ТОП-10 змін у діловодстві 2026: що перевірити кадровикам уже зараз

Мін’юст оновив правила діловодства та архівного зберігання документів. Вони змінюють підходи до оформлення документів, архівування та електронного обліку. Що обов’язково перевірити кадровикам – розповіли у Держпраці

1

23


Ми вже розповідали, що Мін’юст суттєво оновив Правила організації діловодства та архівного зберігання документів, затверджені наказом Мін’юсту України від 18.06.2015 №1000/5 (наказ від 16.03.2026 №667/5).


Це базовий документ для:


  1. органів влади;
  2. ОМС;
  3. підприємств і установ.


В Інспекції з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради окресли 10 зміни та надали поради:


1. Чітке правило для позначки «Копія»


Тепер обов’язково ставиться у правому верхньому куті першого аркуша.


Відсутність = порушення (важливо для кадрових наказів, особових справ).


2. Нові правила знищення документів


Вперше деталізовано процедуру:


  1. Акт + обов’язкова довідка (для фіндокументів).
  2. Підтвердження:
  3. відсутності перевірок;
  4. судових спорів;
  5. потреби для відшкодування шкоди від війни.


3. Розширено перелік архівних документів


Додано:


  1. Персоніфіковані дані про зарплату.
  2. Виплати застрахованих осіб.


Це впливає на:


  1. строки зберігання;
  2. кадрове діловодство.


4. Новий розділ: діловодство під час війни


Вперше врегульовано:


  1. евакуацію документів;
  2. фіксацію пошкоджень;
  3. дії при втраті / викраденні;
  4. роботу під час мобілізації.

5. Дії після деокупації


Визначено порядок:


  1. відновлення документів;
  2. обліку втрат;
  3. підтвердження пошкоджень (у т.ч. фото / відео).


6. Електронний документообіг – новий рівень


Уточнено:


  1. використання удосконаленого електронного підпису та печатки;
  2. момент створення електронної копії;
  3. прив’язка реєстрації документа до підписання.


7. Врегульовано копії документів


Чітко визначено:


  1. Де і як ставити «Копія».
  2. Правила для:
  3. кадрових документів;
  4. копій для працівників;
  5. архівних витягів.


8. Оновлено правила архівування


Нововведення:


  1. фонд користування (у т.ч. цифровий);
  2. моніторинг архівів з окупованих територій.


9. Нові підходи до електронних документів


Врегульовано:


  1. роботу з XML-документами;
  2. конвертацію форматів;
  3. електронні комунікації.


10. Скасовано старі норми


Втратив чинність наказ 2015 року щодо документів із зони АТО.



Що це означає для кадровиків і юристів


Обов’язково перевірити:


  1. Особові справи (наявність «Копія»).
  2. Номенклатуру справ.
  3. Порядок знищення документів.
  4. Політику електронного документообігу.


Джерело: Інспекція з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради


Мінікурс на тему:


Копія наказу про звільнення: нові вимоги для оформлення


Статті та консультації на тему:


Нові правила діловодства – 2026: слово «Копія» на документах і архів із ТОТ

Зміни в діловодстві та архівній справі 2026: три нові накази Мін’юсту та ключові нововведення

Чи зазначати «Копія» на документах особової справи

Чи ставити відмітку «Копія» на роздруківках з е-ВОД

Чи треба проставляти на копіях «Згідно з оригіналом»

✨ Новинка! Представляємо новий сервіс – перший кадровий АІ-Консультант. Ознайомтесь із його можливостями вже зараз за посиланням
Матеріали на сайті https://kadroland.com можуть містити роз’яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
1

23

Отримуйте щодня свіжі новини та корисні подарунки 🎁👇

1

11

1

82

1

23

2

9910

1

170

1

72

1

157

4

918

2

121

2

226

2

1548

2

167

3

406

3

371

1

97

3

556

2

112

2

340

13

975