Відсутність записів у трудовій книжці: необхідність сканування дипломів

Так, якщо у трудовій книжці відсутні записи про навчання у закладах вищої освіти на денній формі, при оцифруванні трудової книжки необхідно додатково подавати скан-копії дипломів разом із додатками.

До 01.01.2004 роки навчання на денній формі у вищих та середніх спеціальних навчальних закладах, а також в аспірантурі, докторантурі, ординатурі, професійно-технічних училищах та на курсах з підготовки кадрів зараховуються до трудового стажу на підставі Закону «Про пенсійне забезпечення» № 1788-XII https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1788-12#Text , що діяв раніше.

Після набрання чинності Закону «Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування», стаж обчислюється за даними сплати єдиного внеску (Закон № 1058-IV) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1058-15#Text діє поняття страхового стажу і навчання вже не зараховується. Подавати такий диплом необов’язково, але бажано для повноти електронного профілю (наприклад, для підтвердження кваліфікації).

Тобто додавання диплому критично важливе насамперед для тих, хто навчався до 2004 року, саме цей період потрібно підтверджувати.

Головне управління ПФУ в Чернівецькій області роз’яснює https://www.pfu.gov.ua/cv/412364-yakym-chynom-dodaty-do-mogo-strahovogo-stazhu-roky-navchannya-u-derzhavnomu-universyteti-z-01-09-1980-po-30-06-1985-2/ : якщо у трудовій книжці відсутні записи про навчання , то при поданні скан-копій трудової книжки необхідно окремо додати відскановані копії документів про освіту ( дипломи з додатками, посвідчення, свідоцтва, а також довідки та інші документи, що видані на підставі архівних даних і містять відомості про періоди навчання).

Якщо запису в паперовій трудовій немає, ПФУ дізнається про цей стаж виключно після перевірки надісланого скану диплома з додатком. Після перевірки ПФУ ці дані вносяться до Реєстру застрахованих осіб і нові періоди відображаються у вкладці «Відцифрована ЕТК».

При оцифруванні через портал ПФУ https://portal.pfu.gov.ua/ у розділі «Комунікації з ПФУ», далі «Відомості про трудові відносини» необхідно завантажити:

- Скани всіх заповнених сторінок трудової книжки: кольорові, 300 dpi, формат .jpg або .pdf, до 1 МБ на файл;

- Скани документів про освіту: диплом (з додатком), обираючи вид документа «диплом (свідоцтво, атестат) про навчання»;

- За потреби: копії наказів про зарахування/відрахування або довідка навчального закладу (якщо диплом втрачено).

Підставою для запису про навчання можуть слугувати:

- Диплом із додатком про здобуття відповідного рівня освіти;

- Копії (витяги) наказів про зарахування та відрахування, засвідчені навчальним закладом;

- Довідки навчального закладу з датами зарахування/відрахування та номерами наказів.

Головне правило: немає належного запису в трудовій, значить, потрібно підтвердити документами. Якщо диплом є, тоді скануйте і додавайте разом із трудовою книжкою.

Якщо диплом втрачено, потрібно звернутись до архіву навчального закладу або до державного архіву за довідкою про навчання.

Ще більше інформації у нашому мінікурсі «Сканування трудових книжок до 10.06.2026: готові рішення для проблемних питань» https://kadroland.com/news/9629-skanuvannya-trudovix-knizok-do-10062026-gotovi-risennya-dlya-problemnix-pitan

Максимум корисної інформації про «Сканування трудової книжки – встигнути до 10.06.2026: дії роботодавця і працівників, статуси та робота на ПФУ» у відеокурсі https://kadroland.com/events/2431/5868

Раді допомогти, звертайтесь ще!