Трудова книжка
01.06.2026
Що робити, якщо ПФУ не приймає скани трудової та інших документів
До завершення граничного строку для подання сканкопій трудових книжок залишилося кілька днів. Що робити, якщо ви вже подали сканкопії, вони знаходяться на розгляді ПФУ, але виникла необхідність додати сканкопії інших документів чи переподати деякі сторінки? Давайте розбиратися
- Трудову книжку скануємо один раз
- Нюанси опрацювання сканкопій ПФУ
- Коли ПФУ не приймає сканкопії документів про стаж
- Способи долучити додатковий документ про стаж
- Як долучити додатковий документ про стаж
- Висновки
Трудову книжку скануємо один раз
Відповідно до п. 6 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою правління ПФУ від 12.03.2021 №11-1:
Відомості про трудову діяльність працівника подаються одноразово.
Якщо ви вже подавали сканкопії трудової книжки працівника, наприклад, ще у 2021 році, то більше сканувати трудову книжку не потрібно. Аналогічно, якщо трудову сканував попередній роботодавець: новий роботодавець трудову книжку заново не сканує.
Нюанси опрацювання сканкопій ПФУ
У п. 2 постанові Правління ПФУ від 01.06.2022 № 8-3 визначено:
2. Установити, що відомості про трудову діяльність працівника, фізичної особи - підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі подаються <...> з урахуванням першочергового подання та опрацювання відомостей про трудову діяльність осіб, яким до настання права на пенсію за віком відповідно до частини першої статті 26 Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» залишилося 2 і менше років, та про трудову діяльність осіб за період до 01 липня 2000 року.
Як бачимо, є настанова для ПФУ першочергово опрацьовувати ті звернення, що стосуються:
- осіб, яким до настання права на пенсію за віком залишилося 2 і менше років;
- трудової діяльності осіб за період до 01 липня 2000 року.
Щодо інших звернень жодних строків опрацювання не встановлено.
Тож наразі через високу завантаженість працівників сканкопії обробляються і декілька місяців. Зауважте, що це – не порушення.
Навіть якщо станом на 10.06.2026 сканкопії будуть зі статусом «В роботі» – це не призведе до штрафів чи втрати стажу. Детально статуси звернення обговорювали на мінікурсі.
Коли ПФУ не приймає сканкопії документів про стаж
А тепер прикладна ситуація. Ви передали сканкопію трудової книжки, але працівник просить долучити сканкопію диплома, щоб підтвердити стаж за період навчання. Або якийсь інший документ, що підтверджує стаж та передбачений Порядком підтвердження наявного стажу роботи для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженим постановою КМУ від 12.08.1993 № 637.
Ще варіант, якщо ви помітили, що сканкопії деяких сторінок нечіткі, на них обрізана необхідна інформація або взагалі пропущені заповнені сторінки. Логічне бажання: зробити сканкопію такого документа і долучити його додатково. Але на практиці ПФУ не приймає таку сканкопію.
Пояснення просте: поки ПФУ не завершить опрацювання раніше поданих документів, система порталу не дозволяє подати новий пакет документів, зокрема диплом. Ідентифікатором виступає ідентифікаційний код працівника, тож поки не обробиться попереднє звернення нічого додати не можна.

