Як повідомити працівників про звіряння військового обліку

«Внутрішнє звіряння» проводять відповідно до графіка. Форма графіка – довільна.

Порада: якщо у Вас багато призовників, військовозобов’язаних і резервістів, то логічніше планувати звіряння за підрозділами. Але можна й планувати за алфавітом чи військовими званнями. Якщо є намір проводити звіряння за підрозділами, візьміть за основу структуру підприємства, закладену до штатного розпису, та доповніть графік стовпцями із датами звіряння й коміркою для приміток.

У графіку доцільно визначити конкретний період проведення «внутрішнього звіряння», наприклад, з 01.10.2025 по 11.10.2025.

Графік, як вже було зазначено, затверджує керівник. Затвердити його можна як окремим наказом, так і зазначити гриф «ЗАТВЕРДЖЕНО» безпосередньо в самій формі графіка звіряння.

Рекомендуємо ознайомити призовників, військовозобов’язаних і резервістів із графіком під підпис.

Також можна вручити працівникам і Повідомлення про інформування працівників щодо потреби надання ВОД для звіряння Повідомлення про інформування працівників щодо потреби надання ВОД для звіряння

Для цього доцільно письмово проінформувати працівників про потребу в наданні копій актуальних ВОД та повідомити:

про зміни ПІБ, якщо вони відбулися. Найчастіше стосується військовозобов’язаних жінок. Наприклад, якщо військовозобов’язана працівниця змінила прізвище внаслідок зміни сімейного статусу, то повинна повідомити про це роботодавця та надати копію підтвердного документа (свідоцтва про шлюб, свідоцтва про розлучення, свідоцтва про зміну імені тощо);
про зміну реквізитів паспорта громадянина України;
про зміни реквізитів закордонного паспорта (нагадаємо, що такий документ не є обов’язковим при працевлаштуванні, тож, якщо працівник вам його не надав, то і не вимагаємо. Але, якщо працівник повідомляв нам реквізити закордонного паспорта і потім оновив його, то він має проінформувати про це);
про зміну адреси задекларованого / зареєстрованого місця проживання, адреси місця фактичного проживання;
про зміну сімейного стану (наприклад, надати інформацію про взяття шлюбу, розлучення, смерть чоловіка / дружини, народження дитини тощо);
нові відомості щодо освіти (у разі отримання вищої, наступної вищої освіти тощо).

Форма інформування – довільна. Вважаємо, що доцільно проінформувати письмово, щоб про всяк випадок мати підтвердження про таке інформування.

Отже:

«Внутрішнє звіряння» – це звіряння даних в списках, які веде підприємство, з ВОД працівників.
Обов’язково затвердити графік звіряння.
Виявлені зміни в облікових даних працівника вносять до списків, і роботодавець подає повідомлення згідно з додатком 4.
Доцільно провести підготовчу роботу та отримати від працівників підтвердні документи про зміну в облікових даних.

Раді допомогти, звертайтесь ще!