Алгоритм запровадження електронного документообігу кадрових документів

1. Основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів встановлює Закон України від 22.05.2003 № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг». https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#Text

Процеси створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів у кадровій службі, як і в цілому на підприємстві, повинні відповідати вимогам Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженому наказом Мін’юсту від 11.11.2014 № 1886/5 (далі – Порядок № 1886/5). https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1421-14#Text

Насамперед визначте обсяг кадрових документів, які існують у паперовому вигляді, та проаналізуйте поточні процеси їх створення, погодження, підписання та зберігання.

Затвердіте внутрішнім документом (наказом) перелік кадрових документів, які будуть переведені в електронну форму (наприклад, заяви працівників, накази про відпустки, відрядження тощо).
Створіть план впровадження з чіткими термінами, відповідальними особами та етапами.

Створіть та затвердьте внутрішнє Положення, яке регламентує порядок створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання та використання електронних кадрових документів на підприємстві.
Внесіть зміни до Правил внутрішнього трудового розпорядку, колективного договору, посадових інструкцій та інших локальних нормативних актів відповідно до нового порядку роботи з документами.

Оберіть відповідну систему електронного документообігу (СЕД), яка підтримує роботу з кваліфікованим електронним підписом (КЕП) або удосконаленим електронним підписом (УЕП) та організуйте процес отримання працівниками власних електронних підписів, необхідних для підписання кадрових документів. А також проведіть інструктаж та навчання для працівників кадрової служби, керівників підрозділів та всіх співробітників щодо правил роботи з новою СЕД та електронними документами.

2. Кадрові накази тривалого (75 років) строку зберігання можна зберігати в електронній формі з використанням КЕП.

Закони України «Про електронні документи та електронний документообіг» прирівнює електронний документ з кваліфікованим електронним підписом (КЕП) до паперового документа з власноручним підписом. Такий документ має повну юридичну силу.

Раді допомогти, звертайтесь ще!