Способи долучити додатковий документ про стаж
Найпростіший спосіб – чекати, коли буде оброблено передані сканкопії і вже потім долучити нові сканкопії чи переподати звернення. Ще раз підкреслюємо: навіть якщо опрацювання відбудеться після десятого червня, наслідків не буде. Ба більше, за роз’ясненнями ПФУ та з урахуванням анонсованих змін в чинному законодавстві, подати сканкопії можна буде і після цієї дати. До штрафів чи втрати стажу це не призведе.
Є ще один варіант, але він, скоріш, перспективний.
Нагадаємо, що подати сканкопії може як працівник сам за себе, так і роботодавець. Так от, якщо сканкопію трудової книжки подавав роботодавець, то спробувати додати сканкопію диплома чи іншого документа може сам працівник за себе. Тобто зі свого особистого кабінету. Або ж навпаки. Якщо трудову оцифровував працівник, то додати сканкопію іншого документа можна попросити роботодавця.
Але зверніть увагу. Наразі система все одно не пропустить подання сканкопій нових документів, поки не буде завершено обробку попереднього звернення. Водночас ми б не відкидали такий варіант. Адже інтерфейс порталу постійно оновлюється і цілком можливо, що і цей спосіб запрацює. А якщо ні – тоді повертаємося до першого варіанта.
Як долучити додатковий документ про стаж
До речі, щойно попереднє звернення буде опрацьовано, можна додати сканкопії іншого документа. Це не важко.
Якщо сканкопію додаватиме роботодавець, то у розділі «Комунікації з ПФУ» слід обрати «Відомості про трудові відносини робітника (трудова книжка)», заповнити загальні дані про працівника. Далі перейдіть в скан-копії документів і там оберіть кнопку «Додати файл». В діалоговому вікні оберіть необхідний документ, наприклад, диплом, і завантажте відсканований файл. Можна додати одночасно до 50 файлів. Прикріпіть файли з дипломом та додатком, далі натискаєте кнопку «Підписати та відправити до ПФУ».
Якщо сканкопії долучатиме працівник сам за себе, то аналогічні дії слід виконати в своєму особистому кабінеті в розділі Комунікації з ПФУ. Обираємо пункт «Відомості про трудові відносини», даємо згоду на обробку персональних даних і натискаємо кнопку «Додати файл». В меню обираємо необхідний документ, завантажуємо відскановані документи, натискаємо кнопку «Підписати та відправити до ПФУ».
Висновки
- Сканкопії трудової книжки передають на вебпортал ПФУ один раз.
- Якщо звернення знаходиться в обробці, то додати сканкопію іншого документа поки не вийде. Треба дочекатися завершення опрацювання попереднього звернення.
- Якщо сканкопії будуть опрацьовані після десятого червня, це не призведе до штрафів чи втрати стажу.
Яна ЯРОШЕНКО, експерт з трудового права, кадрового та військового обліку
Мінікурси на тему:
Сканування трудових книжок після 10.06: чи можна подати скани, чи згорає стаж у разі неоцифрування
Оцифрували трудову книжку: що означають статуси та як перевірити результат
Сканування трудових книжок до 10.06.2026: готові рішення для проблемних питань
Сканування трудової книжки – 2026: дедлайн та його продовження, гід для роботодавця – ФОП, юрособи
Статті та консультації на тему:
Сканування трудової книжки: кому встигнути до 10 червня, втрата стажу та штрафи
Сканування трудової книжки: новий дедлайн, зміни, дві трудові та процедура
Скануємо трудові книжки: розбір гарячих питань
ПФУ довго опрацьовує сканкопії трудової книжки: чи подавати їх заново
Оцифрування трудової книжки: що робити в нестандартних ситуаціях
Чи подавати сканкопії наказів на вебпортал ПФУ після 10.06.2026
Чи видавати наказ про перехід на електронні трудові книжки з 11.06.2026
Як видати трудові книжки після 10.06: по заяві чи без
ПФУ не приймає сканкопію диплома: що робити
✨ Новинка! Представляємо новий сервіс – перший кадровий АІ-Консультант. Ознайомтесь із його можливостями вже зараз за посиланням
Інше
15.10.2026
Обирайте теми майбутніх вебінарів! Ваші пропозиції – наша дія
Ваші професійні виклики – наш пріоритет! Ми хочемо, щоб наші безкоштовні вебінари приносили максимум користі. Пройдіть опитування, поділіться своїми побажаннями – і ми створимо заходи, які точно відповідатимуть вашим запитам! Пройдіть опитування на Telegram-каналі Kadroland Live за хвилину – отримаєте користь на роки

Воєнний стан
15.10.2026
Граничний вік мобілізації можуть зменшити до 55 років: ініціативу має розглянути Кабмін
Знизити граничний вік мобілізації до 55 років і дозволити військовослужбовцям цього віку звільнятися за власним бажанням – такі пропозиції містить петиція, яка набрала понад 25 тисяч голосів. До завершення збору підписів залишається 12 днів. Далі на ініціативу має відповісти Кабмін

Охорона праці
15.10.2026
Укриття на підприємстві: МВС пояснило, скільки місць потрібно передбачити
МВС надало роз’яснення щодо визначення потреби в первинних (мобільних) та найпростіших укриттях на об’єктах із масовим перебуванням людей. Кількість місць пропонують розраховувати з урахуванням максимальної одночасної кількості працівників, відвідувачів та інших осіб, зокрема пікового навантаження у вихідні й святкові дні. Критерії та правила, які варто врахувати роботодавцям – далі

Військовий облік
15.10.2026
Відстрочка через ЦНАП недоступна для частини військовозобов’язаних: чому зупиняють рух заяв
Військовозобов’язані, які перебувають на обліку в релокованому ТЦК та СП, стикаються з проблемою під час оформлення відстрочки через ЦНАП: програма зупиняє рух їхніх заяв. Адвокат вважає, що така підстава не передбачена законодавством

