Сканування трудової книжки: передавати кожну сторінку окремо чи загальним файлом
При скануванні трудових книжок роботодавцем потрібно кожну сторінку трудової зберігати окремим файлом (тобто кожний розворот) чи можна одним файлом всю трудову книжку завантажити?
Скановані копії трудової книжки для подання до Пенсійного фонду України можна завантажувати як єдиним файлом, так і окремими файлами для кожної сторінки. Головною вимогою є дотримання технічних параметрів, встановлених Порядком подання відомостей про трудову діяльність, затвердженим постановою правління ПФУ від 12.03.2021 №11-1.
Згідно з нормами, скан-копії мають бути кольоровими, містити всі сторінки із записами у хронологічному порядку та бути придатними для сприйняття змісту. Рекомендована роздільна здатність становить 300 dpi, а допустимі формати файлів — jpg або pdf. Важливо, щоб розмір кожного окремого файлу не перевищував 1 Мб.
У разі формування єдиного файлу, який перевищує встановлений ліміт, слід скористатися спеціальними редакторами для стискання даних, зберігаючи при цьому читабельність зображення. Якщо зменшення розміру не дозволяє досягти необхідної якості, оптимальним рішенням буде сканування кожного розвороту окремими файлами.
👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:
Можна як одним файлом, так і кожну сторінку окремо.
Відповідно до п. 5 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи-підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою правління ПФУ від 12.03.2021 №11-1):
Скановані копії виготовляються в кольоровому форматі з оригіналів трудової книжки та документів про стаж, мають містити всі сторінки трудової книжки, до яких внесено записи, у хронологічному порядку та поля відповідних документів, бути придатні для сприйняття їх змісту, зокрема дані про серію та номер бланків документів, рекомендована роздільна здатність при скануванні – 300 dpi, формат зображення має бути jpg або pdf, розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.
Також на вебпорталі ПФУ після входу у вкладку «Відомості про трудові відносини робітника (трудова книжка)» розміщується наступне нагадування:
Отже, можна подати як одним файлом, так і кожну сторінку окремо.
Якщо подаєте одним файлом, то стежте, щоб його розмір не перевищував 1 Мб. В разі чого скористайтеся редакторами для зменшення розміру файлу (наприклад, Paint, PDF24 Creator тощо). Але стежте, щоб якість зображення залишалася читабельною.
Якщо «стискання» не спрацює, відскануйте кожен розворот як окремий файл.