Списки персонального військового обліку-2024: особливості складання та реєстрації

Загальні вимоги законодавства

Правила військового обліку на підприємстві регламентуються такими нормами:

1. ст. 34 Закону України від 25.03.1992 №2232-XII «Про військовий обов'язок і військову службу» (далі - Закон №2232);
2. Порядком організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов'язаних та резервістів, затвердженим постановою КМУ від 30.12.2022 №1487 (далі - Порядок №1487).

Обов’язок роботодавця вести списки персонального військового обліку (далі – списки), передбачений п. 33 Порядку №1487, а також п. 34 Порядку №1487, згідно з якими роботодавець має забезпечити повноту і достовірність облікових даних, що вносяться до списків.

Зазначимо, що обов’язок роботодавців складати та затверджувати списки з’явився у 2023 році, з 5 січня 2023 року – дати набрання чинності Порядку №1487. Раніше такий облік здійснювався за допомогою особових карток працівників (типова форма № П-2, затверджена наказом № 495/656).

Правила складання списків

Правила складання та оформлення списків наведені, зокрема, у п. 36–43 Порядку №1487, а також є в інших пунктах цього документа. Форма, за якою мають складатися списки, наведена у додатку 5 до Порядку №1487.

При цьому 18.05.2024 постановою КМУ від 16.05.2024 №563 «Про внесення змін до Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів», було змінено перелік інформації, яка наводиться в облікових записах списків ПВО (додаток 5 до Порядку №1487)), а саме до деяких граф окремих списків потрібно вносити оновлену інформацію.

Списки необхідно складати окремо за чотирма групами:

1. перша – список персонального військового обліку військовозобов’язаних (резервістів) офіцерського складу;
2. друга – список персонального військового обліку військовозобов’язаних (резервістів) рядового, сержантського і старшинського складу;
3. третя – список персонального військового обліку військовозобов’язаних і резервістів з-поміж жінок;
4. четверта – список персонального військового обліку призовників.

Зверніть увагу, що у додатку 5 до Порядку №1487 наведено не тільки саму форму списків, а й переліки інформації, яка зазначається в облікових записах списку кожної групи. За допомогою цих переліків ви зможете бездоганно скласти списки.

Зауважимо, що у переліку інформації, яка зазначається в облікових записах списку персонального військового обліку військовозобов’язаних та резервістів офіцерського складу, графи 7, 9, 17 та у списку персонального військового обліку призовників графі 14 викладені в новій редакції.

Відомості щодо військовозобов’язаних, яким видано мобілізаційні розпорядження, виокремлюються у кожній групі за відповідними командами – у послідовності зростання нумерації команд. Особи, які проходять службу у військовому резерві, обліковуються як військовозобов’язані, яким видано мобілізаційні розпорядження (п. 36 Порядку №1487).

Крім того, інформація про кількість призовників, військовозобов’язаних і резервістів має вноситися до відомостей оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних і резервістів (далі – відомості). Ці відомості оформлюються відповідно Додатку 12 до Порядку №1487 і мають зберігатися разом зі списками.

Також особі, відповідальній за ведення військового обліку, необхідно пам’ятати, що до списків кожної групи формується справа, в якій зберігаються копії військово-облікових документів призовників, військовозобов’язаних і резервістів. Для формування таких справ потрібно зробити копії військово-облікових документів працівників (наприклад, у момент, коли ви оформлюєте працівника на роботу).

Крім того, в окремій справі необхідно зберігати копії військово-облікових документів громадян, які були виключені з військового обліку ТЦК і СП органами СБУ, підрозділами Служби зовнішньої розвідки, крім тих, які досягли граничного віку перебування в запасі (п. 38 Порядку №1487).

На підставі яких документів заповнюються списки?

Для складання списків будуть потрібні документи, які ви зазвичай перевіряєте у працівника, оформлюючи його на роботу, а саме: паспорт або інший документ, що посвідчує особу; довідка органу ДПС про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків; документи про освіту; військово-облікові документи.

Нагадаємо, що відповідно до п. 20 Порядку №1487 військовий облік ведеться на підставі даних паспорта громадянина України та військово-облікових документів. При цьому, згідно постанови КМУ від 16.05.2024 № 559 діє нова форма військово-облікового документу. Але військово-облікові документи, оформлені до набрання чинності цією постановою, вважаються дійсними на всій території України до видачі військово-облікового документа нового зразка.

Чи потрібно складати список певної групи, якщо на підприємстві немає працівників, що належать до цієї групи?

Ні, не потрібно. Якщо на вашому підприємстві немає працівників, які належать до відповідної групи, то список за цією групою ви не складаєте. Наприклад, якщо у вас нема військовозобов’язаних і резервістів з-поміж жінок, то список за третьою групою ви не складаєте

Кого з жінок потрібно включати до списків третьої групи?

Взяттю на військовий облік та відповідно включенню в список третьої групи підлягають жінки, які придатні до проходження військової служби за станом здоров’я та віком, які закінчили заклади професійної (професійно-технічної), фахової передвищої або вищої освіти та здобули медичну або фармацевтичну спеціальність (ч. 11 ст. 1 Закону №2232)

А жінки, які мають спеціальність та/або професію, споріднену з відповідною військово-обліковою спеціальністю, визначеною в Переліку №313, та придатні до проходження військової служби за станом здоров’я та віком, беруться на військовий облік військовозобов’язаних за їх бажанням.

