Строки зберігання графіків звіряння та номенклатура справ

Обов’язок підприємств щорічно проводити звіряння списків персонального військового обліку з ТЦК та СП за місцем реєстрації підприємства та за місцем військового обліку працівників регулюється Порядком, затвердженим постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1487-2022-%D0%BF#Text (далі – Порядок №1487)

Звіряння здійснюється відповідно до графіка, затвердженого головою відповідної держадміністрації або міським головою. Графіки звіряння зазвичай публікуються на офіційних сайтах держадміністрацій.

Отже для підприємства графік звіряння не є створюваним документом, а є, так би мовити, зовнішнім офіційним документом, якого слід дотримуватися, щоб не пропустити чергу звіряння. І доступ до графіку можна отримати в електронного вигляді. Тому зазвичай графік звіряння не включають до справ підприємства і не передбачають у номенклатурі справ. Його наявність у роздрукованому паперовому вигляді перевіряти на підприємстві ніхто не буде. Виняток становлять місцеві органи, Голови яких ці графіки затверджують.

Між тим, якщо Ваше підприємство має бажання роздрукувати цей документ і передбачити його в номенклатурі справ. То тут можна підібрати один з варіантів:

1) Передбачити справу із заголовком «Графіки звірянь списків персонального військового обліку з ТЦК та СП на 2026 рік» із зазначенням у графі 4 на місці строку зберігання «До заміни новими» або «Доки не мине потреба» (без посилання на статтю Переліку №578/5).

2) Додати графік звіряння у справу із заголовком «Документи (копії наказів, плани, графіки звіряння, акти, довідки, службові записки) з організації та ведення військового обліку та бронювання» зі строком зберігання 5 р. і посиланням на ст. 668 Переліку №578/5.

Але зауважу, що строк зберігання – 5 років, для графіку звіряння є «забагатим». Достатньо 1 року після завершення року, в якому це звіряння відбувалося. І от як раз відмітка «Доки не мине потреба» означає, що документи мають лише тривале практичне значення. Строк їх зберігання визначається самими юридичними особами, але не може бути меншим одного року.

Але остаточне вибір за Вашим підприємством.

Раді допомогти, звертайтесь ще!