Працівники-пенсіонери та працівники зі стажем з 2004 року: чи сканувати трудову

1. Чи дійсно скани трудових працівників передпенсійного віку слід подавати першочергово
2. Чи передавати до ПФУ скани трудових працівників-пенсіонерів
3. Чому роботодавець не зобов’язаний оцифровувати трудові та чому неоцифрування не призведе до втрати стажу
4. Яка безпечна позиція для роботодавця у випадку з працівниками-пенсіонерами
5. Чи потрібно сканувати трудові працівників, чия трудова діяльність почалася з 2004 року
6. Висновки

Чи дійсно скани трудових працівників передпенсійного віку слід подавати першочергово

Наразі все ще триває процедура передачі сканкопій паперових трудових книжок до Пенсійного фонду. Дедлайн процедури – 10.06.2026. Тож часу залишилося не так уже й багато. Разом із тим одним із найбільш дискусійних залишається питання щодо обов’язковості передачі таких сканів.

Почати варто з нормативної бази, а саме з норм Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою правління ПФУ від 12.03.2021 №11-1 (далі – Порядок №11-1). У ньому лише один раз згадано про працівників, яким до пенсії за віком залишилося 2 роки або менше: їхні трудові потрібно подавати в першу чергу. Тобто тут ідеться саме про пріоритетність передавання сканів трудових працівників передпенсійного віку.

Водночас у Порядку №11-1 справді немає жодної згадки про обов’язковість або необов’язковість сканування трудових книжок працюючих пенсіонерів. Саме це і породжує дві протилежні позиції.

Чи передавати до ПФУ скани трудових працівників-пенсіонерів

Отже, маємо дві протилежні позиції.

Перша позиція – сканувати паперові трудові книжки працівників-пенсіонерів та передавати їх до Пенсійного фонду не потрібно. Аргумент – їх трудові були опрацьовані під час призначення пенсії: скановані, перевірені та внесені до пенсійної справи.

Такої думки дотримується й Федерація профспілок:

Оцифровувати трудові книжки працюючих пенсіонерів не потрібно, оскільки всі дані про їхній стаж до призначення або перерахунку пенсії вже враховані

Частина регіональних управлінь ПФУ підтримує цю позицію. Водночас є й інші роз’яснення ПФУ.

Наприклад, Кіровоградське управління зазначає:

Для пенсіонерів, які продовжують працювати та мають ЕТК, дооцифрування останніх періодів буде здійснено при зверненні за перерахунком пенсії

Проте не уточняють, чи вважається, що ЕТК вже сформована під час призначення пенсії.

У Черкаському управлінні кажуть:

Якщо пенсію призначено раніше, подавати скановану трудову не потрібно

Але що означає «раніше» – не роз’яснюється.

Друга позиція. На одному з навчань регіонального управління ПФУ ми почули другу позицію: паперові трудові книжки працівників-пенсіонерів за віком підлягають скануванню та завантаженню на портал ПФУ.

З уточненням: сканувати не потрібно, якщо пенсію призначено після 2021 року, адже ПФУ має повну інформацію з моменту формування ЕТК у своїй системі.

Чому роботодавець не зобов’язаний оцифровувати трудові та чому неоцифрування не призведе до втрати стажу

Насамперед: передати сканкопії трудових може працівник або роботодавець. Тобто обов’язку роботодавця оцифровувати трудові немає – навіть якщо ПФУ надсилає листи-звернення. Докладніше про це тут.

Крім того, Держпраці та ПФУ підтверджують: якщо оцифрування не відбудеться до 10 червня 2026 року, страховий стаж не буде втрачено. Трудова книжка й досі є документом, що підтверджує стаж до 1 січня 2004 року.

Проте в майбутньому відсутність оцифрованої трудової може уповільнити призначення пенсії.

Яка безпечна позиція для роботодавця у випадку з працівниками-пенсіонерами

Роботодавець може порадити працівнику-пенсіонеру звернутися до того відділення ПФУ, де оформлювали пенсію, – і з’ясувати, чи потрібно подавати скани, і чи не варто зробити це безпосередньо у ПФУ, оскільки такі повноваження в них є.

Це безпечний варіант.

Втім, на мою думку, сканувати паперові трудові книжки працівників-пенсіонерів не потрібно.

Чи потрібно сканувати трудові працівників, чия трудова діяльність почалася з 2004 року

Окрема категорія – працівники, що розпочали трудову діяльність після 2004 року. Наприклад, працівниця вперше працевлаштувалася у 2010 році, потім була у відпустці до 3 років, звільнилася, знову працевлаштувалася. У витягу з ЕТК усі періоди видно.

Чи потрібно подавати скани її трудової книжки?

У Порядку №11-1 однозначної відповіді немає.

І знову – дві позиції ПФУ:

Позиція 1. Якщо трудова діяльність почалася після 1 січня 2004 року, усі дані вже внесені до реєстру застрахованих осіб і скан трудової не потрібен.

Позиція 2: Навіть якщо у витягу з ЕТК відображаються всі періоди, трудову потрібно сканувати, бо ПФУ не бачить непідтверджений сканами стаж у своїй внутрішній системі, а нормативка не передбачає винятків.

Для цих категорій я рекомендую зачекати додаткових офіційних роз’яснень.

Висновки

1. У Порядку №11-1 немає вимоги обов’язково оцифровувати трудові книжки працівників-пенсіонерів. Позиції ПФУ щодо цього розходяться. Більшість експертів вважають, що сканувати трудові пенсіонерів не потрібно, адже пенсійні справи вже сформовані. Якщо така позиція викликає сумніви, можна рекомендувати працівнику звернутися до ПФУ за місцем оформлення пенсії.
2. Щодо працівників, які працюють з 2004 року і в яких ЕТК містить усі відомості, – обережна позиція полягає в тому, щоб або подати скани, або дочекатися додаткових офіційних роз’яснень ПФУ.

Людмила СМЕРДОВА, головна редакторка відеоконтенту kadroland, консультант з питань кадрового обліку та трудового права

Мінікурси на тему:

Подання сканкопій трудової до ПФУ: працівник чи роботодавець, алгоритм їх дій

Сканування паперової ТК: накази, згода на обробку, організація у роботодавця

Порядковий номер місця трудових відносин в ЕТК: поради та рекомендації

Скан-копії трудових книжок до Пенсійного фонду: дедлайн – до 10 червня 2026 року

Статті та консультації на тему:

Чи передавати ПФУ сканкопії усіх наказів про прийняття, переведення та звільнення

Електронна та паперова трудова книжка: сканування, записи, зберігання та подання відомостей до ПФУ

Сканування трудових книжок: розбір гарячих питань

ПФУ нагадує про сканування трудових книжок: обов’язки роботодавця та варіанти дій

ПФУ не оцифровує записи з трудової книжки без сканкопії наказів