Видача трудових книжок: чи потрібні заяви від працівників

Оцифрування / сканування трудової книжки не є підставою для обов’язкової видачі її на руки працівнику. Водночас видача трудової книжки можлива за заявою працівника.

Чинне законодавство передбачає три випадки видачі трудової книжки працівнику:

- при звільненні (ст. 47 КЗпП: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n310 та абз. 5 п. 4.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту та Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0110-93#o15);
- під час дії воєнного стану (ст. 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2136-20#n27);
- після завершення Пенсійним фондом процесу включення відомостей до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (п. 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі»: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1217-20/conv#n224).
Щодо останнього випадку, норма сформульована неоднозначно: не зрозуміло, чи йдеться про завершення загального процесу переходу на електронні трудові книжки (до 10.06.2026), чи про завершення оцифрування конкретної трудової книжки працівника. У зв’язку з цим на практиці рекомендується обережний підхід.

Отже, сам факт оцифрування / сканування трудової книжки не створює обов’язку для роботодавця видавати її працівнику. Паперові трудові книжки працівників, прийнятих до 10.06.2021, можуть і надалі зберігатися у роботодавця.

Водночас роботодавець має право видати трудову книжку працівнику на його письмову заяву навіть під час дії трудових відносин. На це неодноразово звертала увагу Держпраці (https://dp.dsp.gov.ua/novyny/zberihannia-ta-vydacha-trudovykh-knyzhok/), а саме: роботодавець не може відмовити працівникові у видачі трудової книжки на його вимогу. В такому випадку працівник має подати заяву, в якій просить видати йому трудову книжку й обґрунтовує необхідність вдачі, а роботодавець – завести додатковий журнал обліку тимчасово виданих трудових книжок, де працівник розписується за отримання та повернення трудової книжки. У такому випадку працівник подає заяву з проханням видати трудову книжку із зазначенням причин, а роботодавець організовує її облік через журнал тимчасово виданих трудових книжок, де фіксується факт видачі та повернення.

Отже, видача трудових книжок після оцифрування здійснюється виключно на підставі письмової заяви працівника та відповідного наказу роботодавця. Оцифрування саме по собі не є підставою для автоматичної видачі трудової книжки. Працівники, які перебувають у відпустці по вагітності та пологах або по догляду за дитиною, не потребують додаткового оформлення — їхні трудові книжки залишаються на зберіганні, якщо вони самостійно не звернуться із заявою.

Раді допомогти, звертайтесь ще!