Якщо Ви хочете виготовити та засвідчити копію з паперової трудової книжки працівника, то слід виконати такий алгоритм дій:

1) Копія трудової книжки має відповідати оригіналу – повністю відтворювати інформацію оригіналу і всі його зовнішні ознаки, тому слід відксерити усі заповнені сторінки цієї книжки (тобто із записами), включно з титульною сторінкою.

2) Якщо не плануєте прошивати цю копію, то на кожній сторінці у верхній правій частині слід проставити відбиток штампу «Копія», якщо будете прошивати і нумерувати сторінки, то такого відбитку достатньо лише на першому титульному аркуші трудової книжки.

3) На останньому аркуші оформити реквізит «Відмітка про засвічення копії», так як згідно з нормою п. 8 гл. 11 розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 р. № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n237 копія набуває юридичної сили лише у разі її засвідчення в установленому порядку.

Напис про засвідчення копії документа складається зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії, наприклад:

Згідно з оригіналом

Менеджер з персоналу Прокопенко Тетяна ПРОКОПЕНКО

27 листопада 2025 р.

4) Напис про засвідчення копії скріпити печаткою юрособи (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо). Якщо запроваджена печатка «Для копії», то можна засвідчити нею.

Раді допомогти, звертайтесь ще!