Як проводити роз’яснювальну роботу з військового обліку дистанційно

Ознайомлення працівників з документами роботодавця щодо їхніх прав та обов’язків допускається з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронних комунікаційних мереж. Для цього роботодавцю необхідно діяти за алгоритмом:

Крок 1. Повідомлення про альтернативні способи обміну кадровими документами.

Для початку працівників слід повідомити про можливі альтернативні способи обміну документами. Тобто потрібно повідомити працівників про потребу запровадження альтернативних способів обміну документами.

Крок 2. Заява (повідомлення) від працівника з контактними даними

У відповідь на повідомлення працівник має надати заяву (повідомлення) з контактними даними, на які будуть надсилатись різні кадрові документи. Таку заяву складають у довільній формі. Як альтернатива, працівник може надіслати звичайне текстове повідомлення з номера телефону або електронної пошти. Якщо із працівником укладено письмовий трудовий договір, то можна скласти додаткову угоду та прописати в ній альтернативні способи обміну документами.

Крок 3. Оформлення наказу про застосовування спрощеного обміну документами

Після того як будуть зібрані всі дані працівників, видається наказ про застосування спрощеного обміну документами. Перелік контактних даних працівників можна оформити як додаток до такого наказу.

Якщо на підприємстві є корпоративна соціальна мережа або електронна пошта, можна надіслати таке повідомлення всім працівникам. Якщо деякі працівники не мають доступу до таких ресурсів підприємства, доречно зв’язатися з ними індивідуально.

Законодавець не обмежує роботодавця і працівника у виборі засобів для обміну кадровою інформацією. Тому обирайте відповідні засоби слід на власний розсуд.

Пропонуємо спрощений обмін документами через засоби електронного зв’язку:

• електронна пошта – корпоративна, приватна;
• Viber, Telegram, WhatsApp та інші месенджери;
• Facebook, Instagram та інші соціальні мережі;
• «Птах», «Вчасно EDI», teams.microsoft та інші корпоративні платформи, якими користується підприємство.

Яким саме способом надсилати документи — законодавством також не визначено.

Тому роботодавець і працівник можуть обрати найзручніший для себе спосіб.

Враховуючи викладене, радимо узгодити з працівниками спосіб обміну документами та у визначений спосіб надсилати повідомлення про зміни у чинному законодавстві в сфері військового облікуб призовникам/військовозобов'язани/резервістам,які працюють на підприємстві.

Раді допомогти, звертайтесь ще!