Що перевіряє Державна аудиторська служба у кадровика: які документи підготувати

👆 Таке питання надійшло до сервісу «AI-Консультант». Наш AI-Консультант проаналізував ситуацію та надав детальну відповідь 🤖, яку перевірили експерти редакції:

Держаудитслужба перевіряє у кадровика насамперед те, що впливає на фінансову дисципліну: наявність і правильність оформлення кадрових документів, які підтверджують законність витрат на оплату праці, а також виконання вимог щодо організації роботи з персоналом і військового обліку. Особливо уважно слід підготувати документи щодо штатного розпису, прийняття та звільнення працівників, табелі, нарахування зарплати, кадрові накази й документи з військового обліку.

Обґрунтування

Держаудитслужба здійснює державний фінансовий контроль. Вона перевіряє використання коштів, дотримання фінансової і бюджетної дисципліни, правильність обліку та звітності підконтрольних установ. Це випливає із її завдань та повноважень, визначених Положенням про Держаудитслужбу, зокрема права перевіряти грошові та бухгалтерські документи, звіти, кошториси тощо і фактичну наявність цінностей.

У частині кадрової роботи Держаудитслужба цікавиться тим, що пов’язано з витратами на оплату праці й використанням праці. Це документи, без яких неможливо обґрунтувати нарахування та виплату зарплати, доплат, премій, надбавок, відпускних, лікарняних, компенсацій тощо. Також важливими є документи, що підтверджують фактично відпрацьований час, перебування у відпустках, відрядженнях, простоях.

Крім фінансових аспектів, Держаудитслужба перевіряє організацію роботи з кадрами. Вона має право добирати кадри до апарату і координує роботу з підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації, а також організує ведення діловодства та архівне зберігання документів. Це опосередковано означає, що при перевірці можуть оцінювати, чи належно організовані кадрові процеси та облік.

Окремий блок – військовий облік, у якому Держаудитслужба залучає Держпраці. Представники Держпраці у складі комісій з перевірки стану військового обліку контролюють дотримання трудового законодавства та ведення військового обліку працівників на підприємстві, у тому числі наявність відповідних списків, відомостей, документів щодо бронювання тощо, згідно Порядку №1487.

З урахуванням повноважень Держаудитслужби та практики перевірок, для кадровика критичними є такі групи документів:

1. Чинний штатний розпис з окладами, доплатами і надбавками, що відповідають законодавчим гарантіям і фактичним виплатам. Документи про зміни структури і чисельності.
2. Накази (розпорядження) про прийняття, переведення, звільнення; заяви працівників; повідомлення до ДПС про прийняття; підстави звільнення, що збігаються з виплатами компенсацій.
3. Табелі обліку робочого часу з реальними даними про відпрацьовані години, відпустки, лікарняні, відрядження, простої тощо, узгоджені з розрахунковими відомостями.
4. Положення про оплату праці і преміювання; накази про встановлення окладів, доплат, надбавок, премій; розрахунково-платіжні відомості, розрахунки відпускних, лікарняних, компенсацій.
5. Графік відпусток; накази про надання відпусток; розрахунок і виплата відпускних; документи, що підтверджують пільгові відпустки.
6. Накази про відрядження, завдання на відрядження, звіти, авансові звіти, підтвердні документи, що обґрунтовують виплату добових і компенсацій.
7. Особові картки, особові справи, посадові інструкції, договори про повну матеріальну відповідальність, інші документи, що підтверджують обґрунтованість прийняття на посаду і рівня оплати.
8. Номенклатура справ, описи, акти передавання документів до архіву, дотримання строків зберігання кадрових і розрахункових документів.
9. Списки персонального військового обліку, накази про призначення відповідальних, журнали обліку, документи про бронювання, копії військово-облікових документів працівників та взаємодію з ТЦК.

Ці документи потрібно привести у відповідність між собою. Дані штатного розпису, наказів, табелів, розрахункових та бухгалтерських документів мають збігатися. Будь-які розбіжності між кількістю працівників, окладами, відпрацьованим часом і фактичною виплатою можуть стати підставою для зауважень та фінансових висновків.

У підсумку кадровику варто зосередитися на повноті і несуперечливості пакета документів, які підтверджують законність витрат на оплату праці і належну організацію роботи з персоналом та військовим обліком.

Джерело: AI-консультант kadroland

Схожі публікації:

Для українців за кордоном запрацювала цифрова платформа «Додому»: що вона пропонує

Чи обмежує форма №3-ПН роботодавця у пошуку працівників

КЕП по-новому: Мінцифри перенесло перехід на новий стандарт електронного підпису

Обирайте теми майбутніх вебінарів! Ваші пропозиції – наша дія

Які трудові права має працівник і чим не може нехтувати роботодавець