Заповнення журналу обліку військового обліку до отримання відповідей ТЦК

Ви можете заповнити журнал як після отримання результатів звіряння, так і частково ще до відповіді ТЦК, а якщо відповідь так і не надійде — зафіксувати факт направлення документів і відсутність результату звіряння.

Обґрунтування

1. Порядок вимагає фіксувати саме результати звіряння, а не факт відправки. У п. 46 Порядку №1487 передбачено, що після звіряння один примірник витягу зі списків повертається з відміткою «звірено…», і результати звіряння вносяться до журналу обліку результатів перевірок. Тобто «класичний» варіант — заповнювати журнал на підставі отриманого витягу/акта.

2. Як діяти, якщо відповідь від «чужого» ТЦК довго не надходить. Порядок не встановлює строків, у які ТЦК зобов’язаний провести звіряння та повернути витяг, тому на практиці часто витяги не повертаються. Рекомендовано:

   • одразу після відправлення документів заповнити мінімум: у графі 1 — дату та реквізити вихідного листа (поштового відправлення), у графі 2 — назву ТЦК;
   • після отримання витягу дописати результати звіряння та рішення керівника;
   • якщо до кінця року відповідь так і не надійшла, у графі «Результати…» зробити запис, що витяг з відміткою від ТЦК не отримано, а решту граф залишити порожніми.

3. Чому допустимо фіксувати «результат відправки». Обов’язок підприємства за Порядком №1487 — провести звіряння не рідше одного разу на рік (п. 34), тобто направити списки/витяги належним чином і взаємодіяти з ТЦК. Якщо ТЦК не повертає витяг, журнал стає єдиним внутрішнім документом, де ви можете підтвердити, що:

   • документи для звіряння направлені вчасно;
   • результат звіряння від ТЦК не отримано, що не залежить від підприємства.

Тому чекати відповіді ТЦК і взагалі не робити запис у журналі не потрібно; доцільно зафіксувати факт направлення, а за наявності відповіді — доповнити запис результатами звіряння.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?