
Ми вже розповідали, що Мін’юст суттєво оновив Правила організації діловодства та архівного зберігання документів, затверджені наказом Мін’юсту України від 18.06.2015 №1000/5 (наказ від 16.03.2026 №667/5).
Це базовий документ для:
- органів влади;
- ОМС;
- підприємств і установ.
В Інспекції з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради окресли 10 зміни та надали поради:
1. Чітке правило для позначки «Копія»
Тепер обов’язково ставиться у правому верхньому куті першого аркуша.
Відсутність = порушення (важливо для кадрових наказів, особових справ).
2. Нові правила знищення документів
Вперше деталізовано процедуру:
- Акт + обов’язкова довідка (для фіндокументів).
- Підтвердження:
- відсутності перевірок;
- судових спорів;
- потреби для відшкодування шкоди від війни.
3. Розширено перелік архівних документів
Додано:
- Персоніфіковані дані про зарплату.
- Виплати застрахованих осіб.
Це впливає на:
- строки зберігання;
- кадрове діловодство.
4. Новий розділ: діловодство під час війни
Вперше врегульовано:
- евакуацію документів;
- фіксацію пошкоджень;
- дії при втраті / викраденні;
- роботу під час мобілізації.
5. Дії після деокупації
Визначено порядок:
- відновлення документів;
- обліку втрат;
- підтвердження пошкоджень (у т.ч. фото / відео).
6. Електронний документообіг – новий рівень
Уточнено:
- використання удосконаленого електронного підпису та печатки;
- момент створення електронної копії;
- прив’язка реєстрації документа до підписання.
7. Врегульовано копії документів
Чітко визначено:
- Де і як ставити «Копія».
- Правила для:
- кадрових документів;
- копій для працівників;
- архівних витягів.
8. Оновлено правила архівування
Нововведення:
- фонд користування (у т.ч. цифровий);
- моніторинг архівів з окупованих територій.
9. Нові підходи до електронних документів
Врегульовано:
- роботу з XML-документами;
- конвертацію форматів;
- електронні комунікації.
10. Скасовано старі норми
Втратив чинність наказ 2015 року щодо документів із зони АТО.
Що це означає для кадровиків і юристів
Обов’язково перевірити:
- Особові справи (наявність «Копія»).
- Номенклатуру справ.
- Порядок знищення документів.
- Політику електронного документообігу.
Джерело: Інспекція з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради
Мінікурс на тему:
Копія наказу про звільнення: нові вимоги для оформлення
Статті та консультації на тему:
Нові правила діловодства – 2026: слово «Копія» на документах і архів із ТОТ
Зміни в діловодстві та архівній справі 2026: три нові накази Мін’юсту та ключові нововведення
Чи зазначати «Копія» на документах особової справи
Чи ставити відмітку «Копія» на роздруківках з е-ВОД
Чи треба проставляти на копіях «Згідно з оригіналом»




















