Проблема з помилковими даними у переліку страхувальників ПФУ

Це не є прямим «порушенням», але це ризиковий сигнал для контролю, тому потрібно або виправити звітність через уточнюючі Додатки 5 до Об’єднаного розрахунку, або звернутися до ПФУ із заявою про виправлення даних залежно від причини появи таких осіб у переліку.

Обґрунтування

Дані в переліку працюючих у страхувальника формуються на підставі поданої звітності з ЄСВ / Об’єднаного розрахунку. Якщо в Додатку 5 не відображено припинення трудових відносин або допущено помилку в реквізитах, особа «висітиме» як така, що продовжує працювати. У такому разі ситуацію виправляють через подання уточнюючого Податкового розрахунку з виправленим Додатком 5 за відповідні місяці. Правила виправлення помилок у Додатку 5 (дублюємо помилковий рядок з ознакою «1» у графі 20 для вилучення і додаємо правильний з ознакою «0») визначено у Розділі V Порядком №4.

Якщо виявляється, що такі особи фактично ніколи не працювали або помилка пов’язана не зі звітністю, а з технічним збоєм, виправити це може лише ПФУ. У такій ситуації роботодавець подає електронне звернення через кабінет страхувальника на порталі ПФУ, описує проблему, наводить дані «зайвих» осіб і додає копії наказів про звільнення або підтвердження, що трудових відносин не було. Після розгляду звернення ПФУ коригує Реєстр.

Факт наявності в переліку осіб, які фактично не працюють, прямо не кваліфікується як окреме порушення, але є індикатором неточностей у звітності, що може стати підставою для зацікавленості органів контролю. ПФУ та органи праці використовують ці дані для аналітичного моніторингу, у тому числі для виявлення можливих порушень оформлення трудових відносин та оплати праці, тож несвоєчасне виправлення неточностей підвищує ризики перевірок.

Алгоритм дій

1. Звірити внутрішні документи. Перевірте накази про прийняття/звільнення, трудові договори, табелі за періоди, коли ці особи значаться працюючими.
2. Перевірити подану звітність. Підніміть Об’єднані розрахунки за відповідні місяці:
   • чи є в Додатку 5 записи про звільнення цих осіб;
   • чи правильно зазначені дати та підстави припинення трудових відносин;
   • чи немає помилок у ПІБ, РНОКПП, кодах категорій.
3. Якщо звільнення не відображено або відображено з помилками.
   • Складіть уточнюючі Податкові розрахунки за потрібні місяці.
   • У Додатку 5 вилучіть помилковий/неповний рядок через ознаку «1» у графі 20 та додайте правильний рядок з ознакою «0» у тій же графі відповідно до Розділу V Порядком №4.
4. Якщо у звітності все заповнено коректно, але особа все одно «висить».
   • Подайте електронне звернення до ПФУ в кабінеті страхувальника, опишіть, що в переліку відображаються особи, які фактично не перебувають у трудових відносинах, і додайте копії наказів про звільнення.
5. Якщо особа ніколи не була вашим працівником.
   • Одразу подайте звернення до ПФУ з проханням скасувати помилкові відомості та додайте підтвердження відсутності трудових відносин.

Ризики / нюанси

Невиправлені помилки у переліку працюючих можуть впливати на інші процеси. Такі неточності здатні заважати належному обліку стажу, формуванню лікарняних, бронюванню військовозобов’язаних, а також стати тригером для інформаційних листів чи перевірок з боку органів праці та податкових органів. Тому коригування даних краще не відкладати.