Сканування трудової книжки: кому встигнути до 10 червня, втрата стажу та штрафи

1. Кому обов’язково сканувати трудову книжку
2. Чи оцифровувати трудову книжку працюючим пенсіонерам
3. Хто може передати скани трудової книжки до ПФУ
4. Що відбувається зі сканами трудової книжки у статусі «У роботі»
5. Чи вдасться подати скани трудової книжки після 10.06.2026
6. Чи передбачені штрафи за неоцифрування трудової книжки
7. Які документи подавати разом зі сканами трудової книжки
8. Як безпечно видати трудову книжку працівнику після 10.06.2026
9. Висновки

Кому обов’язково сканувати трудову книжку

Для почату з’ясуємо, кому слід передати скани трудових книжок до Пенсійного фонду. Однозначно, це працівники зі стажем до 2004 року. Саме цю дату пенсійники називають як ключову. Річ у тім, що з 2004 року стався перехід на персоніфіковану звітність й дані у Пенсійного фонду є. А всього, що до цього року, немає. І як раз сканування трудових книжок дозволяє підтягнути дані до 2004 року до Пенсійного фонду.

Чи потрібно оцифрувати трудову книжку тим, у кого стаж виключно після 2004 року?

Однозначної відповіді у Пенсійного фонду немає. Адже є письмові роз’яснення, що не потрібно. Проте в усних роз’ясненнях у Пенсійного фонду є й інша думка:

Якщо у вас є сумніви, або ви бачите не всі дані у витягу з ЕТК, кабінеті застрахованої особи, однозначно оцифровуйте трудову книжку.

Чи оцифровувати трудову книжку працюючим пенсіонерам

Тепер про працівників-пенсіонерів. Одне із останніх роз’яснень Пенсійного фонду зводиться до наступного: якщо пенсію призначено до 2021 року і пенсіонер зараз працює, то рекомендовано подати трудову книжку для оцифрування. Якщо після 2021 року, то відповідно оцифровувати трудову книжку не потрібно.

Слід зважати, що при призначенні пенсії за віком трудова книжка вивчалася під лупою. Тож, якщо ви працюючий пенсіонер й маєте сумніви, чи оцифровувати трудову книжку, зверніться до відділення Пенсійного фонду, де вам призначали пенсію за віком.

Саме так роз’яснюють це питання фахівці ПФУ.

Хто може передати скани трудової книжки до ПФУ

Подати скани трудової книжки до Пенсійного фонду може: працівник або роботодавець.

Увага! У роботодавця немає безумовного обов’язку подати скани трудової до Пенсійного фонду. Тож, якщо у працівника значний трудовий стаж у паперовій трудовій книжці, то потурбуватися про передачу сканів має саме працівник

Роботодавець може оцифрувати трудову книжку, але не зобов’язаний.

Роботодавець передає скани трудової книжки до вебпорталу через кабінет страхувальника. Й так, ФОП-роботодавець може передати скани трудових своїх працівників. Працівник може передати скани через кабінет застрахованої особи, навіть якщо знаходиться за кордоном. Або для оцифрування працівник може звернутися до відділення Пенсійного фонду.

Що відбувається зі сканами трудової книжки у статусі «У роботі»

Скани трудової книжки завантажені на портал Пенсійного фонду, але на 10 червня не опрацьовані й зависли зі статусом «У роботі». У такому разі фахівці Пенсійного фонду все одно мають їх розглянути. Ви свій обов’язок виконали. Головне, слідкуйте за статусами оцифрування. Якщо висвітиться «Відхилено», то треба наново завантажити скани.

Чи вдасться подати скани трудової книжки після 10.06.2026

Якщо станом на 10 червня скани трудової книжки взагалі не подавалися до Пенсійного фонду, то фахівці ПФУ нас заспокоюють. Вони кажуть що скани трудової книжки можна буде подати й після 10 червня у зручний час або при призначенні пенсії. Чи так це буде на практиці, зможемо дізнатися вже після 10 червня.

