Зразки листів для звіряння даних з територіальним центром

У вашій ситуації готуйте два різні супровідні листи: до «свого» ТЦК – із проханням визначити дату/спосіб звіряння, і до «чужого» ТЦК працівника – про направлення витягу зі Списків та копій ВОД; обидва листи складаються у довільній формі за правилами діловодства.

Обґрунтування

1. Лист до «свого» ТЦК, якщо підприємства немає в графіку. Підприємства зобов’язані щороку звіряти дані Списків персонального військового обліку з ТЦК, у тому числі у «своєму» ТЦК, при цьому вони повинні взаємодіяти з ТЦК щодо строків і способів такого звіряння, навіть якщо їх немає у графіку. Це випливає з обов’язку щорічного звіряння та взаємодії з ТЦК щодо строків і способів звіряння, встановленого п. 34 Порядку №1487.

Структура листа до «свого» ТЦК. Це окремий супровідний лист у довільній формі. У «шапці» зазначаєте повну назву та адресу підприємства, код ЄДРПОУ, дату й номер листа, повну назву та адресу «свого» ТЦК. У назві можна написати «Щодо проведення звіряння даних списків персонального військового обліку». У тексті посилаєтесь на п. 34 Порядку №1487, коротко вказуєте, що підприємство відсутнє у затвердженому графіку звірянь, і просите визначити дату та спосіб проведення звіряння, за потреби пропонуючи орієнтовні строки. Наприкінці – підпис керівника з розшифруванням, перелік додатків (за наявності).

2. Лист до «чужого» ТЦК за місцем військового обліку працівника. Звіряння з ТЦК, розташованими на території інших адміністративно-територіальних одиниць, проводиться письмово шляхом надсилання у двох примірниках витягів зі Списків персонального військового обліку та копій військово-облікових документів тих працівників, які стоять на обліку у відповідному ТЦК п. 46 Порядку №1487.

Структура листа до «чужого» ТЦК. Це класичний супровідний лист: у «шапці» – реквізити підприємства та ТЦК, назва листа, наприклад «Про направлення для звіряння витягів зі Списків персонального військового обліку». У тексті посилаєтесь на п. 46 Порядку №1487, повідомляєте, що для проведення щорічного звіряння направляєте у двох примірниках витяги зі Списків щодо конкретних працівників та копії (роздруківки) їхніх військово-облікових документів, і просите після звіряння повернути один примірник витягу з відміткою «звірено».

3. Обов’язок складати супровідні листи. Документи без адресної частини та документи, що підлягають поверненню, мають надсилатися із супровідним листом, тому витяги зі Списків персонального військового обліку, які повертаються після звіряння, слід супроводжувати таким листом п. 10 гл. 1 розд. II від 18.06.2015 № 1000/5.

Алгоритм дій

1. Для «свого» ТЦК:

   • Підготуйте запит‑лист з посиланням на п. 34 Порядку №1487 з проханням визначити дату/спосіб звіряння.
   • Після отримання дати – у призначений день прибути до ТЦК зі Списками та копіями (роздруківками) ВОД.

2. Для «чужого» ТЦК:

   • Сформуйте витяги зі Списків щодо працівників, які стоять там на обліку, у двох примірниках.
   • Підготуйте супровідний лист із посиланням на п. 46 Порядку №1487 та переліком додатків.
   • Надішліть пакет документів рекомендованим листом з описом вкладення та повідомленням про вручення.

Підсумовуючи, обидва листи складаються у довільній формі як супровідні, з посиланням на відповідні пункти Порядку №1487 та з чітким переліком доданих до них документів.