Kadroland | Останній день оцифрування трудових – 10.06: ризики для стажу, видача трудових працівникам

10 червня – рубіжна дата, до якої треба передати сканкопії трудової книжки на вебпортал ПФУ. Сьогодні поговоримо, що буде зі стажем, якщо трудова не оцифрована чи скани «зависли». А також зосередимося на організаційних питаннях, які пов’язані із видачею трудових книжок після 10 червня. Які документи зібрати та які підготувати? Чи можна надіслати трудові книжки? Що робити після 10.06.2026 з трудовими книжками мобілізованих? Правила і конкретні поради вже готові

Рубіжна дата – 10.06.026

Дива не сталося, зараз можемо вже констатувати, що масштабна компанія з оцифрування трудових книжок офіційно має завершитися до 10.06.2026. Нагадаємо, що був законопроєкт яким пропонувалося продовжити строк оцифрування трудових книжок, але ходу йому не дали.

Можна дискутувати з приводу того, який останній день подання сканів трудової книжки – 9 червня чи 10 червня. Проте, чи варто? Адже за завірянням фахівців ПФУ, оцифрувати трудові книжки можна й після 10.06.2026. При цьому закликають це робити через електронні кабінети на порталі Пенсійного фонду, а не на очних прийомах у відділеннях ПФУ. До речі, на kadroland є курс про сканування трудових книжок з прикладами, як передати скани через кабінет страхувальника або кабінет застрахованої особи й перевірити статуси оцифрування.

Що буде зі стажем, якщо трудова не оцифрована

А тепер про стаж. Станом на 10.06.2026 скани трудових книжок та інших документів можуть бути передані на портал Пенсійного фонду, але так й зависнути з позначкою «У роботі» або іншим подібним статусом. Не панікуйте, такі скани будуть опрацьовані фахівцями ПФУ. Детально статуси та наслідки розбирали на мінікурсі.

Ще бувають ситуації, коли скани трудової книжки завантажені на портал ПФУ й вже після цього стало зрозуміло, що потрібно додати скани інших документів, що впливають на стаж. Їх можна додати після опрацювання сканів саме трудової книжки навіть, якщо подія відбувається вже після 10 червня. Деталі – тут.

Ще одна ситуація. У працівника є значний стаж у трудовій книжці до 2004 року, але її скани взагалі не подавалися. Радимо це зробити й після 10 червня, але слід розуміти, що стаж до 2004 року не згорить, навіть якщо не виконати умову про оцифрування. Адже підтвердженням стажу до 2004 року перш за все є паперова трудова книжка. Ризик неоцифрування – затягування призначення пенсії за віком.

Чи обов’язково видавати паперові трудові книжки після 10.06.2026

Відповідно до Прикінцевих та перехідних положень Закону України від 05.02.2021 № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» прямо зазначено:

Після завершення цих робіт наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис

Отже, після 10 червня 2026 року паперові трудові книжки, що зберігаються на підприємстві, доцільно видати працівникам на руки.

Чи можна продовжувати зберігати трудову книжку за заявою

На нашу думку, продовжувати зберігати трудові книжки на підприємстві не можна, навіть за заявою працівника.

Виключення становлять випадки, коли трудова книжка не може бути видана / надіслана працівнику, наприклад, працівник мобілізований і відсутня нотаріальна довіреність для отримання трудової книжки родичами.

Дедлайн для видачі трудових книжок

Організовано видати трудові книжки працівникам можна з 11.06.2026. А от граничний строк не зазначений.

Чи потрібна заява від працівника

Рекомендуємо отримати від працівників заяви з проханням видати їм трудові книжки на руки. Це не є прямою вимогою законодавства, але це звичайна практика, оскільки підтверджує волевиявлення працівника та мінімізує можливі спірні ситуації.

Чи видавати наказ

Прямої вимоги щодо обов’язкового наказу законодавство не містить, однак для організації процесу та з метою підтвердження підстав видачі трудових книжок доцільно видати наказ керівника.

У наказі доцільно:

послатися на Прикінцеві та перехідні положення Закону України від 05.02.2021 № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі»;
визначити відповідальних осіб;
встановити порядок видачі трудових книжок працівникам.

