Експерт
Людмила СмердоваГоловна редакторка відеоконтенту на kadroland, консультант з питань кадрового обліку та трудового права
Передача сканкопій паперових трудових книжок до Пенсійного фонду все ще викликає чимало запитань у роботодавців, особливо щодо працівників-пенсіонерів та тих, чий стаж повністю відображається в ЕТК. У мінікурсі розбираємо, у яких випадках трудові потрібно сканувати, а коли – ні
Наразі все ще триває процедура передачі сканкопій паперових трудових книжок до Пенсійного фонду. Дедлайн процедури – 10.06.2026. Тож часу залишилося не так уже й багато. Разом із тим одним із найбільш дискусійних залишається питання щодо обов’язковості передачі таких сканів.
Почати варто з нормативної бази, а саме з норм Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою правління ПФУ від 12.03.2021 №11-1 (далі – Порядок №11-1). У ньому лише один раз згадано про працівників, яким до пенсії за віком залишилося 2 роки або менше: їхні трудові потрібно подавати в першу чергу. Тобто тут ідеться саме про пріоритетність передавання сканів трудових працівників передпенсійного віку.
Водночас у Порядку №11-1 справді немає жодної згадки про обов’язковість або необов’язковість сканування трудових книжок працюючих пенсіонерів. Саме це і породжує дві протилежні позиції.
Отже, маємо дві протилежні позиції.
Перша позиція – сканувати паперові трудові книжки працівників-пенсіонерів та передавати їх до Пенсійного фонду не потрібно. Аргумент – їх трудові були опрацьовані під час призначення пенсії: скановані, перевірені та внесені до пенсійної справи.
Такої думки дотримується й Федерація профспілок:
Оцифровувати трудові книжки працюючих пенсіонерів не потрібно, оскільки всі дані про їхній стаж до призначення або перерахунку пенсії вже враховані
Частина регіональних управлінь ПФУ підтримує цю позицію. Водночас є й інші роз’яснення ПФУ.
Наприклад, Кіровоградське управління зазначає:
Для пенсіонерів, які продовжують працювати та мають ЕТК, дооцифрування останніх періодів буде здійснено при зверненні за перерахунком пенсії
Проте не уточняють, чи вважається, що ЕТК вже сформована під час призначення пенсії.
У Черкаському управлінні кажуть:
Якщо пенсію призначено раніше, подавати скановану трудову не потрібно
Але що означає «раніше» – не роз’яснюється.
Друга позиція. На одному з навчань регіонального управління ПФУ ми почули другу позицію: паперові трудові книжки працівників-пенсіонерів за віком підлягають скануванню та завантаженню на портал ПФУ.
З уточненням: сканувати не потрібно, якщо пенсію призначено після 2021 року, адже ПФУ має повну інформацію з моменту формування ЕТК у своїй системі.
Насамперед: передати сканкопії трудових може працівник або роботодавець. Тобто обов’язку роботодавця оцифровувати трудові немає – навіть якщо ПФУ надсилає листи-звернення. Докладніше про це тут.
Крім того, Держпраці та ПФУ підтверджують: якщо оцифрування не відбудеться до 10 червня 2026 року, страховий стаж не буде втрачено. Трудова книжка й досі є документом, що підтверджує стаж до 1 січня 2004 року.
Проте в майбутньому відсутність оцифрованої трудової може уповільнити призначення пенсії.
Роботодавець може порадити працівнику-пенсіонеру звернутися до того відділення ПФУ, де оформлювали пенсію, – і з’ясувати, чи потрібно подавати скани, і чи не варто зробити це безпосередньо у ПФУ, оскільки такі повноваження в них є.
Це безпечний варіант.
Втім, на мою думку, сканувати паперові трудові книжки працівників-пенсіонерів не потрібно.
Окрема категорія – працівники, що розпочали трудову діяльність після 2004 року. Наприклад, працівниця вперше працевлаштувалася у 2010 році, потім була у відпустці до 3 років, звільнилася, знову працевлаштувалася. У витягу з ЕТК усі періоди видно.
Чи потрібно подавати скани її трудової книжки?
У Порядку №11-1 однозначної відповіді немає.
І знову – дві позиції ПФУ:
Позиція 1. Якщо трудова діяльність почалася після 1 січня 2004 року, усі дані вже внесені до реєстру застрахованих осіб і скан трудової не потрібен.
Позиція 2: Навіть якщо у витягу з ЕТК відображаються всі періоди, трудову потрібно сканувати, бо ПФУ не бачить непідтверджений сканами стаж у своїй внутрішній системі, а нормативка не передбачає винятків.
Для цих категорій я рекомендую зачекати додаткових офіційних роз’яснень.
Людмила СМЕРДОВА, головна редакторка відеоконтенту kadroland, консультант з питань кадрового обліку та трудового права
Мінікурси на тему:
Подання сканкопій трудової до ПФУ: працівник чи роботодавець, алгоритм їх дій
Сканування паперової ТК: накази, згода на обробку, організація у роботодавця
Порядковий номер місця трудових відносин в ЕТК: поради та рекомендації
Скан-копії трудових книжок до Пенсійного фонду: дедлайн – до 10 червня 2026 року
Статті та консультації на тему:
Чи передавати ПФУ сканкопії усіх наказів про прийняття, переведення та звільнення
Електронна та паперова трудова книжка: сканування, записи, зберігання та подання відомостей до ПФУ
Сканування трудових книжок: розбір гарячих питань
ПФУ нагадує про сканування трудових книжок: обов’язки роботодавця та варіанти дій
ПФУ не оцифровує записи з трудової книжки без сканкопії наказів
Ваші професійні виклики – наш пріоритет! Ми хочемо, щоб наші безкоштовні вебінари приносили максимум користі. Пройдіть опитування, поділіться своїми побажаннями – і ми створимо заходи, які точно відповідатимуть вашим запитам! Пройдіть опитування на Telegram-каналі Kadroland Live за хвилину – отримаєте користь на роки

