Проблеми з гербовою печаткою: як діяти у військовому обліку

Якщо маєте лист або витяг із підписом про звіряння, вважається, що звіряння проведено, повторно витяг надсилати не обов’язково; ризик штрафу саме через відбиток не гербової, а іншої печатки мінімальний, якщо факт звіряння можна підтвердити документально.

Обґрунтування

1. Що вимагає норма про результат звіряння. У п. 46 Порядку №1487 зазначено, що після звіряння один примірник витягу повертається з відміткою «звірено ___ ________ 20__ року», підписом посадової особи, яка здійснила звіряння, та гербовою печаткою ТЦК, а результати звіряння вносяться до журналу за додатком 9.

2. Як діяти, якщо повернули без гербової печатки. Якщо ТЦК повернув витяг або лист із формулюванням «звірено», «звірено без зауважень» тощо і з підписом посадової особи, ви можете:

   • внести запис до журналу обліку результатів перевірок, посилаючись на цей документ;
   • за бажанням надіслати ввічливий лист із проханням скріпити витяг гербовою печаткою, але це радше перестрахування, а не обов’язок.

3. Чи є ризик штрафу саме через вид печатки. Адмінвідповідальність за військовий облік настає за порушення законодавства про оборону та мобілізацію за ст. 210-1 Кодексу України про адміністративні правопорушення. Для штрафу ТЦК має довести відсутність звіряння або ненадання/несвоєчасність документів. Наявність підписаного результату звіряння з будь-яким службовим відбитком («Для відміток військового обліку» тощо) підтверджує факт звіряння, тому формальне питання виду печатки саме по собі навряд чи буде достатньою підставою для штрафу.

4. Що варто зафіксувати у журналі. За логікою п. 46 і п. 34 Порядку №1487 та форми журналу за додатком 9, у журналі достатньо послатися на:

   • дату звіряння, зазначену у повернутому документі;
   • прізвище та посаду особи, яка підписала документ;
   • коротку фразу в графі результатів, наприклад: «Звіряння проведено, зауважень не висловлено, витяг повернуто із підписом уповноваженої особи ТЦК».

Зберігайте всі листи, описи вкладень і поштові квитанції, тоді навіть за формальними недоліками печатки довести відсутність звіряння буде складно.