Правила нумерації аркушів у архіві звільнених працівників

Правильно: у зведеній особовій справі звільнених працівників ви робите загальну (валову) нумерацію всіх аркушів справи, а внутрішні описи в окремих особових справах зберігають свою «внутрішню» нумерацію й обліковуються окремо.

Обґрунтування

Для архівного зберігання всі аркуші справи нумерують арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті простим олівцем або механічним нумератором. Це роблять з метою забезпечення збереженості та фіксації порядку розташування документів у справі. Заборонено використовувати чорнило чи кольорові олівці для нумерації аркушів справи, аркушів засвідчувального напису та внутрішнього опису Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних ор....

Аркуші внутрішніх описів і засвідчувальних написів нумеруються окремо від основних документів справи. У самій справі вони підлягають врахуванню через засвідчувальний напис, але мають власну нумерацію як окремий блок, відмінну від валової нумерації документів справи Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних ор....

У зведеній особовій справі звільнених працівників кожна вкладена «індивідуальна» особова справа зберігає свій внутрішній опис, але вся папка як одна одиниця зберігання має єдину валову нумерацію. Внутрішній опис до зведеної справи (як до архівної одиниці) складається за загальною формою із зазначенням номерів аркушів справи, на яких розташовані документи, при цьому цифрами і словами фіксується кількість документів та аркушів внутрішнього опису Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних ор....

Підсумкова кількість аркушів у зведеній справі зазначається у засвідчувальному написі, де окремо вказують кількість аркушів справи та кількість аркушів внутрішнього опису. Саме цей напис забезпечує коректний облік як загальної валової нумерації, так і окремої нумерації внутрішніх описів Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних ор....

Підсумок: зведена справа має одну безперервну валову нумерацію аркушів, а всі внутрішні описи окремих особових справ враховуються через засвідчувальний напис і свій внутрішній облік, не замінюючи валову нумерацію.