Обов'язки інспектора з кадрів: покладення на секретаря під час відпустки

Обов’язково покладати на секретаря всі обов’язки інспектора з кадрів не потрібно, але в наказі слід прямо зазначити, які саме кадрові функції (у т.ч. з військового обліку) він тимчасово виконує та встановити доплату за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника.

Обґрунтування

1. Можна покласти лише частину функцій інспектора з кадрів. Ведення військового обліку має здійснювати саме працівник служби персоналу або особа, яка веде кадровий облік, а за відсутності кадрової служби — інший працівник, на якого покладено кадровий облік, що випливає з п. 8 Порядку №1487. Тому, якщо секретар тимчасово виконуватиме лише частину кадрових обов’язків, потрібних для військового обліку (прийняття, переведення, звільнення тощо), немає обов’язку передавати йому всі функції інспектора з кадрів у повному обсязі.

2. Тимчасове виконання обов’язків оформлюють наказом з доплатою. Виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника без звільнення від основної роботи потребує згоди працівника, оформлюється наказом керівника та оплачується шляхом доплати, що прямо передбачено ст. 105 КЗпП. У наказі важливо: визначити період, перелік обов’язків, розмір доплати та послатися на згоду секретаря.

3. Приклад формулювання наказу. Формулювання може бути таким:
   «У зв’язку з перебуванням у щорічній відпустці з 01.10.2026 по 31.10.2026 юрисконсульта Іванової Світлани Петрівни, яка за суміщенням виконує обов’язки інспектора з кадрів та веде військовий облік,
   НАКАЗУЮ:

4. Покласти на секретаря Бортнікову Олену Іванівну тимчасове виконання обов’язків інспектора з кадрів щодо ведення кадрового обліку та військового обліку працівників на період відпустки Іванової С.П.

5. Установити Бортніковій О.І. доплату за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника згідно зі ст. 105 КЗпП у розмірі ___ % посадового окладу секретаря на зазначений період».

6. Ведення військового обліку секретарем на час відпустки є допустимим. Якщо на секретаря наказом покладено частину кадрових функцій, пов’язаних з веденням військового обліку, він на цей період стає особою, яка веде кадровий облік, що узгоджується з підходом п. 8 Порядку №1487. Тому окремо «робити його інспектором з кадрів» не обов’язково, ключове — чітко визначити у наказі обсяг тимчасових функцій.

У вашій ситуації доцільно в наказі прямо описати, які саме кадрові та військово-облікові обов’язки тимчасово виконує секретар, і встановити доплату за ст. 105 КЗпП.