Оформлення гібридного формату роботи для сумісника-директора: нюанси

Такий гібридний формат для директора‑сумісника дозволений, його доцільно закріпити наказом і додатковою угодою до трудового договору, заяву директора варто взяти, а протокол загальних зборів не потрібен, якщо не змінюєте сам факт призначення директора; періоди дистанційної роботи краще узгоджувати між засновником (або уповноваженим органом/особою) і директором у робочому порядку, з базовими правилами в угоді або наказі.

Обґрунтування

1. Гібридний формат (офіс + дистанційно) прямо дозволений. За погодженням між працівником і роботодавцем виконання дистанційної роботи може поєднуватися з роботою на робочому місці, а особливості такого поєднання визначаються трудовим договором про дистанційну роботу або умовами, встановленими роботодавцем за домовленістю сторін, що випливає зі ст. 60‑2 КЗпП у чинній редакції, на яку вказує ст. 60‑2 Кодексу законів про працю. Тому будь‑яка комбінація «тиждень так, місяць інакше» можлива, якщо сторони погодили порядок.

2. Форма оформлення: наказ + угода, графік може бути гнучким. Закон вимагає письмову форму договору про дистанційну роботу, де визначають і поєднання з роботою в офісі, але допускає і запровадження дистанційної роботи наказом у певних ситуаціях, про що йдеться в статті 24 Кодексу законів про працю та нормах про дистанційну роботу. Практично:

   • берете заяву директора‑сумісника про встановлення дистанційної (гібридної) роботи;
   • укладаєте додаткову угоду до трудового договору, де прописуєте: що робота є дистанційною з можливістю виконання частини обов’язків в офісі, що конкретний розклад може змінюватися за домовленістю, як і за скільки часу сторони повідомляють одна одну;
   • видаєте наказ: «запровадити директору‑суміснику дистанційну роботу з поєднанням роботи в офісі за попереднім узгодженням сторін, зі збереженням умов оплати праці».

3. Заява директора – бажана, протокол зборів – не потрібен. Для встановлення/зміни режиму роботи достатньо домовленості сторін трудового договору і внутрішнього наказу роботодавця, без зміни посади або повноважень директора. Протокол загальних зборів потрібен, коли змінюється сам директор чи істотні умови його призначення, а не коли лише коригують режим (основне/сумісництво вже оформлено окремо).

4. Хто і як узгоджує періоди дистанційної роботи. Роботодавцем для директора є товариство в особі загальних зборів або уповноваженого ними власника/учасника чи іншої посадової особи. У додатковій угоді чи наказі варто коротко визначити:

   • хто ініціює зміну формату на конкретний тиждень/місяць;
   • канал комунікації (електронна пошта, месенджер, корпоративна система);
   • мінімальний строк попередження (наприклад, не пізніше ніж за 1–2 дні до зміни режиму).
     Саме через ці погоджені канали директор і засновник (або уповноважена особа) узгоджують, коли директор працює дистанційно, а коли в офісі.

У вашій ситуації достатньо заяви директора, додаткової угоди та наказу, де зафіксуєте гнучке поєднання дистанційної роботи з роботою в офісі й порядок узгодження конкретних періодів.