1. Відомості з паперової трудової книжки передаються до Пенсійного фонду одним із двох способів: шляхом подання сканкопій трудової або оцифрування.

Сканування передбачає виготовлення скан-копій трудової. Вони мають бути в кольоровому форматі, скануються титульна сторінка та усі сторінки, де є записи. Формат зображення має бути jpg або pdf, розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб. Підготовлені скан-копії передають через кабінет страхувальника або застрахованої особи на порталі Пенсійного фонду. Простіший спосіб, так як не потрібно шукати накази та інші документи, яких може і не бути.

При оцифруванні кожен запис вноситься вручну. При цьому до кожного запису додається скан-копія наказу або іншого документу, на підставі якого здійснюється цей запис. Саме через це віддають перевагу скануванню трудової, а не її оцифруванню.

Оптимально сканування або оцифрування трудової книжки здійснити через кабінет застрахованої особи. Адже після передачі скан-копій Пенсійний фонд може надіслати зауваження та висловити необхідність виправити записи або надати додаткові документи чи довідки. Роботодавцю відслідковувати по кожному працівнику такі зауваження досить важко, а якщо працівник ще й звільниться, то це породжує додаткові проблеми.

2. Вимог до найменування тих файлів, які ви формуєте, немає, але рекомендуємо використовувати прізвище працівника.

Якщо у нас, наприклад, кілька файлів, то я можу підписувати, наприклад, Іванов, титульний аркуш, Іванов, сторінки там 1, наприклад, або сторінки там 2:5. Ну, тобто в залежності від того, які сторінки ввійшли до цього файлу, але ви можете розуміти, що чітких правил до цього вимог немає.

Формат зображення має бути JPEG або PDF. Це дуже важливе таке поняття. І розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.

Тут хочу відзначити, що не намагайтеся досить таки позжимати свої файли, тому що в такому випадку вони надійдуть до фахівців Пенсійного фонду в нечитабельному варіанті і вони просто не зможуть розшифрувати, що саме закладено у цьому, ну, підготовленому файлі.

Якщо ви вже готуєте кожен розворіт, у вас це окремий файл, то це також допустимо. Головне, щоб ми його не стиснули до тих пір, що представник Пенсійного фонду просто не зможе їх зчитати.

Раді допомогти, звертайтесь ще!