Умови праці
15.10.2026
Переведення та зміна умов праці під час воєнного стану: які ризики врахувати
Переведення працівника на іншу роботу, зміна зарплати або графіка під час воєнного стану мають свої процедурні нюанси та обмеження. Коли роботодавець може діяти без згоди працівника, чи потрібно попереджати про нові умови за два місяці та які наслідки матиме відмова працівника продовжувати роботу? Ключові правила та ризики – у роз’ясненні Держпраці

Звільнення
15.10.2026
Вихідна допомога при звільненні працівника: кому та скільки виплачувати
Останнім часом доводиться чимало чути про звільнення персоналу, в першу чергу через руйнування бізнесу. А як ви знаєте в окремих випадках при розірванні трудових договорів законодавство зобов’язує роботодавців виплатити працівникам вихідну допомогу. Це – державна гарантія прав працівників. Сума цієї допомоги залежить від підстави для припинення трудових відносин. Ігнорування правил, що регулюють виплату вихідної допомоги, може спричинити накладення фінансових стягнень на підприємство та інші додаткові витрати. Тож сьогодні говоримо про правила виплати вихідної допомоги

Звільнення
15.10.2026
Звільнення за прогул: які вимоги має виконати роботодавець
Працівника можна звільнити за прогул, але роботодавець має дотриматися чіткої процедури. Важливо правильно зафіксувати відсутність, з’ясувати її причини, отримати письмові пояснення працівника та вкластися у встановлені строки

Військовий облік
15.10.2026
Однакові підстави для відстрочки та звільнення зі служби: від якої умови відмовився Офіс військового омбудсмана
Офіс військового омбудсмана запропонував зрівняти підстави для відстрочки та звільнення з військової служби, але одна з умов викликала найбільше запитань у родин. Тепер Офіс повернувся до початкової ідеї. Що саме змінилося?

Посадові інструкції
15.10.2026
Робоча інструкція двірника
Робоча інструкція двірника визначає його основні трудові обов’язки, права, відповідальність і кваліфікаційні вимоги відповідно до ДКХП. Наведений зразок допоможе розробити та оформити робочу інструкцію з урахуванням особливостей роботи на підприємстві

Бронювання
15.10.2026
350 тисяч заброньованих не означає 350 тисяч військових: нардепи вимагають змін у бронюванні
50 народних депутатів звернулися до Прем’єр-міністра щодо перегляду підходів до бронювання. Механічне скорочення кількості заброньованих не гарантує відповідного приросту особового складу війська та може вдарити по критичних підприємствах. Водночас депутати вимагають скасувати координаційні ради й надати дані про чисельність громадян, які ухиляються від мобілізації

Соціальне страхування / Пенсії
15.10.2026
10 місячних пенсій при виході на пенсію: чи потрібен безперервний стаж
Для отримання одноразової грошової допомоги в розмірі 10 місячних пенсій важливий страховий стаж на посадах, що дають право на пенсію за вислугу років. ПФУ пояснив, чи обов’язково він має бути безперервним та скільки років стажу потрібно чоловікам і жінкам

Військовий облік
15.10.2026
В «Резерв+» 15 жовтня не оновлюється е-ВОД: як діяти
Користувачі «Резерв+» 15 жовтня повідомляють про технічну помилку під час оновлення електронного військово-облікового документа. У Підтримці Резерв+ підтвердили тимчасову проблему та порадили скористатися сервісом пізніше. Розповідаємо, що робити, якщо е-ВОД не оновлюється та де взяти його попередньо сформований PDF

Військовий облік
15.10.2026
«Звернення ТЦК до Нацполіції» у заброньованого працівника в Резерв+ у 2026 році: алгоритм дій роботодавця
У заброньованого працівника, через деякий час у Резерв+ з'явилося позначка «Наявна інформація про звернення ТЦК до Нацполіції (неприбуття за повісткою)», виявлено відповідальною особою під час внутрішнього звіряння. Які дії відповідальної особи та роботодавця?

Відпустки
15.10.2026
Відпустка за 2 – 3 дні: коли можна виплатити відпускні пізніше
Працівник просить надати відпустку в стислі строки та виплатити відпускні не до її початку, а в день відпустки або наступної виплати зарплати. ФПУ пояснила, коли така домовленість має юридичну силу, як її оформити та чи потрібно зазначати дату виплати відпускних у наказі про відпустку

Охорона праці
15.10.2026
Працівники підрядника на території підприємства: як розмежувати інструктажі та відповідальність
Працівники підрядника на території підприємства мають пройти належні інструктажі та допуск до робіт. Самих підписів у документах недостатньо: важливо визначити обов’язки кожної сторони. Нижче розписано, як розмежувати інструктажі та відповідальність замовника і підрядника за етапами допуску








