
Трудова книжка
29.05.2026
Чи подавати сканкопії наказів на вебпортал ПФУ після 10.06.2026
Чи повинен кадровик після 10.06.2026 передавати сканкопії наказів про прийняття, звільнення, переведення на вебпортал ПФУ?

👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:
Спеціально – ні, тільки за необхідності.
Відповідно до ст. 48 Кодексу законів про працю України:
Облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування у порядку, визначеному Законом України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування».
Тобто обов'язок роботодавця також полягає у веденні електронної трудової книжки працівників.
Але, як правило, такі відомості (про прийняття, звільнення, переведення) подаються на портал ПФУ за допомогою зарплатної звітності (зокрема, додатка Д5 до Податкового розрахунку).
Водночас деякі відомості слід вносити окремо шляхом подання xml-файлу або через додавання записів, до яких додають скан-копії наказів. Детально про це говорили на мінікурсі.
Роботодавець зобов'язаний надавати відомості про трудову діяльність найманих працівників в електронному форматі, робити записи про прийняття на роботу, переведення чи звільнення, строкову військову службу, інші події.
Так, відповідно до п. 8 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою правління ПФУ від 12.03.2021 №11-1:
8. У разі відсутності в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відомостей про прийняття на роботу, переміщення з одного структурного підрозділу до іншого або переведення на іншу постійну посаду або роботу, звільнення, поновлення на роботі, призупинення/відновлення дії трудового договору, а також про присвоєння, зміну або позбавлення рангу, розряду, класу, звання, категорії, складання присяги, стажування, навчання тощо відповідні відомості подаються страхувальником через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України в електронній формі з обов’язковим накладанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, страхувальником або представником страхувальника, якому керівником страхувальника делеговані відповідні повноваження, шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника.
Крім того, ст. 20 Закону України від 08.07.2010 № 2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» (далі – Закон про ЄСВ), передбачено:
З метою обліку в електронній формі відомостей про трудову діяльність працівника страхувальник подає відомості про працівника щодо переведення на іншу роботу (посаду), звільнення, поновлення на роботі, призупинення/поновлення дії трудового договору, а також про присвоєння, зміну або позбавлення рангу, розряду, класу, звання, категорії, складення присяги, належності або неналежності осіб, які працюють, у тому числі підприємців, або забезпечують себе роботою самостійно, до професійних спілок та/або до осіб, які підлягають обов’язковим медичним оглядам.
В Законі №2464 та Порядку №11-1 строків подання таких відомостей не встановлено. Але передати їх роботодавець може тільки в період трудових відносин. Електронну трудову книжку продовжуємо вести й після 10.06.2026.
Джерело: kadroland
Брошури та чеклісти:
Мінікурси на тему:
Як вести електронну трудову, що робити кадровику після 10.06.2026
Статті та консультації на тему:
Виправлення записів у електронній і паперовій трудовій книжці
Електронна та паперова трудова книжка: сканування, записи, зберігання та подання відомостей до ПФУ
Трудова книжка у 2025 році: зберігання, записи, електронне наповнення
Різниця між оцифрованою та електронною трудовою книжкою
Помилка в імені у трудовій книжці: як виправити та чи потрібно повторно сканувати для ЕТК
✨ Новинка! Представляємо новий сервіс – перший кадровий АІ-Консультант. Ознайомтесь із його можливостями вже зараз за посиланням
Оплата праці
30.08.2026
Чи може цивільна дружина отримати зарплату та компенсацію за відпустку померлого працівника
Чи може цивільна дружина (офіційно не перебували у шлюбі) померлого працівника отримати компенсацію за невикористану відпустку та заробітну плату померлого? Які документи при цьому вона повинна надати?

Військовий облік
30.08.2026
Списки в Дії не збігаються зі списками за додатком 5: чи є це порушенням
Зробили в Дії запит на отримання відомостей із Реєстру «Оберіг». Навіть якщо не враховувати осіб, які не підлягають військовому обліку, отримані відомості все одно не збігаються зі списками за додатком 5. Адже у списках ми зберігаємо звільнених працівників до кінця року, а у відомостях із Дії їх немає. Що робити в такій ситуації?

Військовий облік
30.08.2026
Заброньованому прийшла повістка і розпорядження: як правильно відповісти ТЦК
Підприємство отримало розпорядження ТЦК про оповіщення заброньованого працівника та повістку для вручення йому. Чи потрібно вручати повістку, якщо працівник має чинне бронювання? Чи можна повідомити ТЦК про бронювання і не направляти працівника?

