
Діловодство
10.04.2026
Мін’юст оновив правила діловодства: що змінилося для роботодавців і установ
Набрали чинності нові правила організації діловодства та архівного зберігання документів. Зміни охоплюють оформлення документів, їх знищення, зберігання та роботу в умовах воєнного стану. Деталі – у роз’ясненні Мін’юсту

Ми розповідали, що 04.04.2026 набрав чинності наказ Міністерства юстиції України від 16.03.2026 №667/5 «Про затвердження Змін до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях та визнання таким, що втратив чинність, наказу Міністерства юстиції України від 07 вересня 2015 року № 1656/5».
10.04.2026 у Мін’юсті роз’яснили ключові зміни у правилах діловодства та архівного зберігання документів.
Вони стосуються:
- порядку оформлення документів;
- проведення експертизи їх цінності;
- вилучення для знищення;
- доповнення складу документів тривалого зберігання.
Окрему увагу приділено роботі з документами в умовах воєнного стану: визначено порядок поводження з документами та їх зберігання в умовах особливого періоду, включаючи питання їх переміщення, обліку та збереження.
Впроваджено новий розділ, присвячений діловодству в особливий період, що є критично важливим для суб'єктів у зонах ризику.
Нові вимоги до оформлення документів
Уточнено проставлення позначки «Копія». Тепер вона обов’язково розміщується на лицьовому боці у правому верхньому куті першого аркуша документа. Це уніфікує оформлення копій у різних установах та усуває практичні помилки через різночитання норм.
Актуалізація термінології
Змінено формулювання: замість «місцевих органів влади» тепер вживається термін «місцеві органи виконавчої влади та органи місцевого самоврядування». Це уточнення впорядковує коло суб’єктів, які формують та передають документи.
Оновлення процедур вилучення та знищення документів
Акти про вилучення для знищення документів відтепер формуватимуться на підставі номенклатур справ.
Передбачена додаткова довідка при знищенні фінансових документів, у якій зазначаються відомості про:
- відсутність податкових перевірок та фінконтролю;
- сплив мінімального строку зберігання;
- відсутність документів, важливих для відшкодування збитків від агресії рф;
- відсутність спорів і судових проваджень;
- відсутність документів, що підпадають під статті 39 і 39-2 ПКУ.
Це посилює контроль за знищенням важливих документів та запобігає втраті цінної інформації.
Доповнення переліку документів тривалого зберігання
До цього переліку додано нову категорію: персоніфіковані відомості про зарплату та інші виплати застрахованим особам.
Передача документів після реорганізації органів влади
Конкретизовано порядок передачі документів під час реорганізації територіальних органів міністерств та центральних органів влади, включно з випадками створення відокремлених підрозділів.
Поводження з документами в умовах особливого періоду
Правила доповнено новим розділом щодо поводження з документами в умовах особливого періоду. У ньому визначено порядок організації діловодства під час мобілізації та воєнного стану, передачі архівних документів, їх евакуації, фіксації пошкоджень, а також дій у разі втрати або викрадення документів.
Зокрема у ньому передбачено таке:
- керівник установи видає документ, що визначає порядок діловодства під час мобілізації, активних бойових дій, тимчасової окупації та демобілізації;
- документи з територій бойових дій або тимчасово окупованих передаються до архіву за місцем припинення установи або до органу вищого рівня в іншому регіоні;
- архівна установа повідомляє Державну архівну службу України про прийняття документів на зберігання, їхню кількість, дату і місцезнаходження, забезпечити збереження документів та недопущення витоку інформації про їхнє місцезнаходження (порядок евакуації, зберігання та знищення документів визначено окремим наказом Мін’юсту від 17.10.2019 №3194/5);
- після деокупації території спеціальна комісія оглядає приміщення, де зберігались документи, та фіксує пошкодження, втрати або знищення документів, проводить детальну фото- і відеофіксацію, складає акти разом із поліцією, ДСНС та місцевою владою;
- у разі викрадення або втрати архівних документів установи повідомляють про це Державній архівній службі, здійснюють заходи з фіксації втрат та, за можливості, відновлення документів.
Джерело: Мін’юст
Статті на тему:
Нові правила діловодства – 2026: слово «Копія» на документах і архів із ТОТ
Зміни в діловодстві та архівній справі 2026: три нові накази Мін’юсту та ключові нововведення
Схожі публікації:
З 04.04.2026 діють нові вимоги до оформлення та зберігання документів
ТОП-10 змін у діловодстві 2026: що перевірити кадровикам уже зараз
✨ Новинка! Представляємо новий сервіс – перший кадровий АІ-Консультант. Ознайомтесь із його можливостями вже зараз за посиланням
Матеріали на сайті https://kadroland.com можуть містити роз’яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
Бронювання
10.10.2026
85% замість 100%: в ОПК виступили проти скорочення ліміту бронювання
Для частини підприємств ОПК пропонують обмежити бронювання працівників до 85% замість 100%, повідомив CEO Українська рада зброярів Ігор Федірко. За його словами, проєкт постанови передали на міжвідомче погодження. Водночас поки що йдеться про запропоновані зміни, а не повідомлення про набрання ними чинності

