Документи кадровика: оформлення, зберігання та завірка особових справ

Розглянемо відповіді на Ваші запитання:

1. Документи при зміні паспорта та прізвища долучають до особової справи.
В особових справах документи групують у хронологічному порядку протягом усього часу роботи, зокрема зберігають копію паспорта, копію військового квитка та копії документів про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних працівника, а також заяви про зміну біографічних даних і документи-підстави для пільг, що логічно охоплює новий паспорт і документи про зміну прізвища, наприклад, свідоцтво про шлюб чи інший актовий документ про зміну імені згідно п. 12 гл. 2 розд. IV Правил № 1000/5. (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n502). Тож до особової справи обов’язково підкладають копію нового паспорта і копію документа, що підтверджує зміну прізвища (свідоцтво про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну імені), а також копії оновлених військово-облікових документів, заяву та наказ про зміну прізвища. Адже відповідно до переліку документів особової справи: заяви про зміну біографічних даних, копії документів про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові), тобто це і наказ і самі документи.

2. Роздрукований е-ВОД обов’язково долучають до особової справи, витяг з ЕТК — ні.
Для ведення військового обліку роботодавцю потрібні копії військово-облікових документів, один примірник роздруківки електронного військово-облікового документа (е‑ВОД, «Резерв ID») слід долучити до особової справи працівника, а другий — до справи з військового обліку; при цьому е‑ВОД в електронній формі (у тому числі роздрукований) має однакову юридичну силу з паперовим військово-обліковим документом і роздруківка розглядається як оригінал, а не копія, тож її не потрібно засвідчувати. Перелік обов’язкових документів особової справи не містить витягу з електронної трудової книжки, тому цей витяг можна зберігати окремо.

3. Для особових справ працівників передбачено обов’язковий внутрішній опис документів, який розміщують на початку справи; при цьому норма говорить лише про розміщення «на початку». Тому важливо, щоб опис був першим елементом справи, містив повний перелік документів із, кількістю аркушів та відмітками про вилучення / долучення, згодом саме він разом із засвідчувальним написом стане основою для визначення кількості аркушів при здаванні справи до архіву.

4. Згідно з архівними та діловодними нормами, поняття «титульний аркуш» в особовій справі функціонує як обкладинка самої теки (папки). На обкладинці робимо напис Особова справа, зазначаємо прізвище, ім'я та по-батькові, табельний номер та інша інформація (за потреби). Написи на ній виконуйте чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою.

Буде корисним мінікурс «Особові справи працівників: обов’язкові документи та типові помилки» https://kadroland.com/news/6138-osobovi-spravi-pracivnikiv-obovyazkovi-dokumenti-ta-tipovi-pomilki

Раді допомогти, звертайтесь ще!