Як уникнути ризиків при виконанні обов'язків касира сумісником

Щоб не було ризиків, потрібно оформити додаткову роботу касира в межах законних механізмів (виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника або внутрішнє сумісництво) і забезпечити реальну відповідність між табелем і фактичним часом проведення касових операцій.

Обґрунтування

1. Не можна допускати роботи поза облікованим робочим часом. Робота за всіма укладеними трудовими договорами не може виконуватися в один і той самий час, години роботи за кожним договором не повинні накладатися, і працівник має мати щотижневий безперервний відпочинок не менше 24 годин за Законом про воєнний стан та КЗпП, що підтверджено позицією щодо сумісництва й графіка роботи у період воєнного стану в контексті Закону № 2136-IX. Податкова при перевірці (через дати/час чеків РРО, рухів за рахунком тощо) зіставляє їх з фактичним обліком робочого часу.

2. Варіант 1: виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника з доплатою. Якщо касир‑сумісник має достатньо вільного часу в межах свого робочого дня (наприклад, можна тимчасово розширити зайнятість до повної ставки), роботодавець може покласти на нього виконання обов’язків тимчасово відсутнього касира за ст. 105 КЗпП. Потрібно: згода працівника (заява або відмітка про згоду), наказ про покладення обов’язків з визначеним періодом і доплатою, а в табелі відображати фактичну кількість годин роботи касира так, щоб вона відповідала часу проведення касових операцій; спеціальної «другої» посади при цьому не додають.

3. Варіант 2: внутрішнє сумісництво на посаді касира. За ч. 1 ст. 102‑1 КЗпП сумісництвом є виконання іншої оплачуваної роботи у вільний від основної роботи час. Тобто другого касира можна прийняти ще й за внутрішнім сумісництвом на посаду касира за строковим трудовим договором (на час відпустки основного касира), як це прямо рекомендується для подібних ситуацій. У такому разі: укладаєте строковий договір за сумісництвом, подаєте до податкової Повідомлення про прийняття (категорія «2» – сумісник), у табелі ведете два рядки (основне місце / сумісництво) з чітким розмежуванням годин, а касові операції в РРО/касових документах мають провадитися саме в ті години, які табелюються за кожним договором.

4. Варіант 3 (для ФОП): підприємець сам виконує функції касира. Якщо мова про ФОПа, то, відповідно до визначення самозайнятої особи в пп. 14.1.226 ПКУ, він може на час відпустки найманого касира сам виконувати його обов’язки, видавши внутрішній наказ. У такому випадку ФОПа не табелюють і зарплату собі не нараховують, а проводяться підприємницькі операції від його імені, що знімає ризики щодо «роботи поза графіком» у розумінні трудового законодавства.

5. Що обов’язково зафіксувати, щоб не було претензій. У будь-якому з варіантів потрібно: 1) забезпечити, щоб час роботи (за основною посадою й за сумісництвом / виконання обов’язків) не накладався та відповідав нормам відпочинку; 2) щоб час пробитих касових чеків / касових ордерів збігався з годинами, зазначеними в табелі; 3) мати належним чином оформлені накази й, за потреби, строковий трудовий договір та повідомлення до податкової, адже податкова й Держпраці в першу чергу оцінюють саме поєднання «фактична робота – оформлення – оплата».

Оптимальний і безпечний варіант для юридичної особи – на час відпустки основного касира або покласти на другого касира виконання його обов’язків із доплатою за ст. 105 КЗпП, забезпечивши відповідність табелю та касових операцій, або оформити внутрішнє сумісництво зі строковим договором і окремим обліком годин.