Діловодство
10.10.2026
Ручка, що стирається, для заяв і кадрових документів: чи це порушення
Чи є порушенням, якщо у підписанні документів застосовують ручки, що стираються: 1. Посадова особа ставить підписи такими ручками. 2. Працівникам дають такі ручки, щоб ті заповнювали заяви та інші документи. Яка відповідальність передбачена в такій ситуації?

Оплата праці
09.10.2026
Компенсація за затримку зарплати: таблиця індексів для жовтня 2026
У разі затримки виплати зарплати роботодавець повинен нарахувати та виплатити компенсацію втрати частини доходів, нарахованих у зв’язку з порушенням строків їх виплати. Держстат повідомив, що індекс інфляції за вересень 2026 складає 102,1%. З огляду на нього ми розрахували для вас показники для обчислення суми компенсації у жовтні 2026 року – дивіться таблицю

Інше
09.10.2026
Обирайте теми майбутніх вебінарів! Ваші пропозиції – наша дія
Ваші професійні виклики – наш пріоритет! Ми хочемо, щоб наші безкоштовні вебінари приносили максимум користі. Пройдіть опитування, поділіться своїми побажаннями – і ми створимо заходи, які точно відповідатимуть вашим запитам! Пройдіть опитування на Telegram-каналі Kadroland Live за хвилину – отримаєте користь на роки

Оплата праці
09.10.2026
Індексація зарплати у жовтні – листопаді 2026
Держстат повідомив, що індекс інфляції за вересень 2026 року складає 102,1%. І ми одразу згадуємо про індексацію зарплати. Як ви пам'ятаєте, у цьому році вперше ми почали індексувати зарплати з червня. Дізнайтеся чи зміниться сума індексації у жовтні та листопаді із нашої таблиці

Відповідальність / Перевірки
09.10.2026
Чи можна отримати два штрафи від ТЦК за неоновлення даних
Сплата штрафу за порушення правил військового обліку не звільняє від обов’язку надалі дотримуватися встановлених вимог. За нове аналогічне порушення, можливе повторне притягнення до адміністративної відповідальності

Медперсонал
09.10.2026
Атестація працівників за новим Порядком №1221: що передбачив Уряд
Уряд затвердив порядок атестації служб медицини катастроф та їх працівників для роботи безпосередньо в зоні надзвичайної ситуації. Атестація має підтверджувати професійну підготовку та придатність за станом здоров’я, а проводитимуть її не рідше одного разу на п’ять років

Відпустки на дітей
09.10.2026
Соцвідпустка на дітей: чи обов’язково використовувати її щороку
Соціальна відпустка на дітей – це право працівника, яке не залежить від графіка відпусток. Що робити роботодавцю, якщо працівник не бажає використовувати таку відпустку, і як враховувати невикористані дні при звільненні? У роз’ясненні Держпраці

Соціальне страхування / Пенсії
09.10.2026
У 60 років пенсію отримають не всі: скільки стажу потрібно у 2026 – 2028 роках
60 років – пенсійний вік в країні, але для призначення пенсії потрібен достатній страховий стаж. Пенсійний юрист Тетяна Ходіневич розповіла, скільки стажу потрібно мати у 2026 – 2028 роках та коли можна вийти на пенсію у 63 або 65 років

Дія
09.10.2026
«Обрій.Робота» вже у «Дії»: які ще послуги планують перевести в «Дію» до кінця 2026 року
У «Дії» вже запрацювала перша онлайн-послуга «Обрію» – дистанційне припинення трудових відносин із роботодавцем, зареєстрованим на тимчасово окупованій території або території активних бойових дій. Водночас Уряд передбачив подальшу цифровізацію послуг у сфері зайнятості до грудня 2026 року













