Місце та умови зберігання, а також порядок упорядкування та оформлення справ, завершених у діловодстві залежить від строку зберігання відповідних справ.

Строк зберігання справ слід визначити на підставі Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 р. № 578/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#n14

Справи тимчасового строку зберігання (до 10 років включно) до опису не вносять, в архів не передають, прошивати аркуші цих справ, робити до них титульний аркуш, внутрішній опис та засвідчувальний напис – не потрібно.

Справи тривалого строку зберігання, зокрема з кадрових питань (особові справи звільнених працівників, особові картки працівників (форма П-2) тощо) підлягають переданню в архів. Тому мають бути упорядковані належним чином, прошиті, пронумеровані. Такі справи включають до відповідного опису справ.

Всі технологічні процеси з упорядкування, описання, зберігання справ тривалого строку зберігання, зокрема особових справ працівників, унормовані та чітко регламентовані у Правилах організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 р. № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n15

Особливу увагу радимо звернути на главу 2. «Вимоги до оформлення справ, що підлягають архівному зберіганню» у розділі VI цих Правил https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15?find=1&text=%D0%9F%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%BE#n641

Особові справи звільнених працівників систематизують за роками звільнення, а у межах року – за алфавітом прізвищ. Не виокремлюють справи працівників чоловічої та жіночої статі.

Раді допомогти, звертайтесь ще!