Штатний розпис після скасування ГКУ з 28.08.2025: чи обов’язковий і як внести зміни

1. Штатний розпис «до» та «після» скасування ГКУ
2. Коли вносять зміни до штатного розпису
3. Як вносити зміни до штатного розпису
4. Висновки

Штатний розпис «до» та «після» скасування ГКУ

Наразі стаття 64 Господарського кодексу України (далі – ГКУ) надає право роботодавцям самостійно визначати організаційну структуру підприємства, встановлювати чисельність працівників. Але саме на підставі цієї норми та із посиланням на деякі підзаконні акти свого часу фахівці Мінпраці у листі від 27.06.2007 № 162/06/187-07 наголошували на обов’язковості складання штатного розпису роботодавцями.

Цитата:

Отже, з урахуванням необхідності врегулювання та забезпечення прав працівників на працю, захист від незаконного звільнення та оплату праці затвердження штатного розпису на підприємстві є обов'язковим, і відсутність останнього слід вважати порушенням вимог законодавства про працю, за яке роботодавець може нести адміністративну відповідальність відповідно до частини 1 статті 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення

Надалі на це вказувалося й у численних роз’ясненнях Мінсоцполітики (див. листи від 25.04.2013 №336/13/155-13, від 22.03.2012 № 42/06/186-12, вiд 28.12.2016 №1812/0/101-16/284, від 17.06.2008 р. № 165/06/186-08).

Тож до 28.08.2025 штатний розпис має бути.

Закон України від 09.01.2025 № 4196-IX «Про особливості регулювання підприємницької діяльності окремих видів юридичних осіб та їх об’єднань у перехідний період» (далі – Закон №4196) набуває чинності з 28.08.2025. З дня введення в дію цього Закону ГКУ втратить чинність.

Тож після 28.08.2025 дійсно підприємства можуть самі вирішувати, чи потрібен їм такий документ, як штатний розпис. Адже ані в Кодексі законів про працю України, ані в Законі України від 24.03.1995 № 108/95-ВР «Про оплату праці» чи інших законах, згадки про штатний розпис немає. А отже й штрафувати за відсутність штатного розпису не повинні.

Водночас для бюджетних установ його наявність регламентована абз. 2 п. 37 Порядку складання, розгляду, затвердження та основні вимоги до виконання кошторисів бюджетних установ, затвердженого постановою КМУ від 28.02.2002 № 228.

Та ми переконані – цей документ дійсно потрібен будь-якому роботодавцю. Все тому, що штатний розпис допомагає, зокрема, визначати:

1. структуру штатного складу працівників підприємства;
2. найменування професій (посад);
3. чисельність персоналу;
4. оклади за кожною професією (посадою);
5. розмір фонду оплати праці на місяць (а інколи й рік).

Отже, маємо справу із корисним з погляду організації праці, управління персоналом та фінансового планування документом. І як би ми його не називали (штатний розпис чи інакше) він потрібен насамперед роботодавцеві, а не контролерам.

Коли вносять зміни до штатного розпису

До штатного розпису вносять зміни з чималої кількості причин:

1. Зміна структури організації: створення або ліквідація структурних підрозділів, відділів.
2. Зміна чисельності працівників. Тобто коли додаємо або вилучаємо штатну одиницю, скорочуємо штат, збільшуємо/зменшуємо чисельність за окремою штатною одиницею.
3. Є потреба зміни умови оплати праці (підвищити або зменшити розмір основних складових – тарифних ставок, окладів, доплат тощо).
4. Потрібно змінити назви посад, зокрема, за для уточнення назви посади або приведення її назви до унормованого виду за Класифікатором професій ДК 003:2010.
5. У зв’язку із виконанням рішення суду, яким працівника поновлюють на посаді, яка була скорочена.

Частота змін до штатного розпису протягом року залежить виключно від необхідності обумовленої наведеними причинами.

Вносити ж зміни з тієї підстави, що з 28.08.2025 втрачає чинність ГКУ, потреби немає.

Як вносити зміни до штатного розпису

Внесення змін до штатного розпису оформлюють наказом керівника підприємства.

Самі ж зміни можна вносити двома способами:

Перший. Видаємо наказ про внесення змін до штатного розпису. Його використовують, коли змін небагато. Наприклад, вам потрібно змінити кількість штатних одиниць, додати або вивести одну/кілька штатних посад.

Зразок наказу про внесення змін до штатного розпису (створення нового відділу)

На практиці для зручності у такому випадку штатний розпис ведуть також за допомогою програмного забезпечення де відображено поточний стан на певну після унесення всіх змін.

Бажаєте досконало та автоматизовано формувати штатні розписи? Дивіться наш курс «Штатний розпис в Excel»

Другий. Видаємо наказ про затвердження нового штатного розпису і введення його в дію з певної дати поточного року. Зазвичай, так роблять коли зміни стосуються розмірів тарифних ставок (окладів) більшості чи усіх працівників підприємства. Але за невеликої кількості посад у штатному розписі роботодавці можуть використовувати виключно цей спосіб, як більш зручний.

Зразок наказу про затвердження штатного розпису

З огляду на сказане нами вище щодо необхідності штатного розпису, ми переконані доцільно і після 28.08.2025 продовжувати вносити зміни до штатного розпису так само як робимо це зараз.

Висновки

1. З 28.08.2025 законодавство не міститиме норми щодо обов'язкової наявності на підприємстві штатного розпису. Це фактично говоритиме про те що органи контролю не можуть вимагати його наявності.
2. Але для унормування кадрової роботи на підприємстві ліпше все ж мати штатний розпис як до, так і після 28.08.2025. Цей документ потрібен для планування роботи підприємства та витрат на оплату праці.
3. До 28.08.2025 ще є час і не виключено що законодавці унормують наявність штатного розпису для усіх роботодавців.

Джерело: kadroland

Шаблони та зразки документів:

Наказ про внесення змін до штатного розпису (зменшення посадового окладу за вакантною посадою)

Наказ про внесення змін до штатного розпису (виведення відділу)

Наказ про внесення змін до штатного розпису (створення нового відділу)

Наказ про внесення змін до штатного розпису у зв'язку із підвищенням мінімальної зарплати

Наказ про внесення змін до штатного розпису (збільшення штатних одиниць)

Наказ про внесення змін до штатного розпису (приведення у відповідність до КП)

Наказ про внесення змін до штатного розпису (виведення штатної одиниці)

Наказ про внесення змін до штатного розпису (введення нової штатної одиниці)

Наказ про внесення змін до штатного розпису та скорочення чисельності працівників у зв'язку з реорганізацією

Наказ про внесення змін до штатного розпису внаслідок зміни коду професійної назви роботи комірника

Наказ про затвердження штатного розпису (з 01.07.2025)

Статті та консультації на тему:

Штатний розпис: правила розробки та складання

Структура і штатна чисельність підприємства

Відео на тему:

Відеокурс: «Excel для кадровика: швидка допомога»

Внутрішній аудит кадрових документів: типові помилки та їх швидке виправлення

Брошури та чеклісти:

Навігатор кадровика «ТОП 10 документів про відпустки та штатний розпис»

Золота колекція «Бронювання, трудові книжки, графік відпусток та штатний розпис: запитання – відповіді + зразки документів»