
Діловодство
10.04.2026
Мін’юст оновив правила діловодства: що змінилося для роботодавців і установ
Набрали чинності нові правила організації діловодства та архівного зберігання документів. Зміни охоплюють оформлення документів, їх знищення, зберігання та роботу в умовах воєнного стану. Деталі – у роз’ясненні Мін’юсту

Ми розповідали, що 04.04.2026 набрав чинності наказ Міністерства юстиції України від 16.03.2026 №667/5 «Про затвердження Змін до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях та визнання таким, що втратив чинність, наказу Міністерства юстиції України від 07 вересня 2015 року № 1656/5».
10.04.2026 у Мін’юсті роз’яснили ключові зміни у правилах діловодства та архівного зберігання документів.
Вони стосуються:
- порядку оформлення документів;
- проведення експертизи їх цінності;
- вилучення для знищення;
- доповнення складу документів тривалого зберігання.
Окрему увагу приділено роботі з документами в умовах воєнного стану: визначено порядок поводження з документами та їх зберігання в умовах особливого періоду, включаючи питання їх переміщення, обліку та збереження.
Впроваджено новий розділ, присвячений діловодству в особливий період, що є критично важливим для суб'єктів у зонах ризику.
Нові вимоги до оформлення документів
Уточнено проставлення позначки «Копія». Тепер вона обов’язково розміщується на лицьовому боці у правому верхньому куті першого аркуша документа. Це уніфікує оформлення копій у різних установах та усуває практичні помилки через різночитання норм.
Актуалізація термінології
Змінено формулювання: замість «місцевих органів влади» тепер вживається термін «місцеві органи виконавчої влади та органи місцевого самоврядування». Це уточнення впорядковує коло суб’єктів, які формують та передають документи.
Оновлення процедур вилучення та знищення документів
Акти про вилучення для знищення документів відтепер формуватимуться на підставі номенклатур справ.
Передбачена додаткова довідка при знищенні фінансових документів, у якій зазначаються відомості про:
- відсутність податкових перевірок та фінконтролю;
- сплив мінімального строку зберігання;
- відсутність документів, важливих для відшкодування збитків від агресії рф;
- відсутність спорів і судових проваджень;
- відсутність документів, що підпадають під статті 39 і 39-2 ПКУ.
Це посилює контроль за знищенням важливих документів та запобігає втраті цінної інформації.
Доповнення переліку документів тривалого зберігання
До цього переліку додано нову категорію: персоніфіковані відомості про зарплату та інші виплати застрахованим особам.
Передача документів після реорганізації органів влади
Конкретизовано порядок передачі документів під час реорганізації територіальних органів міністерств та центральних органів влади, включно з випадками створення відокремлених підрозділів.
Поводження з документами в умовах особливого періоду
Правила доповнено новим розділом щодо поводження з документами в умовах особливого періоду. У ньому визначено порядок організації діловодства під час мобілізації та воєнного стану, передачі архівних документів, їх евакуації, фіксації пошкоджень, а також дій у разі втрати або викрадення документів.
Зокрема у ньому передбачено таке:
- керівник установи видає документ, що визначає порядок діловодства під час мобілізації, активних бойових дій, тимчасової окупації та демобілізації;
- документи з територій бойових дій або тимчасово окупованих передаються до архіву за місцем припинення установи або до органу вищого рівня в іншому регіоні;
- архівна установа повідомляє Державну архівну службу України про прийняття документів на зберігання, їхню кількість, дату і місцезнаходження, забезпечити збереження документів та недопущення витоку інформації про їхнє місцезнаходження (порядок евакуації, зберігання та знищення документів визначено окремим наказом Мін’юсту від 17.10.2019 №3194/5);
- після деокупації території спеціальна комісія оглядає приміщення, де зберігались документи, та фіксує пошкодження, втрати або знищення документів, проводить детальну фото- і відеофіксацію, складає акти разом із поліцією, ДСНС та місцевою владою;
- у разі викрадення або втрати архівних документів установи повідомляють про це Державній архівній службі, здійснюють заходи з фіксації втрат та, за можливості, відновлення документів.
Джерело: Мін’юст
Статті на тему:
Нові правила діловодства – 2026: слово «Копія» на документах і архів із ТОТ
Зміни в діловодстві та архівній справі 2026: три нові накази Мін’юсту та ключові нововведення
Схожі публікації:
З 04.04.2026 діють нові вимоги до оформлення та зберігання документів
ТОП-10 змін у діловодстві 2026: що перевірити кадровикам уже зараз
✨ Новинка! Представляємо новий сервіс – перший кадровий АІ-Консультант. Ознайомтесь із його можливостями вже зараз за посиланням
Матеріали на сайті https://kadroland.com можуть містити роз’яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
Інше
27.08.2026
Обирайте теми майбутніх вебінарів! Ваші пропозиції – наша дія
Ваші професійні виклики – наш пріоритет! Ми хочемо, щоб наші безкоштовні вебінари приносили максимум користі. Пройдіть опитування, поділіться своїми побажаннями – і ми створимо заходи, які точно відповідатимуть вашим запитам! Пройдіть опитування на Telegram-каналі Kadroland Live за хвилину – отримаєте користь на роки

