Різниця між кваліфікованим та некваліфікованим цифровим підписом

1) Різниця у рівні захисту.

2) Якщо Ви зафіксуєте можливість використання електронного підпису у ПВРТ, Положенні, наказі чи письмовому трудовому договорі, відповідальності не буде.

3) Так, можна, якщо це передбачено Положенням, наказом чи письмовим трудовим договором.

1) Кваліфікований електронний підпис забезпечує вищий рівень захисту, має високий рівень довіри як засіб електронної ідентифікації та прирівнюється до власноручного підпису. «Звичайний» електронний підпис має середній рівень довіри, проте може використовуватися на підприємствах для обміну кадровими документами.

2) Відповідно до ч. 3 ст. 29 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08/conv#n175) роботодавці мають право здійснювати ознайомлення працівників із кадровими документами за допомогою визначених у трудовому договорі засобів електронних комунікаційних мереж з накладенням удосконаленого або кваліфікованого електронного підпису. Також у трудовому договорі за згодою сторін можуть передбачатися альтернативні способи ознайомлення працівника, наприклад, за допомогою електронної пошти чи певного месенджера (WhatsApp, Viber, Telegram тощо) шляхом обміну відповідними повідомленнями.

Аби не прописувати у кожному наказі про прийняття на роботу можливість застосування засобів електронного зв'язку, це потрібно зафіксувати у Правилах внутрішнього трудового розпорядку. Якщо як підтвердження з ознайомленням Ви використовуватимете КЕП, то більше нічого роботи не потрібно. У разі ж, якщо КЕП є не у всіх працівників, Ви можете затвердити Положення про альтернативні способи електронної комунікації (його зразок Ви можете завантажити з нашого розділу «Документи»: Положення про альтернативні способи електронної комунікації (дистанційного обміну) між роботодавцем та працівником) й прописати у них можливість ознайомлення працівників з документами через електронну пошту чи месенджери з підтвердженням про ознайомлення шляхом надсилання повідомлення про ознайомлення. Текст повідомлення може бути, приміром, таким: «Я, працівник такий-то, з наказом про надання мені щорічної основної відпустки з такого-то числа на стільки-то календарних днів ознайомлений».

За наявності на підприємстві відповідного Положення використання будь-яких альтернативних способів електронної комунікації буде правомірним, у разі ж відсутності це може призвести до фінансової відповідальності як за «порушення інших вимог законодавства про працю» – штрафу в розмірі мінімальної заробітної плати (наразі це 8 000 грн) відповідно до абз. 10 ч. 2 ст. 265 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08/conv#n1422).

3) У разі затвердження вищезазначеного Положення чи фіксації такої можливості у наказі про прийняття на роботу або у письмовому трудовому договорі, Ви можете підписувати будь-які накази, у т. ч. і про надання відпусток, «звичайним» цифровим підписом.

Раді допомогти, звертайтесь ще!