Виявлені недоліки у військовому обліку: що робити далі

Відповідальному за військовий облік слід:

1. актуалізувати Списки ВО за наданими ВОД;
2. подати до ТЦК повідомлення за додатком 4 про зміну облікових даних і відсутні відомості;
3. письмово запропонувати працівнику звернутися до ТЦК для уточнення ВОД;
4. за потреби направити дані працівника на звіряння з ТЦК.

Обґрунтування

1. Оновлення Списків персонального військового обліку. За Порядком організації та ведення військового обліку, затвердженим постановою КМУ від 30.12.2022 №1487, Списки персонального військового обліку заповнюють за паспортом і військово-обліковим документом, а зміни вносять протягом 5 днів після подання документів працівником. Для рядового, сержантського та старшинського складу в графі військово-облікової спеціальності Списків зазначають тризначний код ВОС, а для офіцерів – шестизначний, причому для рядового складу у разі наявності 6 цифр у ВОД у Списках фіксують лише перші три як ВОС за Переліком, затвердженим наказом МОУ від 07.09.2020 №317.

2. Подання додатка 4 до ТЦК про зміну облікових даних та відсутність відомостей. Відповідно до п. 34 Порядку №1487 роботодавець у п’ятиденний строк з дня подання документів працівником вносить зміни до Списків щодо адреси задекларованого/зареєстрованого місця проживання та місця фактичного проживання і щомісяця до 5 числа надсилає до ТЦК повідомлення про зміну цих даних за формою додатка 4. Примітка до Списку за додатком 5 до Порядку №1487 з 27.06.2026 вимагає: якщо у ВОД відсутня інформація, наведена у графах 3, 8, 13–16, про це слід зазначити у повідомленні про зміну облікових даних (додаток 4), що подається до ТЦК. У вашому випадку в додатку 4 необхідно відобразити: зміну адреси, відсутність даних про ВОС, а також відсутність дати видачі військового квитка (як відсутню інформацію у ВОД – через текст у самому повідомленні та/або супровідному листі).

3. Направлення працівника до ТЦК для актуалізації ВОД. Внутрішні роз’яснення та практика застосування Порядку №1487 виходять з того, що відсутність або неповнота облікових даних у ВОД не є перешкодою для роботи, однак ускладнює належне ведення військового обліку роботодавцем. Тому після виявлення відсутньої ВОС і дати видачі військового квитка доцільно вручити працівнику письмове повідомлення з вимогою звернутися до ТЦК для уточнення і приведення у відповідність військово-облікового документа, із зазначенням строку виконання. Такий підхід узгоджується з обов’язком громадян актуалізувати свої військово-облікові дані та дозволяє роботодавцю продемонструвати, що він вжив заходів для усунення порушень обліку.

4. Звіряння даних з ТЦК та подальший контроль. За п. 45 Порядку №1487 підприємство проводить внутрішнє звіряння Списків з ВОД за затвердженим графіком, оновлює інформацію в Списках та повідомляє ТЦК про виявлені зміни шляхом подання додатка 4. Також Порядок зобов’язує роботодавців щороку звіряти Списки з ТЦК, надсилаючи витяги та копії ВОД; за наявності неврегульованих розбіжностей (відсутність ВОС, дати видачі) доцільно включити цього працівника до пакета документів для звіряння і тим самим ініціювати його виклик ТЦК для актуалізації даних.

Дії відповідального мають бути зафіксовані документально (повідомлення, супровідний лист, внутрішній акт/графік звіряння), щоб підтвердити виконання вимог Порядку №1487.