Що робити, якщо ПФУ не приймає скани трудової та інших документів

1. Трудову книжку скануємо один раз
2. Нюанси опрацювання сканкопій ПФУ
3. Коли ПФУ не приймає сканкопії документів про стаж
4. Способи долучити додатковий документ про стаж
5. Як долучити додатковий документ про стаж
6. Висновки

Трудову книжку скануємо один раз

Відповідно до п. 6 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою правління ПФУ від 12.03.2021 №11-1:

Якщо ви вже подавали сканкопії трудової книжки працівника, наприклад, ще у 2021 році, то більше сканувати трудову книжку не потрібно. Аналогічно, якщо трудову сканував попередній роботодавець: новий роботодавець трудову книжку заново не сканує.

Нюанси опрацювання сканкопій ПФУ

У п. 2 постанові Правління ПФУ від 01.06.2022 № 8-3 визначено:

Як бачимо, є настанова для ПФУ першочергово опрацьовувати ті звернення, що стосуються:

1. осіб, яким до настання права на пенсію за віком залишилося 2 і менше років;
2. трудової діяльності осіб за період до 01 липня 2000 року.

Щодо інших звернень жодних строків опрацювання не встановлено.

Тож наразі через високу завантаженість працівників сканкопії обробляються і декілька місяців. Зауважте, що це – не порушення.

Навіть якщо станом на 10.06.2026 сканкопії будуть зі статусом «В роботі» – це не призведе до штрафів чи втрати стажу. Детально статуси звернення обговорювали на мінікурсі.

Коли ПФУ не приймає сканкопії документів про стаж

А тепер прикладна ситуація. Ви передали сканкопію трудової книжки, але працівник просить долучити сканкопію диплома, щоб підтвердити стаж за період навчання. Або якийсь інший документ, що підтверджує стаж та передбачений Порядком підтвердження наявного стажу роботи для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженим постановою КМУ від 12.08.1993 № 637.

Ще варіант, якщо ви помітили, що сканкопії деяких сторінок нечіткі, на них обрізана необхідна інформація або взагалі пропущені заповнені сторінки. Логічне бажання: зробити сканкопію такого документа і долучити його додатково. Але на практиці ПФУ не приймає таку сканкопію.

Пояснення просте: поки ПФУ не завершить опрацювання раніше поданих документів, система порталу не дозволяє подати новий пакет документів, зокрема диплом. Ідентифікатором виступає ідентифікаційний код працівника, тож поки не обробиться попереднє звернення нічого додати не можна.

Способи долучити додатковий документ про стаж

Найпростіший спосіб – чекати, коли буде оброблено передані сканкопії і вже потім долучити нові сканкопії чи переподати звернення. Ще раз підкреслюємо: навіть якщо опрацювання відбудеться після десятого червня, наслідків не буде. Ба більше, за роз’ясненнями ПФУ та з урахуванням анонсованих змін в чинному законодавстві, подати сканкопії можна буде і після цієї дати. До штрафів чи втрати стажу це не призведе.

Є ще один варіант, але він, скоріш, перспективний.

Нагадаємо, що подати сканкопії може як працівник сам за себе, так і роботодавець. Так от, якщо сканкопію трудової книжки подавав роботодавець, то спробувати додати сканкопію диплома чи іншого документа може сам працівник за себе. Тобто зі свого особистого кабінету. Або ж навпаки. Якщо трудову оцифровував працівник, то додати сканкопію іншого документа можна попросити роботодавця.

Але зверніть увагу. Наразі система все одно не пропустить подання сканкопій нових документів, поки не буде завершено обробку попереднього звернення. Водночас ми б не відкидали такий варіант. Адже інтерфейс порталу постійно оновлюється і цілком можливо, що і цей спосіб запрацює. А якщо ні – тоді повертаємося до першого варіанта.

Як долучити додатковий документ про стаж

До речі, щойно попереднє звернення буде опрацьовано, можна додати сканкопії іншого документа. Це не важко.

Якщо сканкопію додаватиме роботодавець, то у розділі «Комунікації з ПФУ» слід обрати «Відомості про трудові відносини робітника (трудова книжка)», заповнити загальні дані про працівника. Далі перейдіть в скан-копії документів і там оберіть кнопку «Додати файл». В діалоговому вікні оберіть необхідний документ, наприклад, диплом, і завантажте відсканований файл. Можна додати одночасно до 50 файлів. Прикріпіть файли з дипломом та додатком, далі натискаєте кнопку «Підписати та відправити до ПФУ».

Якщо сканкопії долучатиме працівник сам за себе, то аналогічні дії слід виконати в своєму особистому кабінеті в розділі Комунікації з ПФУ. Обираємо пункт «Відомості про трудові відносини», даємо згоду на обробку персональних даних і натискаємо кнопку «Додати файл». В меню обираємо необхідний документ, завантажуємо відскановані документи, натискаємо кнопку «Підписати та відправити до ПФУ».

Висновки

1. Сканкопії трудової книжки передають на вебпортал ПФУ один раз.
2. Якщо звернення знаходиться в обробці, то додати сканкопію іншого документа поки не вийде. Треба дочекатися завершення опрацювання попереднього звернення.
3. Якщо сканкопії будуть опрацьовані після десятого червня, це не призведе до штрафів чи втрати стажу.

Яна ЯРОШЕНКО, експерт з трудового права, кадрового та військового обліку

Мінікурси на тему:

Сканування трудових книжок після 10.06: чи можна подати скани, чи згорає стаж у разі неоцифрування

Оцифрували трудову книжку: що означають статуси та як перевірити результат

Сканування трудових книжок до 10.06.2026: готові рішення для проблемних питань

Сканування трудової книжки – 2026: дедлайн та його продовження, гід для роботодавця – ФОП, юрособи

Статті та консультації на тему:

Сканування трудової книжки: кому встигнути до 10 червня, втрата стажу та штрафи

Сканування трудової книжки: новий дедлайн, зміни, дві трудові та процедура

Скануємо трудові книжки: розбір гарячих питань

ПФУ довго опрацьовує сканкопії трудової книжки: чи подавати їх заново

Оцифрування трудової книжки: що робити в нестандартних ситуаціях

Чи подавати сканкопії наказів на вебпортал ПФУ після 10.06.2026

Чи видавати наказ про перехід на електронні трудові книжки з 11.06.2026

Як видати трудові книжки після 10.06: по заяві чи без

ПФУ не приймає сканкопію диплома: що робити