При заміні працівником паспорта роботодавець має внести відповідні зміни до кадрової документації. Для цього необхідно отримати від працівника заяву та копію нового документа.

Для внесення змін до облікових документів працівник має надати роботодавцю письмову заяву (зразок за посиланням https://api.kadroland.com/documents/download/5750). До заяви обов'язково додається копія нового паспорта. На підставі цих документів роботодавець видає наказ про внесення змін до облікових документів у зв'язку із заміною паспорта.(зразок наказу за посиланням https://api.kadroland.com/documents/download/7347).

Важливим аспектом є питання дати наказу про внесення змін. Якщо працівник звернувся із заявою через певний час після отримання нового паспорту (наприклад, через місяць), наказ оформлюйте поточною датою – днем подання заяви та документів. Тобто немає потреби видавати наказ датою отримання нового паспорту.

Після видання наказу необхідно внести відповідні зміни до особової картки працівника та інших кадрових документів, де містяться паспортні дані, в тому числі до Списку персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (якщо працівник є призовником або військовозобов’язаним або резервістом). Усі зміни вносяться на підставі наказу та доданих до нього документів.

Якщо працівник є призовником або військовозобов’язаним або резервістом, то потрібно повідомити ТЦК та СП (за місцем перебування працівника на обліку) про зміну облікових даних (зразок повідомлення за посиланням https://api.kadroland.com/documents/download/10190).

Раді допомогти, звертайтесь ще!