Соціальне страхування / Пенсії
27.08.2026
Виплата пенсій: з вересня 2026 року діятимуть нові правила
З вересня 2026 року пенсії та заборгованість за пенсійними виплатами, призначені або перераховані на виконання судових рішень, виплачуватимуть за новими правилами. У ПФУ розповіли, кого стосуються зміни та від чого залежатиме розмір виплати

Військовий облік
27.08.2026
Підвищення кваліфікації з військового обліку: як захиститися за відсутності фінансування
Підвищення кваліфікації з військового обліку в державних (бюджетних) установах проходить важко. Там, де органи вищого рівня (департаменти/управління) відповідально ставляться до вимог законодавства щодо даного питання або самі займаються організаційними питаннями щодо навчання, або виділяють установам кошти на потребу в підвищенні кваліфікації, проблем немає. Але часто-густо можна почути про те, що фінансування немає або йде відмова у казначействі. Спробуємо допомогти й убезпечити себе від санкцій

Відпустки на дітей
27.08.2026
Чи можна оформити декрет «заднім числом», якщо лікарняний побачили через місяць
Працівниця перебуває у відпустці без збереження зарплати на період дії воєнного стану. Виявилось, що у липні у неї відкрився лікарняний по вагітності та пологах (про це стало відомо тільки зараз). Вона працює за сумісництвом на іншому підприємстві, на якому і виплатили ці кошти. Якою датою нам робити наказ про відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами та протокол по лікарняному? Чи треба на основному місці також оплачувати цей лікарняний?

Діловодство
27.08.2026
Мін’юст пояснив, які документи не потрібно подавати на держреєстрацію
Кадрові накази про призначення, звільнення та склад комісій належать до актів, які не потребують державної реєстрації. Мін’юст назвав також інші документи, що не підлягають реєстрації, та пояснив, які акти обов’язково проходять правову експертизу

Відпустки
27.08.2026
Коли платити відпускні у 2026 році: воєнний стан не скасовує строк, але є виняток
Роботодавці повинні виплачувати зарплату за час щорічної відпустки до її початку, якщо інше не встановлено законом, трудовим або колективним договором. Але під час воєнного стану передбачено особливий механізм на випадок, коли своєчасна виплата стала неможливою через бойові дії

Прийняття
27.08.2026
Графік за сумісництвом збігається з основною роботою: чи можна прийняти працівника
Чи має право працівник одночасно працювати за основним місцем роботи та за сумісництвом? Держпраці нагадала ключову вимогу до роботи за сумісництвом, яку має врахувати роботодавець під час працевлаштування

Відпустки
27.08.2026
Відпустка за графіком, а працівник проти: чи можна змусити його піти у відпустку
Щорічна відпустка – не лише право працівника, а й обов’язок роботодавця забезпечити її надання. Держпраці роз’яснила, як діяти, якщо працівник відмовляється йти у відпустку у визначений графіком строк

Посадові інструкції
27.08.2026
Посадова інструкція майстра зеленого господарства
Посадова інструкція майстра зеленого господарства визначає основні завдання, обов’язки, права, відповідальність і кваліфікаційні вимоги до працівника відповідно до ДКХП. Використовуйте зразок посадової інструкції майстра зеленого господарства як основу та адаптуйте її до специфіки роботи підприємства.

Прийняття
27.08.2026
Чи можна не зазначати посадовий оклад у наказі про прийняття на роботу
Чи можна в наказі про прийняття працівника на роботу не зазначати конкретний розмір посадового окладу? Якщо так, то як правильно сформулювати пункт наказу, щоб це відповідало вимогам законодавства? Чи обов'язково прописувати шкідливі фактори, якщо працівник такі має?

Випробовувальний термін
27.08.2026
Працівника мобілізували під час випробування: чи доведеться продовжити випробувальний термін
Працівник перебуває на випробуванні, але його призвали на військову службу. Чи продовжує спливати строк випробування за час мобілізації? Держпраці надала роз’яснення, яке варто врахувати кадровикам під час оформлення таких працівників

Ранковий кадровик
27.08.2026
Про звільнення без дати. Звіт про авто до ТЦК. 3 МЗП для броні з 26.08. Роки, які перевіряє ТЦК. Додаток 4 з 13.08. Лікарняні-2026 🙋♀️ Ранковий кадровик від 27.08.2026
Коротко, структурно, зрозуміло розповідаємо про головні новини. Радимо кращі статті дня та даємо зразки документів. І трохи професійного гумору











