Щодо першого питання: ні, обгрунтовувати зміни не потрібно. Підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис (ч. 3 ст. 64 ГК https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/436-15#n485 ). А визнати таким, що втратив чинність попередній ШР, якщо затверджуєте ШР в новій редакції, потрібно.

Щодо другого та третього питання: немає значення для ШР, вакантна посада чи ні. ШТ — не персоніфікований документ. Штатний розпис ― це організаційний документ, у якому визначається перелік посад (професій), кількість штатних одиниць, розмір посадових окладів, надбавок і доплат за умови, що останні передбачені системою оплати праці й мають постійний характер (наприклад, за ранг державного службовця, науковий ступінь, вчене звання, вислугу років, роботу в нічний час тощо) (Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схваленого протоколом Методичної комісії Укрдержархіву від 22.11.2015 № 7). Тобто в ШР вказуєте кількість штатних одиниць, необхідних для виконання цієї роботи, посадовий оклад за посадою та місячний фонд оплати праці, що розраховуєте шляхом множення посадового окладу на кількість штатних одиниць. І при цьому не має значення, на яких умовах виконують роботу за штатною посадою: основне місце роботи, сумісництво чи суміщення, а також це вакантні посади чи ні. А також, який робочий час в працівника, що працює на цій посаді, чи співпадає він з штатними одиницями в ШР. Тобто в ШР може бути ціла штатна одиниця, а працівник працює неповний робочий час. Або взагалі не виконує роботу, оскільки увільнений на період військової служби або перебуває у відпустці для догляду за дитиною.

Щодо четвертого питання: законодавство не містить обов’язкових граф, що мають бути в ШР. Радимо скористатись нашим зразком ( Штатний розпис на 2024 рік ).

Щодо п’ятого питання: ні, організаційна структура не є обов’язковим документом. Вона зручна, коли підприємство має розгалужену структуру. Якщо ж оргструктуру затвердили і вносите зміни в ШР, то структуру затверджуєте лише у випадку, якщо змінюється інформація, вказана в структурі: назви структурних підрозділів або їх штатна чисельність.

Раді допомогти, звертайтесь ще!