Питання щодо обліку робочого часу та документального оформлення відсутності

Ні, дні самовільної відсутності з неповажних причин із норми тривалості робочого часу при підсумованому обліку не виключають; пояснювальна від працівника для можливого стягнення обов’язкова, а факт відсутності доцільно й документально правильно фіксувати актами і доповідними.

Обґрунтування

1. Коригування норми часу роблять лише за періоди, коли працівник був звільнений від роботи за законом. Для визначення надурочних годин за підсумованого обліку норму за обліковий період коригують, виключаючи дні, які за графіком припадають на час, упродовж якого працівник відповідно до законодавства був звільнений від роботи, зокрема: відпустка, виконання держобов’язків, тимчасова непрацездатність тощо, а не прогули (п. 12 Методичних рекомендацій № 138). Самовільна відсутність без поважних причин не є періодом звільнення від виконання трудових обов’язків, тож такі дні не виключають із норми при розрахунку надурочних.

2. Пояснювальна записка є обов’язковою умовою перед застосуванням дисциплінарного стягнення. За порушення трудової дисципліни можна застосувати догану або звільнення (ст. 147 КЗпП, не наводиться у наведених матеріалах, але детально використовується у роз’ясненні). При цьому до застосування дисциплінарного стягнення роботодавець зобов’язаний зажадати від працівника письмові пояснення відповідно до ч. 1 ст. 149 КЗпП. Тому пояснювальну слід вимагати обов’язково, якщо планується догана або звільнення за прогул.

3. Акти про відсутність оформлювати потрібно, доповідні – рекомендовано. Для підтвердження факту відсутності складають акт у довільній формі, у якому фіксують дату, час відсутності, місце роботи, короткий опис ситуації; акт підписують кілька осіб і його складають у день відсутності, що відповідає загальним вимогам до такого документа та правил організації діловодства, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5. Доповідна записка безпосереднього керівника також складається у довільній формі того самого дня і слугує додатковим підтвердженням порушення, хоча пряма законодавча норма щодо її обов’язковості відсутня.

4. Пояснювальна і акти впливають на табель і подальші рішення. Отримання пояснювальної, складання актів і (за потреби) доповідних дає підстави для: проставлення у табелі належної відмітки про неявку, кваліфікації відсутності як прогулу, застосування дисциплінарного стягнення з дотриманням вимог ст. 148–149 КЗпП і захисту позиції роботодавця у разі трудового спору.

У вашій ситуації дні прогулу залишаються в нормі робочого часу, а для подальших дій щодо працівника варто обов’язково вимагати пояснення і фіксувати відсутність актами, доповідними та табелем.