Також слід враховувати, що у п. 51 оновленого Порядку №1487 виключено норму, яка визначала, що жінки, які здобули освіту за медичною або фармацевтичною спеціальністю та не перебували на військовому обліку у відповідних районних (міських) ТЦК та СП і не отримували військово-обліковий документ можуть працевлаштовуватися як невійськовозобов’язані до кінця 2026 року.

Отже, якщо у вас працюють або працевлаштовуються жінки з медичною або фармацевтичною спеціальність, то вони мають перебувати на військовому обліку та надати військово-обліковий документ.

Але не забувайте, що керівник підприємства, який приймає на роботу таких жінок, має повідомити про них ТЦК і СП (повідомлення здійснюється у довільній формі).

У якій формі потрібно вести списки – паперовій або електронній?

Списки та відомості оперативного обліку можна вести або в електронній, або в паперовій формі, або ж одночасно в електронній та паперовій формі (п. 39 Порядку №1487)

Форму ведення списків підприємство-роботодавець вибирає самостійно і закріплює цей порядок у власних внутрішніх документах (наприклад, у наказі).

Чи потрібно десь реєструвати списки?

Так, списки разом з відомістю оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів потрібно реєструвати в установленому порядку в службі діловодства підприємства (п. 40 Порядку №1487)

Нагадаємо, що такий порядок затверджується на підприємстві відповідно до вимог, встановлених Правилами № 1000/5. Так, правила реєстрації документів у діловодстві визначені гл. 3 розд. III Правил №1000/5. Відповідно до п. 7 гл. 3 розд. III Правил №1000/5, на підприємстві може застосовуватись одна з трьох форм реєстрації документів – журнальна, карткова або автоматизована (з використанням спеціальних комп’ютерних програм).

Якщо документообіг на підприємстві невеликий (до 600 документів на рік), то доцільно застосовувати журнальну форму реєстрації, використовуючи для цього форми журналів, наведених в додатках 5-7 Правил №1000/5.

Періодичність затвердження списків і внесення до них змін

Списки потрібно складати або оновлювати та затверджувати щороку до 25 січня (станом на 1 січня). Це визначено у п. 40 Порядку №1487. Списки та відомості оперативного обліку мають бути підписані керівником підприємства, установи, організації, а також особою, відповідальною за ведення військового обліку.

Отже, роботодавцю необхідно буде скласти списки станом на 1 січня 2025 року та підписати їх не пізніше 25 січня 2025 року

Підготовку до підписання списків можна розпочати заздалегідь, ще наприкінці року, адже роботодавцю потрібно перевірити:

1. чи всі працівники, які підлягають військовому обліку, включені до списків;
2. чи всі дані, включені до списків, відповідають дійсності;
3. чи всі зміни були відображені у списках.

Як часто потрібно вносити зміни у списки протягом року?

Зміни у списки необхідно вносити у 5-денний термін

Так, обов’язок вносити зміни у списки у разі прийняття на роботу або звільнення з роботи осіб, що підлягають військовому обліку, встановлений п. 41, 42 Порядку №1487. Відлік 5-денного терміну починається від дати видання відповідного наказу про прийняття або звільнення.

Крім внесення змін у списки та відомості, не забудьте проінформувати ТЦК та СП про прийнятих і звільнених працівників з-поміж осіб, які підлягають персональному військовому обліку. Повідомлення в Терцентр подається за формою, наведеною в Додатку 4 до Порядку № 1487.

Крім того, вносити зміни до списків необхідно у разі змін в облікових даних працівників, відносно яких здійснюється військовий облік (п. 34 Порядку №1487), а саме змін:

1. реквізитів паспорта громадянина України та паспорта громадянина України для виїзду за кордон;
2. адреси задекларованого/зареєстрованого місця проживання;
3. адреси місця фактичного проживання;
4. сімейного стану;
5. освіти;
6. місця роботи й посади.

Ці зміни також необхідно вносити до списків протягом 5 днів, але з дня подання працівником відповідних документів роботодавцю.

Про такі зміни теж потрібно повідомити ТЦК і СП за формою, наведеною в Додатку 4 до Порядку №1487. Повідомлення про ці зміни надаються щомісяця до 5 числа.

Чи потрібно кудись подавати затверджені списки?

Ні, списки складаються, підписуються, реєструються і зберігаються на підприємстві

А надати ці списки до Терцентру необхідно буде тільки, якщо буде призначене звіряння цих списків відповідно до п. 46 Порядку №1487. Таке звіряння здійснюється відповідно до графіка звіряння, затвердженого розпорядженням голови відповідної районної держадміністрації, міського голови.

Але якщо на підприємстві є працівники, які підлягають приписці до призовних дільниць та громадяни старшого віку, то таке підприємство зобов’язано щороку до 1 грудня подавати в ТЦК і СП списки цих працівників за формою, наведеною у Додатку 6 до Порядку №1487 (п. 34 Порядку №1487).

Цей список охоплює всіх громадяни України, яким у рік взяття на військовий облік виповнюється 17 років, незалежно від громадянства, відбування покарання в установах виконання покарань, стану здоров’я, постійного чи тимчасового проживання (роботи, навчання). Громадяни старшого призовного віку, які не перебувають на військовому обліку, також вносяться до цього списку, рік їх народження зазначається у графі 2.

Висновки

1. Списки складаються за формою, наведеною у додатку 5 до Порядку №1487, окремо за чотирма групами;
2. Перевіряти та підписувати списки підприємству необхідно щороку до 25 січня (станом на 1 січня);
3. До списків необхідно вносити зміни протягом 5-денного терміну.

Оксана КОВАЛЬЧУК, редактор kadroland

Таміла ВАХНЕНКО, редактор kadroland