Новорічні подарунки дітям: оформлюємо наказ

1. Що передбачено податковим законодавством
2. Спеціальне законодавство щодо новорічних подарунків
3. Відображення дитячих подарунків у звітності
4. Які відомості необхідно вказати у наказі
5. Висновки

Що передбачено податковим законодавством

Щоб правильно скласти наказ, необхідно урахувати норми податкового законодавства, бо операція з надання подарунків повинна бути правильно відображена в обліку.

Податок на доходи та військовий збір

Відповідно до пп. 165.1.39 Податкового кодексу України (далі – ПКУ) вартість дарунків – у частині, що не перевищує 25% однієї мінімальної заробітної плати (у розрахунку на місяць), встановленої на 1 січня звітного податкового року, за винятком грошових виплат у будь-якій сумі не включаються до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку.

Отже, якщо вартість подарунка у 2025 році не перевищує 2 000 грн (8000 грн х 25 %), то вартість такого подарунку не обкладають податком на доходи. Відповідно, в цьому випадку не утримуємо і військовий збір.

Увага! Правило, встановлене пп. 165.1.39 ПКУ, не стосується подарунків, виданих у грошовій формі

ЄСВ

Вартість подарунків до свят і квитків на видовищні заходи для дітей працівників не відносять до фонду оплати праці відповідно п. 3.23 Інструкції за статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 №5. Тому, вартість таких подарунків не є базою для нарахування ЄСВ, що підтверджується п. 8 розд. II Переліку видів виплат, що здійснюються коштом роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затвердженого постановою КМУ від 22.12.2010 № 1170.

Отже, варто врахувати ці нюанси під час складання наказу щодо організації вручення подарунків працівникам

Спеціальне законодавство щодо новорічних подарунків

В окремих випадках роботодавці можуть скористатися звільненням від оподаткування новорічних подарунків дітям на підставі Закону України від 30.11.2000 № 2117-III «Про звільнення від оподаткування грошових коштів, які спрямовуються на проведення новорічно-різдвяних свят для дітей та на придбання дитячих святкових подарунків». Але, для застосування норм цього закону повинні виконуватися певні умови, а саме:

1. кошти за подарунки роботодавець перераховує органам державної влади, органам місцевого самоврядування, громадським (у тому числі профспілковим) організаціям та створеним ними закладам освіти, охорони здоров'я та культури, що утримуються коштів відповідних бюджетів;
2. подарунки складаються з наборів товарів, які містять лише кондитерські вироби та іграшки вітчизняного виробництва і фрукти;
3. загальна вартість подарунка не перевищує 8% прожиткового мінімуму для працездатної особи, встановленого законом на 1 січня звітного податкового року (у 2025 році – 242,24 грн, виходячи з розрахунку 3028 грн х 8%).

Потрібен терміново зразок наказу? Не витрачайте час на гугл – шукайте у розділі «Документи»!

Відображення дитячих подарунків у звітності

В Додатку 1 до Об’єднаного податкового розрахунку новорічні подарунки дітям не відображаються, оскільки їх не оподатковують ЄСВ.

А ось у додатку 4ДФ до Об’єднаного податкового розрахунку вартість:

1. подарунків у розмірі, що не обкладається податком на доходи (не більше 2000 грн) відображаємо з ознакою доходу «160»;
2. оподатковуваних подарунків – з ознакою «126»;
3. вартість подарунків, наданих відповідно Закону № 2217 – з ознакою «127».

Часто густо виникає запитання: чий реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП) слід відображати у Податковому розрахунку: працівника чи його дитини?

Відразу зазначимо, що можливий як перший варіант, так й другий. І це потрібно враховувати під час підготовки до організації вручення подарунків у наказі.

Якщо в наказі про видачу новорічних подарунків вказано, що подарунки видаються саме дітям, то й логічніше вказувати в Податковому розрахунку РНОКПП саме дитини (так, дитина також може мати свій реєстраційний номер). Але, на практиці не завжди у дітей є РНОКПП, тому, зручніше у податковому розрахунку вказувати РНОКПП працівника, а не його дитини. Роз’яснення з цього питання можна знайти у індивідуальній податковій консультації від 11.10.2024 №4793/ІПК/99-00-24-03-03.

Які відомості необхідно вказати у наказі

Виходячи з вищезазначених приписів податкового законодавства, у наказі про новорічні подарунки дітям бажано вказати:

1. вартість подарунків;
2. форма подарунків (грошова, не грошова);
3. кому надаються подарунки (дітям, або працівникам, які мають дітей).

Крім того, варто зазначити у наказі такі відомості:

1. Перелік працівників, які мають право на отримання подарунка. Тобто, роботодавець може обмежити видачу подарунків певним віком дітей працівників (наприклад, тільки для дітей до 14 років). Нагадаємо, що згідно ст. 6 Сімейного кодексу України дитиною вважається особа віком до 18 років. Тому, обмеження права на подарунок – це право, а не обов’язок роботодавця, коли він видає подарунки власним коштом.
2. Строки видачі подарунків.
3. Осіб, відповідальних за організацію закупівлі, формування та видачу подарунків.
4. Доручення кадровій службі роботодавця скласти списки працівників, які мають дітей згаданих у наказі.

Також, залежно від бажань роботодавця, наказ також може містити інші відомості, які деталізують процес організації видачі подарунків дітям: де саме здійснити закупівлю подарунків, форму оплати за подарунки тощо.

Наказ повинен бути доведений до працівників, відповідальних за його виконання під підпис.

Нижче наведемо зразок наказу про видачу новорічних подарунків дітям.

Зразок наказу про надання новорічних подарунків дітям працівників

Висновки

1. Оподаткування подарунків дітям до новорічних свят буде залежати від вартості та форми подарунка.
2. У наказі про видачу новорічних подарунків дітям необхідно деталізувати, які категорії працівників матимуть право на отримання подарунків (вік дітей), визначити осіб, відповідальних за організацію процесу закупівлі та видачі подарунків, а також строки виконання наказу.

Оксана КОВАЛЬЧУК, консультант з кадрових питань

Шаблони та зразки документів:

Наказ про придбання та видачу новорічних подарунків

Відомість на видачу дитячих новорічних подарунків