Чи можуть ФОП надсилати скан-копії трудових книжок працівників

Так, можуть.

ФОП, так само, як і інші роботодавці, може передавати до ПФУ скани трудових книжок своїх працівників. Повідомлення про те, що особа не перебуває у трудових відносинах зі страхувальником, означає, що за даними реєстру ПФУ на момент перевірки немає підтвердженого зв'язку між працівником та ФОП як його роботодавцем. Це може бути технічна помилка, а може щодо працівника при поданні даних до податкової чи ПФУ було неправильно вказано прізвище, ім'я чи по батькові, РНОКПП або дата народження (помилка навіть в одній букві чи цифрі призводить до «розриву» трудових відносин у базі).

Тож спочатку ретельно перевірте всі дані, а потім ще раз спробуйте передати скани трудової книжки (навіть якщо помилок у даних не було, це варто зробити, оскільки причиною може бути і технічна помилка). Якщо знову з'явиться повідомлення, що особа не перебуває у трудових відносинах зі страхувальником, то подайте відомості про прийняття працівника на роботу через розділ «Комунікації з ПФУ» – «Відомості про трудові відносини робітника (трудові книжки)» разом зі скан-копією відповідного наказу (навіть якщо Ви їх вже подавали) та спробуйте знову передати до ПФУ скани трудової книжки працівника. Якщо ж відомості так і не буде відображено, подайте електронне звернення до ПФУ в кабінеті страхувальника (розділ «Комунікації з ПФУ» – «Звернення»), в якому коротко опишіть ситуацію та додайте скан наказу про прийняття на роботу.

Також зверніть увагу, що останнім часом система не приймає дані щодо мобілізованих і тих, хто перебуває у відпустках по догляду за дитиною та у призупиненні трудових відносин – після подання щомісячного Податкового розрахунку без нарахувань та ЄСВ зв'язок між працівником і роботодавцем на веб-порталі ПФУ розривається, внаслідок чого з'являється повідомлення, що особа не знаходиться у трудових відносинах зі страхувальником. У такому разі (якщо скани подавалися щодо тих працівників, за яких не сплачували ЄСВ) одразу подавайте до ПФУ електронне звернення, оскільки самостійно вирішити цю проблему не вдасться. До звернення додайте скан-копії наказу про прийняття на роботу та наказу про увільнення від роботи внаслідок мобілізації, наказу про надання відпустки по догляду за дитиною до трьох років чи наказу про призупинення дії трудового договору – у ПФУ зобов'язані будуть надати Вам відповідь та рекомендації щодо подальших дій.

Раді допомогти, звертайтесь ще!