Чи передбачені штрафи за неоцифрування трудової книжки

Штрафів за неоцифрування трудової книжки до 10 червня не передбачено ані для працівника, ані для роботодавця. Головний ризик для працівника: втратити стаж до 2004 року, який є у паперовій трудовій книжці.

Які документи подавати разом зі сканами трудової книжки

Алгоритм дій наступний.

По-перше, провести аудит трудової книжки. Якщо на цьому етапі вже розумієте, що потрібно надати додаткові документи – наприклад, диплом чи його додаток, свідоцтво про шлюб, свідоцтво про народження дітей, то одразу виготовляйте й їх скани.

По-друге, власне виготовити скани трудової книжки та інших документів. Скануєте всю трудову книжку, де є записи.

Вимоги до сканів трудової книжки та документів:

1. вони мають бути читабельні;
2. формат зображення має бути jpg або pdf;
3. розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.

По-третє, завантажити скани трудової книжки та документів через кабінет страхувальника чи застрахованої особи.

Як безпечно видати трудову книжку працівнику після 10.06.2026

Ще один кадровий момент.

Зараз паперові трудові книжки можуть зберігатися на підприємстві, якщо працівник був прийнятий на роботу до 10 червня 2021 року. Та виникає питання:

Чи видавати їх після 10 червня 2026 року на зберігання працівникам?

Однозначної відповіді Закон України від 05.02.2021 № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» не містить.

При цьому Пенсійний фонд та Держпраці схиляють до їх видачі після 10.06.2026.

Для цього видайте наказ та внесіть відомості про видачу до Книги обліку руху трудових книжок.

Хоча, на наша думку, безпечний варіант додатково отримати й заяву від працівників про видачу трудових книжок їм на руки. Як тільки трудова книжка опиниться на руках у працівника, то записи до неї вносяться за заявою працівника.

Докладно це питання ми розібрали на мінікурсі тут.

Висновки

1. Оцифрувати трудові книжки потрібно до 10 червня 2026 року. При цьому нас заспокоюють, що подати скани можна буде й після цієї дати.
2. Перш за все оцифрувати трудову книжку потрібно тим працівникам, які мають стаж до 2004 року.
3. Подати скани трудових книжок може працівник або роботодавець.
4. За необхідності оптимально одразу передати й скани інших документів, що підтверджують стаж.
5. Після 10 червня 26 року можна видати трудові книжки на зберігання працівникам, якщо вони й досі зберігаються на підприємстві. Оптимально це зробити за заявою працівника та після видання відповідного наказу.

Докладніше про оцифрування трудових книжок поговоримо на вебінарі 21 травня. Реєструйтеся тут

Людмила СМЕРДОВА, головна редакторка відеоконтенту на kadroland

Шаблони та зразки документів:

Заява про видачу та пересилання трудової книжки поштою

Заява працівника про видачу трудової книжки

Заява про внесення запису до трудової книжки

Заява працівника про пересилання трудової книжки поштою

Мінікурси на тему:

Сканування трудових книжок після 10.06: чи можна подати скани, чи згорає стаж у разі неоцифрування

Сканування трудових книжок до 10.06.2026: готові рішення для проблемних питань

Статті та консультації на тему:

Паперові трудові книжки: навігатор від оформлення до видачі

Видача трудової книжки працівникам: коли можлива та як оформити

Трудові книжки: бліцвідповіді про оцифрування, заповнення та видачу

Як видати трудову книжку працівнику

Штраф за видачу трудової книжки за звичайною довіреністю

Чи можна видати трудову книжку родичу працівника

Видача трудової книжки без звільнення: як заповнити Книгу руху трудових книжок

Як видати трудові книжки, прийняті на зберігання після 10.06.2021

Видача трудової книжки без звільнення: чи достатньо резолюції на заяві