Сканування трудової книжки: передавати кожну сторінку окремо чи загальним файлом
При скануванні трудових книжок роботодавцем потрібно кожну сторінку трудової зберігати окремим файлом (тобто кожний розворот) чи можна одним файлом всю трудову книжку завантажити?
👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:
Можна як одним файлом, так і кожну сторінку окремо.
Відповідно до п. 5 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи-підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою правління ПФУ від 12.03.2021 №11-1):
Скановані копії виготовляються в кольоровому форматі з оригіналів трудової книжки та документів про стаж, мають містити всі сторінки трудової книжки, до яких внесено записи, у хронологічному порядку та поля відповідних документів, бути придатні для сприйняття їх змісту, зокрема дані про серію та номер бланків документів, рекомендована роздільна здатність при скануванні – 300 dpi, формат зображення має бути jpg або pdf, розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.
Також на вебпорталі ПФУ після входу у вкладку «Відомості про трудові відносини робітника (трудова книжка)» розміщується наступне нагадування:
Отже, можна подати як одним файлом, так і кожну сторінку окремо.
Якщо подаєте одним файлом, то стежте, щоб його розмір не перевищував 1 Мб. В разі чого скористайтеся редакторами для зменшення розміру файлу (наприклад, Paint, PDF24 Creator тощо). Але стежте, щоб якість зображення залишалася читабельною.
Якщо «стискання» не спрацює, відскануйте кожен розворот як окремий файл.