Дитячий будинок-інтернат в Україні належить до закладів спеціалізованої освіти та соціального захисту.

Дійсно, у Переліку типових документів (Перелік № 578/5) строки зберігання для зазначених Вами документів відсутні, тому що це не типові управлінські, а спеціальні види галузевої документації, строки зберігання яких має визначати МОН України.

На скільки відомо мені, як члену ЦЕПК України (яка розглядає подібні галузеві переліки), то МОН України досі не розроблено жодного галузевого переліку для закладів освіти.

Що потрібно в такій ситуації.

Перший крок. Переглянути нормативні акти, видані МОН України, зміст яких стосується діяльності закладів спеціалізованої освіти та соціального захисту. Можливо у тексті наказів МОН України є встановлені строки зберігання для згаданих документів. Тоді у номенклатурі справ (НС) можна зазначити відповідний строк із посиланням на нормативний акт (вид документа, його дата і номер) замість статті Переліку.

Другий крок. Якщо у нормативних актах МОНу відсутні строки зберігання, слід звернутися з цим питанням до місцевого Управління освіти, якому Ваш заклад підпорядкований. Вони мають надати роз’яснення, чим керуватися при формуванні особових справ вихованців та підопічних закладу та інших документів, а також як довго ці справи мають зберігатися в закладі після випуску вихованців та підопічних, чи слід передавати їх в архів закладу.

Третій крок. Остаточне рішення щодо визначення та погодження строків зберігання документів закладу приймає ЕПК державного архіву чи ЕК архівного відділу міської ради або райдержадміністрації, де на обліку перебуває Ваш заклад. Тому слід звернутися до куратора, запропонувати свої варіанти строків зберігання для відповідних документів (якщо виявиться, що вони дійсно не встановлені МОН України), і тоді ці строки мають бути погоджені на засіданні ЕПК державного архіву чи ЕК архівного відділу міської ради або райдержадміністрації. В такому разі в графі 4 НС поряд з встановленим строком зберігання буде проставлено посилання на примітку, а у графі 5 – зазначена дата та номер протоколу засідання відповідного ЕПК чи ЕК, наприклад: Строк встановлено рішенням ЕПК ДА Київської області (протокол від 05.01.2026 №1).

Раді допомогти, звертайтесь ще!