Якщо це індивідуальний наказ про видачу трудової книжки конкретному працівникові, то його варто класифікувати, як кадровий наказ тимчасового строку зберігання.

Якщо це загальний безособовий наказ про видачу трудових усім працівникам, то це наказ з адміністративно-господарських питань.

Заповнення графи 13 Книги обліку руху трудових книжок

При видачі паперової трудової книжки працівнику необхідну заповнити Книгу обліку руху трудових книжок:

в графі 12 «Дата і підстава видачі працівнику трудової книжки при звільненні», як правило, зазначають дату і підставу видачі працівнику трудової книжки при звільненні. В нашому випадку рекомендуємо зазначити фактичну дату видачі, а як підставу зазначити «за заявою», якщо також вважаєте, що вона потрібна, або реквізити наказу;
в графі 13 «Розписка працівника в отриманні трудової книжки» працівник має проставити підпис.

Як видати трудову книжку, якщо облік не вівся, розглядали тут. А як видавати трудові книжки, прийняті на зберігання після 10.06.2021, говорили тут.

Чи можна видати трудову книжку родичу працівника

За роз’ясненнями Держпраці, якщо в разі звільнення працівник не може з’явитися особисто на підприємство для отримання трудової книжки, він має право довірити одержання трудової книжки третій особі.

При цьому:

Якщо довіреність відповідає вимогам законодавства, то за умови надання представником документа, що посвідчує його особу, роботодавець може видати йому трудову книжку довірителя, залишивши для зберігання на підприємстві оригінал або належним чином засвідчену копію довіреності та копію документа, що посвідчує особу представника. У Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них зазначається, що трудову книжку видано на підставі довіреності, вказавши прізвище та ініціали отримувача та реквізити довіреності

Отже, для отримання трудової книжки третя особа повинна надати роботодавцю:

копію документа, що посвідчує особу представника;
копію довіреності.

Причому Держпраці підкреслює, що довіреність має бути нотаріально завірена:

Також трудову книжку можна видати довіреній особі за нотаріально посвідченою довіреністю

Вважаємо, що аналогічні правила діють і в разі видачі трудових книжок після 10.06.2026 без звільнення.

Чи буде штраф, якщо видати трудову книжку за «звичайною» довіреністю, писали тут.

Чи може роботодавець надіслати трудову книжку поштою

Нормативно ця ситуація не врегульована. Але, на нашу думку, в загальному наказі можна передбачити й умови пересилання трудових книжок працівникам після 10.06.2026.

Вважаємо, що треба діяти за аналогією з пересиланням трудової книжки при звільненні працівника.

Відповідно до п. 4.2 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58:

Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається тільки за письмовою згодою працівника

Для цього необхідно надати працівникам, які станом на 10.06.2026 не можуть особисто отримати трудові книжки, повідомлення про можливість надсилання трудової книжки.

Якщо працівник згоден, то від нього обов’язково слід отримати заяву, в якій має бути зазначено:

повну поштову адресу, куди висилати трудову книжку;
згоду на пересилання трудової книжки на цю адресу.

Зверніть увагу:

трудову книжку можна пересилати Новою поштою / Укрпоштою / іншим поштовим оператором;
нормативно пересилання трудової книжки на поштомат не передбачено. Деталі – тут;
трудову книжку за погодженням із працівником можна надсилати й за кордон.

Усі документи, пов’язані з пересиланням трудової книжки поштою (заява працівника, квитанція (чек) про відправлення листа, опис вкладення, повідомлення про вручення із розпискою про отримання), зберігайте разом із Книгою обліку. Наприклад, у спеціальному конверті, прикріпленому до внутрішнього боку обкладинки Книги обліку руху трудових книжок.

В трудовій книжці працівника запис про видачу на руки не роблять.

Висновки

Після 10.06.2026 доцільно видати трудові книжки на руки працівникам.
Для видачі рекомендуємо отримати заяву від працівника та видати наказ.
Про видачу трудової книжки працівник має поставити підпис в Книзі обліку руху трудових книжок.
Трудову книжку можна видати родичу працівника тільки за нотаріальною довіреністю.
Трудову книжку можна вислати поштою. Для цього треба діяти за алгоритмом, передбаченим для пересилання трудової книжки при звільненні.