Знизити граничний вік мобілізації до 55 років і дозволити військовослужбовцям цього віку звільнятися за власним бажанням – такі пропозиції містить петиція, яка набрала понад 25 тисяч голосів. До завершення збору підписів залишається 12 днів. Далі на ініціативу має відповісти Кабмін

МВС надало роз’яснення щодо визначення потреби в первинних (мобільних) та найпростіших укриттях на об’єктах із масовим перебуванням людей. Кількість місць пропонують розраховувати з урахуванням максимальної одночасної кількості працівників, відвідувачів та інших осіб, зокрема пікового навантаження у вихідні й святкові дні. Критерії та правила, які варто врахувати роботодавцям – далі

Військовозобов’язані, які перебувають на обліку в релокованому ТЦК та СП, стикаються з проблемою під час оформлення відстрочки через ЦНАП: програма зупиняє рух їхніх заяв. Адвокат вважає, що така підстава не передбачена законодавством

Переведення працівника на іншу роботу, зміна зарплати або графіка під час воєнного стану мають свої процедурні нюанси та обмеження. Коли роботодавець може діяти без згоди працівника, чи потрібно попереджати про нові умови за два місяці та які наслідки матиме відмова працівника продовжувати роботу? Ключові правила та ризики – у роз’ясненні Держпраці

Останнім часом доводиться чимало чути про звільнення персоналу, в першу чергу через руйнування бізнесу. А як ви знаєте в окремих випадках при розірванні трудових договорів законодавство зобов’язує роботодавців виплатити працівникам вихідну допомогу. Це – державна гарантія прав працівників. Сума цієї допомоги залежить від підстави для припинення трудових відносин. Ігнорування правил, що регулюють виплату вихідної допомоги, може спричинити накладення фінансових стягнень на підприємство та інші додаткові витрати. Тож сьогодні говоримо про правила виплати вихідної допомоги

Працівника можна звільнити за прогул, але роботодавець має дотриматися чіткої процедури. Важливо правильно зафіксувати відсутність, з’ясувати її причини, отримати письмові пояснення працівника та вкластися у встановлені строки

Офіс військового омбудсмана запропонував зрівняти підстави для відстрочки та звільнення з військової служби, але одна з умов викликала найбільше запитань у родин. Тепер Офіс повернувся до початкової ідеї. Що саме змінилося?

Робоча інструкція двірника визначає його основні трудові обов’язки, права, відповідальність і кваліфікаційні вимоги відповідно до ДКХП. Наведений зразок допоможе розробити та оформити робочу інструкцію з урахуванням особливостей роботи на підприємстві

50 народних депутатів звернулися до Прем’єр-міністра щодо перегляду підходів до бронювання. Механічне скорочення кількості заброньованих не гарантує відповідного приросту особового складу війська та може вдарити по критичних підприємствах. Водночас депутати вимагають скасувати координаційні ради й надати дані про чисельність громадян, які ухиляються від мобілізації

Для отримання одноразової грошової допомоги в розмірі 10 місячних пенсій важливий страховий стаж на посадах, що дають право на пенсію за вислугу років. ПФУ пояснив, чи обов’язково він має бути безперервним та скільки років стажу потрібно чоловікам і жінкам

Користувачі «Резерв+» 15 жовтня повідомляють про технічну помилку під час оновлення електронного військово-облікового документа. У Підтримці Резерв+ підтвердили тимчасову проблему та порадили скористатися сервісом пізніше. Розповідаємо, що робити, якщо е-ВОД не оновлюється та де взяти його попередньо сформований PDF

У заброньованого працівника, через деякий час у Резерв+ з'явилося позначка «Наявна інформація про звернення ТЦК до Нацполіції (неприбуття за повісткою)», виявлено відповідальною особою під час внутрішнього звіряння. Які дії відповідальної особи та роботодавця?

Працівник просить надати відпустку в стислі строки та виплатити відпускні не до її початку, а в день відпустки або наступної виплати зарплати. ФПУ пояснила, коли така домовленість має юридичну силу, як її оформити та чи потрібно зазначати дату виплати відпускних у наказі про відпустку

Працівники підрядника на території підприємства мають пройти належні інструктажі та допуск до робіт. Самих підписів у документах недостатньо: важливо визначити обов’язки кожної сторони. Нижче розписано, як розмежувати інструктажі та відповідальність замовника і підрядника за етапами допуску
