Видача трудової книжки без звільнення: чи достатньо резолюції на заяві
Хочемо проінформували працівників про можливість отримати трудові книжки «на руки» без звільнення. Зрозуміло, що треба зібрати заяви. А чи потрібен наказ про видачу трудової книжки? Чи достатньо резолюції інспектора з кадрів на заявах?
Видача паперової трудової книжки працівнику на зберігання за його заявою обов'язково оформлюється наказом роботодавця. Хоча закон прямо не встановлює вимогу видавати наказ, він є необхідним розпорядчим актом для документального підтвердження передачі документа та уникнення претензій у разі його втрати.
Працівник подає заяву, в якій обґрунтовує необхідність отримання книжки. Роботодавець, своєю чергою, має завести додатковий журнал обліку тимчасово виданих трудових книжок, де працівник розписується за отримання та повернення документа. Також відповідний запис вноситься до Книги обліку руху трудових книжок та вкладишів до них за типовою формою №П-10.
Щодо резолюції на заяві, то згідно з ДСТУ 4163:2020, її може проставляти лише керівник, на ім'я якого подано документ. Резолюція містить рішення щодо виконання, підпис керівника та дату, проте вона не замінює собою наказ про видачу трудової книжки.
👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:
Так, слід видати наказ про видачу трудової книжки.
Нагадаємо, що за роз’ясненнями Держпраці допустимо видати паперову трудову книжку на зберігання працівнику за його заявою:
роботодавець не може відмовити працівникові у видачі трудової книжки на його вимогу. В такому випадку працівник має подати заяву, в якій просить видати йому трудову книжку й обґрунтовує необхідність вдачі, а роботодавець – завести додатковий журнал обліку тимчасово виданих трудових книжок, де працівник розписується за отримання та повернення трудової книжки
Таку видачу роботодавець, як правило, оформлює наказом про видачу трудової книжки. Зауважте, що обов’язок видавати наказ про видачу трудової книжки працівнику для особистого зберігання прямо не встановлений законом, однак заява – це лише прохання працівника. Тому має бути розпорядчий акт (наказ), щоб документально підтвердити факт передачі трудової книжки працівнику та уникнути претензій у разі втрати трудової книжки працівницею.
Щодо проставлення резолюції інспектором кадрів на заяві, то зауважимо наступне. Відповідно до п. 5.17 ДСТУ 4163:2020:
5.17. Резолюція — це зроблений посадовою особою напис на документі, що містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа. Резолюція максимально може складатися з таких елементів: прізвище(-а), власне(-і) ім’я(-ена) виконавця (-ів) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.
Тобто проставляти її може тільки керівник, на ім’я якого написана заява.
У Книзі обліку руху трудових книжок та вкладишів до них (типова форма №П-10) вносять відповідний запис та підпис працівника. Різні зразки заяв та наказів – тут.
