати масове сканування централізовано. Проте навіть у цьому випадку це право, а не обов’язок. Ще раз наголошуємо, що жодних штрафів за невиконання не передбачено.

Інший варіант, коли працівник приносить трудову книжку на підприємство, у відділі кадрів утворюють її скани та передають через кабінет страхувальника на порталі ПФУ.

Увага! Навіть у такому разі паперову трудову книжку не беремо на зберігання

Алгоритм процесу сканування

1. Проведіть аудит документів

Перед оцифруванням перевірте:

1. відповідність прізвища, імені та дати народження паспорта та ІПН;
2. коректність записів (дати прийняття, переведення, звільнення);
3. наявність підписів і печаток;
4. виправлення або дублікати старих записів.

Неточні записи призведуть до відмови ПФУ у прийнятті сканів.

2. Скануйте або оцифровуйте

Сканування: створення цифрових копій сторінок трудової книжки у форматі JPEG або PDF, в кольорі. Рекомендації:

1. розмір файлу до 1 Мб;
2. чіткість і розбірливість усіх записів;
3. повна послідовність від першої сторінки до останньої.

Оцифрування: внесення усіх записів вручну у форму ПФУ. Трудомісткий, але більш структурований варіант. Мінус оцифрування: внесення кожного запису потрібно підтвердити документально (наприклад, сканом наказу про прийняття).

Увага! Якщо мова йде саме про сканування, то за замовченням потрібно передати до ПФУ скани саме трудової книжки.

Проте, якщо у вас уже є сумніви щодо зарахування окремих періодів до стажу, то разом зі сканами трудової книжки допустимо одразу передати скани інших документів (наприклад, свідоцтва про шлюб, наказу про відпустку до 3 років, диплому тощо).

3. Завантажте скани до системи ПФУ

1. Увійти до кабінету страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП).
2. Зліва, у розділі «Комунікації з ПФУ» обрати сервіс «Відомості про трудову діяльність робітника» або «Відомості про трудові відносини».
3. Завантажити скановані файли трудової книжки (за необхідності скани інших документів), натиснувши кнопку «Додати файл» / «Трудова книжка або документи про стаж»
4. Підписати КЕП та надіслати до ПФУ.

Докладно про подання сканів на порталі ПФУ (з живими прикладами й наочною роботою) у модулі 2 курсу «Сканування трудової книжки – встигнути до 10.06.2026: дії роботодавця і працівників, статуси та робота на ПФУ»

Перевірка статусу сканування трудової книжки

Разом з тим, для того, щоб дізнатись про результати оцифрування трудової книжки, необхідно на вебпорталі Пенсійного фонду України виконати наступні дії:

1. Роботодавцю зайти в кабінет страхувальника у розділ «Відомості про трудові відносини» або працівнику – в особистий кабінет у розділ «Мої звернення».
2. Подивитись статус звернення:
3. статус «Виконано» означає, що сканкопії трудової книжки опрацьовані і дані про трудові відносини працівника актуалізовано;
4. статус «Скасовано виконання» означає, що звернення містить певні помилки та не опрацьовано і потребує повторного подання (опис причини відхилення вказано в реквізиті «Повідомлення»);
5. інші статуси означають, що звернення знаходиться ще в опрацюванні фахівцями Пенсійного фонду.

Хто має пріоритет у поданні сканів

Сканування є критично важливим для таких категорій працівників:

1. Особи передпенсійного віку (менш ніж два роки до виходу на пенсію за віком).
2. Працівники, які мають трудовий стаж до 1 січня 2000 року (постанова ПФУ №8-3). Хоча по факту ПФУ цікавить саме стаж до 1 січня 2004 року.

Що буде, якщо не встигнути до 10 червня 2026 року

Якщо сканування не проведено вчасно, трудовий стаж не анулюється. Однак у разі подання документів для призначення пенсії процес може затягнутися: Пенсійний фонд вимагатиме додаткові підтвердження із архівів чи підприємств.

Працівники після 2004 року: чи потрібне сканування

Для працівників, які розпочали трудову діяльність після 1 січня 2004 року, сканування трудових книжок не є обов’язковим. Дані про їх стаж уже передаються до ПФУ автоматично в рамках персоніфікованої звітності (форма ОК-7 та ОК-5).

Проте існує дві позиції ПФУ:

Позиція 1. Якщо трудова діяльність почалася після 1 січня 2004 року, усі дані вже внесені до реєстру застрахованих осіб і скан трудової не потрібен.

Позиція 2: Навіть якщо у витягу з ЕТК відображаються всі періоди, трудову потрібно сканувати, бо ПФУ не бачить непідтверджений сканами стаж у своїй внутрішній системі, а нормативка не передбачає винятків.

Про сканування трудових книжок працівників-пенсіонерів докладніше у мінікурсі

Висновок

1. До 10 червня 2026 року усі паперові трудові книжки мають бути переведені в електронну форму відповідно до Закону №1217.
2. Роботодавці, у тому числі ФОПи, не зобов’язані, але можуть подавати відскановані копії трудових книжок своїх працівників через портал ПФУ.
3. У першу чергу оцифровуються дані працівників зі стажем до 1 січня 2004 року та осіб передпенсійного віку.
4. Перед поданням сканів до ПФУ потрібно перевірити правильність усіх записів, печаток і підписів, а скани мають бути виконані у форматі PDF або JPEG у високій якості.

Джерело: kadroland

Мінікурси:

Скан-копії трудових книжок до Пенсійного фонду: дедлайн – до 10 червня 2026 року

Подання сканкопій трудової до ПФУ: працівник чи роботодавець, алгоритм їх дій

Порядковий номер місця трудових відносин в ЕТК: поради та рекомендації

Статті та консультації на тему:

Як перевірити: чи передані сканкопії трудової книжки (посібник в картинках)

Сканування / оцифрування трудової книжки: є реальні шанси, що строк продовжать

Як зробити сканкопію трудової книжки, щоб її прийняв ПФУ

Трудові книжки: бліцвідповіді про оцифрування, заповнення та видачу

Чи може роботодавець передати сканкопії трудової книжки через кабінет працівника

Чи сканувати записи в трудовій книжці після 10.06.2021

Сканування трудової книжки: передавати кожну сторінку окремо чи загальним файлом