Відповідальність / Перевірки
29.08.2026
Перевірка ТЦК і відсутність офісу: що робити, якщо всі працюють онлайн
Наше підприємство включили до плану перевірок ТЦК на вересень. Проте в офісі давно ніхто не працює: усі працівники переведені на дистанційну роботу з міркувань безпеки. Як у такому разі проходитиме перевірка та що потрібно зробити підприємству?

Військовий облік
28.08.2026
Роздруківка з «Резерв+» замість супровідного листа: що подавати разом з додатком 4
У працівника в «Резерв+» відсутня інформація про проходження військової служби, бронювання та відстрочки. Чи можна не формувати супровідний лист до додатка 4, а просто додати роздруківку з QR-кодом?

Календар кадровика
28.08.2026
З 1 вересня: 11 важливих дат та інші зміни, про які має пам’ятати кадровик
З 1 вересня необхідно підняти зарплату заброньованим працівникам. Якщо ж критичність не було підтверджено, то це треба терміново відобразити в Списках військового обліку. Загалом ми нарахували 11 дедлайнів у вересні, за якими треба стежити кадровику, щоб не пропустити щось важливе і не наразитися на штрафи? Про це – у статті

Відповідальність / Перевірки
28.08.2026
Нові обмеження для ухилянтів та осіб у СЗЧ: які держпослуги можуть стати недоступними
В Україні обговорюють нові обмеження для ухилянтів і військовослужбовців, які самовільно залишили частину. Народний депутат Олександр Федієнко розповів, які державні та банківські послуги можуть стати для них недоступними

Умови праці
28.08.2026
Новий графік роботи з 01.09.2026: порядок дій і попередження працівників
Яка правильна послідовність дій, якщо певному підрозділу ми хочемо встановити графік роботи з 08:00 до 17:00 (замість графіка з 09:00 до 18:00). Як правильно встановити, попередити (та за скільки) про нововведення працівників?

Бронювання
28.08.2026
Коли роботодавець може анулювати бронювання працівника: рішення суду
Лікар оскаржив анулювання бронювання, посилаючись на те, що лікарня не втратила статусу критично важливого підприємства, а умови його праці не змінилися. Суд дійшов іншого висновку та пояснив, коли керівник критично важливого підприємства може анулювати бронювання працівника

Бронювання
28.08.2026
25-річного працівника можуть мобілізувати раніше, ніж роботодавець встигне оформити бронювання
День 25-річчя може стати критичним для працівника важливого підприємства: до цього дня його не можна забронювати через статус призовника, а після – вже можуть мобілізувати. Чому між зміною статусу та оформленням бронювання виникає небезпечне «вікно ризику»

Лікарняні / Страховий стаж
28.08.2026
Переведення з основного місця роботи на сумісництво без звільнення: як сформують лікарняний
У своєму листі від 25.08.2026 №2800-030301-8/65494 Пенсійний фонд України надав роз’яснення щодо формування листків непрацездатності за основним місцем роботи та за сумісництвом, зокрема у разі зміни трудових відносин застрахованої особи

Відпустки неоплачувані
28.08.2026
Заява та наказ на відпустку без збереження зарплати за сімейними обставинами: зразки та шаблони
Працівник час від часу просить надати йому кілька днів відпустки без збереження зарплати. Чи можна так вчиняти? Скільки разів на рік можна надавати таку відпустку? Як усе оформити? До вашої уваги – відповіді на ці та інші запитання. І звісно ж ваші улюблені зразки та шаблони документів від нашого сервісу «Документ»

Інше
28.08.2026
Увага, фейковий Електронний реєстр апостилів: як не віддати шахраям свої дані
Мін’юст виявив вебресурс, який імітує офіційний Електронний реєстр апостилів та може використовуватися для введення громадян в оману і збору персональних даних. Як розпізнати фейковий сайт та де безпечно перевірити апостиль

Відповідальність / Перевірки
28.08.2026
У штатному розписі немає прізвищ працівників: чи може ТЦК оштрафувати за це
ТЦК під час перевірки вимагав надати штатний розпис із прізвищами працівників. Підприємство його не надало, оскільки у штатному розписі прізвища не зазначаються. Перевірку завершили та повідомили, що акт надішлють пізніше. Чи можуть відсутність прізвищ у штатному розписі визнати порушенням і застосувати штраф?









