Процес нарахування лікарняних: обов'язки бухгалтерії та кадровика

Нарахування лікарняних на підприємстві відбувається у кілька етапів: кадровик організовує облік та перевірку підстав, бухгалтерія розраховує суми, готує і подає документи до ПФУ та здійснює виплату допомоги із дотриманням вимог законодавства.

Обґрунтування

1. Основні нормативні акти для виплати лікарняних.
   Право на допомогу, розмір і підстави відмови встановлює Закон № 1105-14 «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» (зокрема ст. 16, 17, 22, 23). Порядок обчислення середньої зарплати для лікарняних визначає Порядок № 1266. Порядок формування і «готовності до сплати» е-лікарняних регулює Порядок № 1234. Фінансування допомоги через окремий рахунок і подання Повідомлення врегульовано Порядком фінансування страхувальників, постанова ПФУ № 28-1. Ведення трудових документів при прийомі на роботу, зокрема для визначення стажу, базується на ст. 24 КЗпП.

2. Етапи руху лікарняного на підприємстві.
   Типовий алгоритм роботи з лікарняними включає:

   • поява е-лікарняного в кабінеті страхувальника ПФУ та/або подання паперового листка;
   • очікування статусу «готовий до сплати» (через 7 днів після закриття, для тимчасової непрацездатності, за Порядком № 1234);
   • перевірка права працівника на допомогу та причин відмови за ст. 16 Закону № 1105-14;
   • визначення страхового стажу та відсотка оплати згідно зі ст. 17 Закону № 1105-14;
   • розрахунок середньоденної зарплати за 12 (або меншу) місяців та суми допомоги за Порядком № 1266;
   • прийняття рішення про призначення або відмову (уповноваженою особою/комісією) у строк, установлених Законом № 1105-14;
   • формування і подання заяви-розрахунку до ПФУ, отримання коштів на окремий рахунок, виплата працівнику та подання Повідомлення про виплату за Порядком № 28-1.

3. Обов’язки кадровика при роботі з лікарняними.
   До функцій кадровика належать:

   • на етапі прийняття на роботу — отримання трудової книжки або відомостей з реєстру застрахованих осіб для подальшого визначення страхового стажу (ст. 24 КЗпП);
   • відстеження появи е-лікарняних працівників на порталі ПФУ та ідентифікація працівника, виду непрацездатності, первинного/продовження;
   • табелювання відсутності працівника за кодом тимчасової непрацездатності;
   • збір і надання бухгалтерії інформації щодо страхового стажу, пільгових категорій (чорнобильці, ветерани, донори тощо), що впливають на відсоток оплати за ст. 17 Закону № 1105-14;
   • підготовка матеріалів для уповноваженого із соціального страхування (комісії) щодо прийняття рішення про призначення/відмову.

4. Обов’язки бухгалтерії при нарахуванні та виплаті лікарняних.
   Бухгалтерія виконує:

   • розрахунок середньоденної зарплати з урахуванням розрахункового періоду і вимог Порядку № 1266;
   • застосування відсотка оплати залежно від страхового стажу та пільгових категорій за ст. 17 Закону № 1105-14;
   • поділ сум: перші 5 календарних днів — за рахунок роботодавця, з 6-го дня — за рахунок ПФУ згідно з Порядком № 1266 та Законом № 1105-14;
   • нарахування ЄСВ, ПДФО та військового збору з сум лікарняних, віднесення їх у бухобліку (рахунки 663, 949, 378 згідно з листом Мінфіну від 27.09.2013 № 31-08410-07-27/28296);
   • формування заяви-розрахунку до ПФУ і подання її через кабінет страхувальника у строки, встановлені Законом № 1105-14 та Порядком № 28-1;
   • отримання коштів на окремий рахунок, виплата працівнику в найближчий день виплати зарплати та подання Повідомлення про виплату коштів застрахованим особам відповідно до п. 11 Порядку фінансування.

5. Спільні рішення та підстави для відмови.
   Рішення про призначення або відмову у виплаті приймає страхувальник або уповноважені ним особи на підставі:

   • перевірки дотримання підстав для відмови, наведених у ст. 16 Закону № 2620-20 (яким, зокрема, викладено ст. 16 Закону № 1105-14 у новій редакції);
   • аналізу статусу е-лікарняного («готовий до сплати», «помилково сформований», «недійсний») за Порядком № 1234;
   • підтвердження факту роботи/страхування працівника на момент настання непрацездатності за ст. 22 Закону № 1105-14.
     Кадровик готує інформацію і документи, бухгалтерія — розрахунки і заяву-розрахунок, а рішення оформлюється наказом та/або протоколом уповноваженої особи (комісії).

Дотримання розподілу функцій між кадровою службою і бухгалтерією та посилання на зазначені норми дозволяє коректно організувати нарахування і виплату лікарняних.